Коновалова Екатерина Сергеевна

Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина, Россия

Совершенствование нормативной базы автоматизированных систем электронного документооборота как способ повышения эффективности их внедрения в деятельность предприятий различных форм собственности

Государственные учреждения и коммерческие компании хотят получить реальную отдачу от многолетних инвестиций в свою информационную инфраструктуру. Использование автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) позволяет существенно повысить эффективность выполнения важных управленческих процедур при минимальных финансовых и временных затратах [1]. Поэтому все больше и больше организаций переходит к широкому внедрению подобных систем.

Государственные требования к АС ДОУ служат для повышения эффективности расходования государственных средств, создания единой технической политики государства в отношении АС ДОУ, повышения качества продукции и конкурентоспособности отечественных производителей, как на внутреннем, так и на внешнем рынках.

Государственное регулирование автоматизации делопроизводства и рынка АС ДОУ идет по трем направлениям [2]: издание ГОСТов, унификация использования систем электронного документооборота и приведение к единообразию всех процессов делопроизводства, а также их автоматизация; принятие различных законов, которые регламентируют электронный документооборот; принятие федеральных целевых программ, которые регламентируют деятельность организации и учреждений различных форм собственности по разработке и внедрению информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов.

На основе данной нормативной базы составим перечень требований, которые пользователь может предъявить к типовой АС ДОУ.

АС ДОУ должна обеспечивать надежное хранение документов и их описаний, жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, передача документа для хранения в архиве), допускать использование различных типов документов, создание и редактирование карточек для них, поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа, осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста, обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы, содержать развитые средства администрирования и поддерживать удаленный доступ к информации.

Современные системы должны поддерживать кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы, работу территориально-распределенных организации, алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных и цифровую подпись.

В соответствии с требованиями открытости и интеграции с другими системами, АС ДОУ должна интегрировать со средствами потокового ввода документов, с офисными приложениями, с электронной почтой, должна иметь возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи и возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами.

Требования к компании, занимающейся разработкой и внедрением АС ДОУ:

1) Надежность компании, которая определяется такими показателями, как наличие известного на рынке имени; долговременный стаж работы в отрасли, финансовая стабильность компании, периодичность выхода обновленных версий программного продукта;

2) Наличие собственного офиса, специализированных отделов в компании и достаточных возможностей для технического сопровождения и модификации АС ДОУ для специфики конкретной организации;

3) Наличие коллектива профессионалов, количественный состав компании, уровень образования сотрудников, количество успешно реализованных проектов на аналогичных предприятиях и организациях;

4) Наличие технологической и методической документации, собственные технологические стандарты разработки программных продуктов, технологическое описание АС ДОУ;

5) Возможность обучения, количественный состав, опыт работы и квалификация сотрудников компании, занимающиеся обучением администраторов и пользователей, наличие учебных помещений и их техническое оснащение;

6) Поддержка долговременной работы АС ДОУ, гарантийная, в том числе дистанционная техническая поддержка по каналам связи.

Для определения стоимости автоматизированной системы ДОУ необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость АС ДОУ, стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АС ДОУ, стоимость дополнительных программных и технических средств, не входящих в базовый комплект поставки, таких, как средства ЭЦП, системы оптического распознавания текста, стоимость работ по обследованию организации, установке программного обеспечения, обучению администраторов и пользователей, первоначальному освоению системы, по ее модернизации и техническому обслуживанию.

Собственно принятые требования к АС ДОУ в РФ отсутствуют, хотя регулярно выделяются бюджетные средства на их разработку. Важнейшие мировые стандарты требований на русский язык не переведены, и известны только узкому кругу лиц. Нужно осваивать и внедрять мировой опыт, обогащая его собственными разработками, отражающими особенности делопроизводства и документооборота в России. Совершенствование требований к АС ДОУ значительно упрощает для организаций выбор программного обеспечения и повышает эффективность их внедрения.

Литература:

1. Глинских, А. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс] // Технологии корпоративного управления. - Электрон. дан. - Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2582/;

2. Храмцовская, Н. Стандартизация электронного документооборота: российский опыт [Текст] // Информационная безопасность. – 2010. - №6. – с. 22-23.