Аспирант, Баринов
В.В.
Саратовский
государственный технический университет, Россия
Процесс прохождения заказа.
В процессе
осуществления закупочной деятельности возникает достаточно большое количество
временных потерь, которые зачастую связаны с недостатком информации о
закупаемых товарах у менеджеров по закупкам. Данные проблемы нехватки времени и
недостатка информации особенно актуальны в связи с сокращением
производственного цикла на предприятии, запасов на складах, а также сокращением
времени реакции на требования клиентов, как внешних, так и внутренних. Они
могут проявляться в таком казалось бы полностью отработанном процессе как
прохождение заказа.
Рассмотрим
процесс прохождения заказа c момента возникновения потребности до размещения и
подтверждения заказа поставщиком на предприятии.
Для начала выявляется
потребность в деталях, комплектующих, оборудовании, инструменте, запасных
частях. Для этого необходимо знать:
- количество, оставшееся на складе;
- среднее дневное потребление детали;
- время на выполнение заказа поставщиком;
- время доставки заказа до склада.
Если на
предприятии нет автоматизированной системы, которая сможет, исходя из
упомянутых факторов, автоматически рассчитать и оповестить о том, что
необходимо произвести закупку той или иной детали, то этот процесс может
оказаться достаточно трудоемким, так как в данном процессе задействованы три
структурных подразделения предприятия – отдел закупок, отдел по планированию и
склад – и поставщик. С целью наглядности изобразим карту процесса определения
потребности в деталях (рис.1):
4. Менеджер по планированию обращается в отдел закупок
для выяснения срока поставок. 3. Зав. складом проверяет наличие на складе и сообщает
данные менеджеру. 2. Менеджер по планированию обращается на склад для
выяснения наличия деталей. 1. Менеджер по планированию составляет план выпуска продукции.
1 час 25 мин 5 мин 25 мин
8. Менеджер по планированию рассчитывает потребность в
деталях. 7. Менеджер по планированию анализирует информацию со
склада и от отдела закупок. 5. Менеджер по закупкам связывается с предполагаемым
поставщиком для получения данной информации. 6. Менеджер по закупкам получает информацию о сроке
поставки и сообщает её менеджеру по планированию.
1 час 2 часа 25 мин 16 часов
Рис. 1. Карта
процесса определения потребности в деталях
Почему так
долго менеджер по закупкам выясняет информацию от поставщика? Это связано со
следующими причинами. Во-первых, менеджер по продажам поставщика доступен не
всё время, и застать его на рабочем месте можно со второго, а то и с третьего
раза. Время между звонками поставщику в данном случае может составлять до
одного часа, так как кроме данной задачи у менеджера по закупкам есть и другие
требующие срочного выполнения обязанности. Далее, если менеджер по закупкам
всё-таки связался с поставщиком, то менеджеру по продажам для ответа нужно
будет получить информацию со о склада о наличии. Далее, если данной детали нет
на складе, менеджер по продажам свяжется с производственным цехом и выяснит, на
какое время намечено изготовление детали. Это может длиться от 3 до 5 часов,
если менеджер по продажам не отвлекся и не выполнил данное поручение. Если же
он своевременно не отреагировал, то на следующий день менеджер по закупкам
обязан позвонить и еще раз напомнить о своем деле. Таким образом, набегает 2
дня для выяснения такого простого вопроса. Почему бы в данном случае не
воспользоваться электронной почтой? Можно, но нет уверенности в том, что письмо
будет прочитано, и все равно необходим звонок. Также нет уверенности, что
выполнение данного запроса не оставят на более поздний срок ввиду высокой загруженности.
Исходя из
всего вышеизложенного, время только на определение потребности в детали может
занять 21 час 20 мин, то есть почти 3 рабочих дня.
Далее
менеджеру по планированию необходимо сделать заявку за закупку. Если
предполагается, что затраты будут относиться к конкретному производственному
подразделению, то менеджеру необходимо оценить сколько выделить средств на
покупку данной детали. Для этого нужно знать цену детали, а также стоимость
услуг по транспортировке, если таковая осуществляется самостоятельно. Далее оформляется
заявка, которая согласовывается со всеми структурными подразделениями. Когда
заявка поступит менеджеру по закупкам, может потребоваться ещё минимум 2
рабочих дня, а то и неделя.
Изобразим
данный процесс (рис.2):
2. Менеджер по планированию обращается на склад для
выяснения наличия деталей. 4. Менеджер по планированию обращается в отдел закупок
для выяснения срока поставок. 3. Зав. складом проверяет наличие на складе и сообщает
данные менеджеру. 1. Менеджер по планированию составляет план выпуска
продукции. 
