Эльман Ольга Борисовна

        Сибирская Академия Государственной Службы г. Новосибирск

Необходимость создания единой системы логистики.

Для достижения эффективности управления логистикой необходимо осуществить переход от управления отдельными функциями логистики к интегрированию различных видов деятельности в ключевые процессы, которые происходят в цепи поставок. Достижение этой цели  невозможно без использования информации, позволяющей составлять четкие представления о потребностях покупателя в конкретный момент времени. В данном случае объектом выступает потребитель, но для целостности системы также нужно выстраивать плотное взаимодействие с поставщиками, а вся цепочка поставок должна представлять собой отлаженный механизм.

Для достижения эффективности работы логистики на предприятии нужно использовать гибкие  и оперативные интегрированные цепочки поставок. Результатом их правильного применения станет увеличение оборачиваемости товарных запасов, снижение оборотного капитала, повышение точности прогнозов и совершенствование процессов принятия решений, а также увеличение количества заказов, выполненных точно в срок.

Управление цепочками поставок должно стать стратегической программой  ориентации на клиента. Необходима комплексная переориентация традиционного комплекса снабжения. Снабжение должно относиться к стратегическому управлению цепочками поставок. Построение системы снабжения должно основываться на таких принципах как:

ü     планомерность — поставка товаров соответственно спроса на него;

ü     ритмичность — поставка товаров через относительно одинако­вые промежутки времени, что создает оптимальные условия для работы оптовых и розничных торговых предприятий, складов, транспорта и других звеньев цепи поставок;

ü     оперативность — осуществление процесса снабжения продук­цией в зависимости от изменения спроса на нее;

ü     экономичность — минимальные затраты рабочего времени, мате­риальных и денежных ресурсов на доставку продукции.;

ü     централизация — закупка товаром специалистами централизованно для всех подразделений компании, на основании единой политики работы с поставщиками;

ü     технологичность — использование современных технологий за­купок и поставок.

планомерность
 

Рис.1  Составляющие процесса «снабжения»

Для достижения эффективности функционирования системы снабжения, механизм управления логистической системой должен быть подчинен цели или задаче, реализуемой с его помощью. Основной целью процесса снабжения является получение потребителем необхо­димой по качеству и количеству продукцию, в нужное время, в нуж­ном месте, с требуемым уровнем обслуживания (как до продажи, так и после нее) и по нужной цене.

Рассматривая поэтапное построение системы управления снабжением целесообразно выделить основные составляющие, дав им детальную расшифровку. Таким образом, процесс снабжения можно разделить на следующие компоненты: закупка, транспортировка, складирование и распределение, что можно представить в виде схемы следующим образом:

 

Рис.2 Процесс снабжения на предприятии.

 

 

 

 

Представленный на схеме процесс снабжения в компании можно отнести к  многолинейной (функциональной) структуре распределение полномочий. В такой структуре распределения обязанности среди функциональных подразделений осуществляется в соответствии со спецификой рав­нозначных специализированных задач, т. е. предполагается, что различные виды (функциональные области) логистической деятельности пред­приятия осуществляются специализированными функциональными подразделениями. Таким образом, весь процесс снабжения состоит из четырех составляющих.

Такая структура распределения ответственности  способствует быстрому накоплению профессиональных знаний среди сотрудников, но при этом есть определенные недостатки – в таком случае связи между сотрудниками функциональных подразделений ослабляются, что может негативно сказаться на общем результате деятельности.

    Политика снабжения состоит из следующих элементов:

ü     описание организационной структуры подразделения снаб­жения;

ü     выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;

ü     определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;

ü     схема прохождения заказа;

ü     установление количества и сроков поставок и наблюдение за ними;

ü     управление запасами;

ü     учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.

