Мителлаева К.А.

Восточноукраинский национальный университет имени Владимира Даля

Вопросы организации оперативного сбора первичной информации на авторемонтных предприятиях

Динамическое управление авторемонтным предприятием (АРП), деятельность которого характеризуется широким спектром и объемом предоставляемых услуг и работ, требует чрезвычайной оперативности и безупречного регулирования информационных потоков.

В целях повышения оперативности управления авторемонтными предприятиями большое значение имеет применение наиболее экономичного способа обработки учетной информации.

Исключительное значение в условиях функционирования информационной системы управления предприятием имеет первичная информация, которая бывает достаточно значительной для того, чтобы вызвать управляющее воздействие, если она доставлена вовремя и по назначению. Наиболее эффективному использованию информативной нагрузки первичной документации способствует правильная организация автоматизированного сбора и обработки учетных данных.

Организация системы сбора и передачи первичных данных (ССППД) на АРП способствует решению ряда проблем, основными из которых, по нашему мнению, являются:

1. На крупных АРП (централизованные специализированные производства, некоторые СТО) все его производственные подразделения информационно изолированы, а ССППД содействует улучшению связи между ними.

2. ССППД упрощает процедуры и ускоряет управляющие воздействия,
так как для принятия решений бывает достаточно только первичной информации, которая, минуя центр обработки, сразу поступает в пункт принятия решений.

3. Сбор, передача и обработка данных осуществляется в реальном
времени и в непосредственной связи с производственной деятельностью.

4. Повышается качество первичной информации в связи с
возрастанием ее точности, полноты, актуальности и отсутствием искажений, запаздывания и потерь.

5. Осуществляется переход от учетно-бухгалтерской деятельности к
автоматизированной системе путем ее внедрения во все сферы деятельности предприятия и улучшения связей между этими сферами.

6. Возникают объективные предпосылки подготовки и перехода к автоматизированной информационной системе с минимальным количеством документов.

Автоматизация сбора и передачи первичных данных на АРП намного отстает от автоматизации обработки данных. Основными причинами такого отставания являются:

- стремление в короткий срок оправдать затраты на приобретение ЭВМ, вследствие чего выборочное обслуживание информационных потоков приводит к их неполной обработке (ЭВМ используется только для решения стандартных задач в системе 1С – Бухгалтерия – Склад);

- монополизация средств автоматизации информационной обработки административными службами и их изоляции от центров затрат и от основных ее потребителей в сфере управления производством (в основном пользователями ЭВМ являются бухгалтера, и, в некоторых случаях, операторы «Стола заказов» и склада запчастей);

- излишняя концентрация и смещения информационных потоков;

- раздробленность ответственности за сбор и передачу первичных данных.

Детально изучив особенности технологии и управления АРП можно сделать следующие предложения относительно организации ССППД:

1. Максимально использовать механизированные и частично автоматизированные виды работ для организации автоматического сбора первичных данных.

2. Необходимо обеспечить на рабочих местах помощь человеку-оператору: использовать носители постоянной информации в форме, удобной для человека.

3. Применять документы единого формата для аналогичных информационных обменов.

4. Упрощать выполняемые процедуры.

5. Выбрать наиболее рациональный метод учета, обеспечивающий высокую степень достоверности, экономичности и оперативности информации.

Организация первичного учета в условиях отсутствия или очень низкого уровня автоматизации работ по ремонту и обслуживанию автомобилей все же должна обеспечить необходимую оперативность и аналитичность информации. Здесь имеются резервы, которые необходимо выявлять в следующих направлениях:

совершенствование информационного обеспечения системы;

улучшение организации первичной учетно-экономической информации;

совершенствование методов выбора технических средств;

улучшение организации технологического процесса сбора и регистрации первичной учетно-экономической информации и организации труда операторов.