1 час 25 мин 5 мин 25 мин
5. Менеджер по закупкам связывается с предполагаемым
поставщиком для получения данной информации. 8. Менеджер по планированию рассчитывает потребность в
деталях. 7. Менеджер по планированию анализирует информацию со
склада и от отдела закупок. 6. Менеджер по закупкам получает информацию о сроке
поставки и сообщает её менеджеру по планированию.
1 час 2 часа 25 мин 16 часов
12. Заявка поступает к менеджеру по закупкам, который ее
анализирует на полноту информации 11. Заявка согласовывается со всеми структурными подразделениями. 10. Менеджер по планированию оформляет заявку на закупку
деталей. 9. Менеджер по планированию рассчитывает стоимость
затрат на закупку.
30 мин 20 мин 16 часов 2 часа
14. Поставщик обрабатывает и подтверждает заказ. 13. Менеджер по закупкам отсылает заказ поставщику.
8 часов 10 мин
Рис. 2. Карта
процесса прохождения заказа
Таким образом,
получаем, что с момента возникновения потребности до момента подтверждения
заказа в среднем может пройти 47 часов 20 минут или почти 6 рабочих дней. В
условиях постоянно растущей конкуренции среди производителей такие затраты времени
совершенно неприемлемы. Определим, на каких этапах данного процесса создается
ценность для предприятия. Под ценностью, в данном случае, будем понимать
затраты времени, необходимые для полноценного обеспечения процесса (рис. 3):
2. Менеджер по планированию обращается на склад для
выяснения наличия детали. 4. Менеджер по планированию обращается в отдел закупок
для выяснения срока поставок. 3. Зав. складом проверяет наличие на складе и сообщает
данные менеджеру.
10
мин
5. Менеджер по закупкам связывается с предполагаемым
поставщиком для получения данной информации. 7. Менеджер по планированию анализирует информацию со
склада и от отдела закупок. 6. Менеджер по закупкам получает информацию о сроке
поставки и сообщает её менеджеру по планированию. 8. Менеджер по планированию рассчитывает потребность в
деталях.
9. Менеджер по планированию рассчитывает стоимость
затрат на закупку. 12. Заявка поступает к менеджеру по закупкам, который ее
анализирует на полноту информации 10. Менеджер по планированию оформляет заявку на закупку
детали. 11. Заявка согласовывается со всеми структурными подразделениями.
20 мин
5 мин 20 мин 5 часов
14. Поставщик обрабатывает и подтверждает заказ. 13. Менеджер по закупкам отсылает заказ поставщику.
15 мин 10 мин
- отсутствие ценности - наличие ценности
Рис. 3. Карта процесса прохождения заказа
При наличии необходимых
данных в общей системе, т.е. в одном источнике, а не в нескольких удаленных,
менеджер по планированию сможет получить нужную информацию для оформления
заявки, полностью устраняя таким образом шаги 2, 3, 4, а также сокращая время
на шаг 1. В этой системе может происходить и согласование заявки с
подразделениями путем электронной подписи, что в целом может занять 6 часов
рабочего времени и позволит менеджеру по закупкам отправить её в тот же день
поставщику.
Другой момент
состоит в своевременном получении подтверждения заказа от поставщика, чтобы
быть окончательно уверенным в том, что заказ принят и начал обрабатываться. Для
этого необходимо проделать большую работу, чем просто внести данные о ценах и
сроках в систему. Для этого, а также, чтобы устранить шаги 5, 6 и 7, можно
создать общую сеть между клиентом и поставщиком, где клиент всегда сможет
посмотреть информацию о наличии на складе поставщика нужной детали, посмотреть
ближайшую дату начала производства, а также оставить заявку на производство в
виде заказа. В этом случае сеть автоматически, исходя из других данных о
производственной программе поставщика, будет генерировать подтверждение заказа.
Это позволит сократить время на прохождение заказа с 47 часов 20 минут до 6
часов 20 минут.
Данная сеть
будет функционировать как своего рода Интернет-магазин, зайдя на который можно
будет посмотреть не только цену и наличие на складе поставщика, но также и
плановый срок начала производства и передачи в службу отправки при условии
немедленного заказа. Также будет доступна информация о скидках, условиях
поставки и оплаты.
Своевременное
получение данной информации устраняет потери в процессе прохождения заказа на
закупку на предприятии можно сэкономить много времени, с большей точностью
оценить потребность в детали, а также в дальнейшем не создавать дополнительных
запасов деталей на всё время прохождения заказа.