Для удовлетворения желаний клиента или потребителя, а это является основной целью любой компании и работы отдела снабжения в частности, необходимо не только четкое взаимодейтсвие функциональных подразделений компании, обеспечивающих процесс снабжения, но и четкое понимание потребностей клиентов как таковых, то есть тех ожиданий, требований, которые клиент предъявляет к компании. Это связано с тем, что работа снабжения напрямую зависит от желания потребителя, который формирует рынок и спрос на продукцию любого вида. Формализируя процесс снабжения целью компании является постоянное улучшение таких показателей как затраты, время прохождения процессов (заказов) и качество. При этом базовым показателем является качество проводимых процессов. Так как именно благодаря качеству процессов и улучшению снабженческих операций повышается надежность. А обладая надежностью существует возможность снизить время прохождения процессов. Сокращение сроков прохожения процессов, необходимых для пополнения запасов, позволяют ускорить ответную реакцию на изменения пожелания клиентов. А это означает повышение конкурентноспособности компании на рынке и завоевание определенных преимуществ по сравнению с остальными конкурентами.

Несмотря на то, что скорость прохождения и выполнения заказа является одной из основных факторов, влияющих на качество обслуживания клиентов, необходимо дать полный перечень факторов, позволяющих стать лидером на рынке в условиях жесткой конкуренции, а именно это:

ü     скорость выполнения заказа (время от момента отправки за­каза до получения продукции);

ü     возможность срочной доставки продукции по специальному заказу;

ü     готовность поставщика принять обратно поставленную про­дукцию, если в ней обнаружен дефект, и заменить в кратчайший срок качественной продукцией (или принять обратно продукцию без выяснения причин отказа от нее);

ü     обеспечение различных объемов партий отгрузок продукции;

ü     умение выбрать наиболее подходящий вид транспортировки;

ü     наличие эффективно функционирующей службы обслужива­ния потребителей;

ü     наличие надежно функционирующей распределительно-склад­ской сети;

ü     достаточный уровень запасов продукции;

ü     уровень цен, по которым предоставляется обслуживание по­требителям.

Все вышеперечисленные факторы можно сгруппировать и выделить два основных направления работы службы снабжения: способность максимально быстро и качественно поставить необходимых товар клиенту, т.е. выполнить заказ и построение эффективной системы взаимодействия с поставщиками товаров.

Информационная готовность определяется способностью пред­приятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа.

Основные задачи информационной системы:

·        непрерывное обеспечение управляющих органов логистичес­кой системы достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа (о протекании функциональных и информаци­онных процессов);

·        непрерывное обеспечение сотрудников функциональных под­разделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реального времени;

·        реализация системы оперативного управления предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности);

·        обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;

·        предоставление информации для стратегического планирования;

·        предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;

·        обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»;

·        обеспечение возможности перераспределения ресурсов пред­приятия;

·        обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей;

·        обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизации логистических бизнес-процессов.

 

Преимущества применения информационных систем в области закупок:

1.     Компьютеризированная обработка данных процедур закупки сокращает ручную обработку до минимума. Это уменьшает коли­чество возможных ошибок и сокращает время обработки.

2.     Учетная информация становится более точной и доступной по первому требованию. Это обеспечивает лучшую подготовку переговоров, лучшие цены и качество.

3.     Контроль над операциями улучшается не только благодаря наличию информации для принятия правильных управленческих решений, но и благодаря облегчению обработки большого объема данных. Потребители освобождаются от решения повторяющихся задач и располагают большим свободным временем, которое они могут посвятить решению задач, приносящих добавленную ценность.

4.     Оперативная деятельность улучшается благодаря наличию оперативных данных и улучшенному контролю над операциями. Сотрудники подразделения закупок предприятия могут полнее интегрировать свои действия с действиями сотрудников других подразделений предприятия.

5.     Отношения с поставщиками могут быть улучшены благодаря ускорению потоков точных данных.

Информационное обеспечение логистики на предприятии представ­ляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации и является инструментом интеграции элементов сис­темы логистического управления.