к.т.н., доцент Олійченко І.М.

Чернігівський державний технологічний університет

ФУНКЦІОНУВАННЯ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ ІНФОРМАЦІЇ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ

Інформаційні системи, що забезпечують інформацією декілька органів державного управління вимагають особливого ставлення до них керівництва головних організацій, інформаційні служби яких відповідають за функціонування цих систем. Лідерство найвищого керівництва у впровадженні і роботі системи якості мають важливе значення для її подальшого ефективного функціонування. Стандарт ISO 9004 пропонує ряд заходів для керівництва. У першу чергу це стосується бачення, політики, стратегії. Їх розробка і впровадження потребують постійного узгодження з метою організації. Стосовно інформаційної системи ця вимога повинна враховувати узгодженість як у рамках окремих органів державного управління, де функціонує система так і в рамках всієї інформаційної системи. Цими проблемами повинні опікуватися керівники кожного органу державного управління. Керівник головної організації забезпечує виконання вимог системи якості не тільки для тієї частини інформаційної системи, підсистеми забезпечення якої фізично розмішено в даному органі державного управління, який при впровадженні стандартів ISO проходить відповідну перевірку, а і в рамках всієї корпоративної, галузевої, або іншої великої інформаційної системи. Лідерство передбачає і власний приклад ставлення до провідної ролі в організації, а також інформування про наміри та цінності стосовно якості інформаційної системи. При впровадженні нових проектів удосконалення інформаційної системи та запровадження нових методів повинна мати місце безпосередня участь керівництва в цих процесах.

Стандарт пропонує використовувати інформацію з каналів зворотного зв’язку про якість продукту і задоволення вимог споживачів. Для інформаційної системи це відгуки її користувачів в органах державного управління, а також відомості про якість інформації, яка спрямовується у зовнішнє середовище органів державного управління. Дані отримані по каналах зворотного зв’язку повинні аналізуватися в інформаційно-комп’ютерних підрозділах кожного з органів державного управління де функціонує система, а зведені результати надходити в головну організацію для комплексного аналізу.

Важливими для поліпшення якості інформаційних продуктів, якими забезпечують інформаційні системи керівників й інших державних службовців в органах державного управління є визначення і впровадження процесів з метою отримання додаткових цінностей, а також впровадження допоміжних процесів, що впливають на додаткові процеси. Враховуючи наявність традиційного підходу до роботи з інформацією в органах державного управління запровадження нових технологій потребує певних зусиль як від керівництва, так і від співробітників. При масштабних впровадженнях застосовуються організаційні методи подолання опору змінам зі сторони персоналу. Так, серед заходів стосовно роботи з персоналом, стандартом пропонується створення середовища, при якому забезпечується професійне зростання працівників та їх залучення до вирішення проблем якості. Залученню працівників та підвищенню їх кваліфікації сприяє повна інформатизація органу державного управління, де всі співробітники становляться користувачами інформаційної системи і їх участь у процесах роботи з інформацією вимагає від них певних зусиль для підвищення якості інформаційного продукту. Необхідним є також забезпечення ресурсами як інформаційними так і іншими, в тому числі фінансовими, для покращення якості роботи системи.

Є ряд зобов’язань щодо виконання завдань, які ставляться перед організацією при впровадженні системи якості і стосуються принципів управління якістю. Лідерство керівництва повинно стосуватися розуміння майбутніх, або прихованих потреб споживачів, а також пропагування політики і цілей організації. Таке пропагування підвищує мотивацію працівників до реалізації політики і цілей, однією з яких є постійне поліпшення. Приховані потреби стосуються тих можливостей, які може надати інформаційна система споживачу, про які він не здогадується. Враховуючи традиційність технологій документообігу в органах державного управління, впровадження нових функцій автоматизації в роботу інформаційної системи може значно поліпшити процедури опрацювання інформації, забезпечуючи більш зручні умови праці державним службовцям, що збільшує продуктивність і якість роботи.

Для розробки нових процедур і процесів, що дозволяють поліпшувати роботу інформаційної системи, необхідно залучати її користувачів до процесів удосконалення. Саме врахування вимог користувачів дозволяє вирішити проблему невідповідності між можливостями інформаційної системи і потребами користувачів. Причому така робота з удосконалення повинна проводитися планомірно з врахуванням процесів розвитку в самих органах державного управління і визначенням шляхів покращення інформаційного забезпечення.

Література

1. Олійченко І.М. Побудова системи оцінки якості інформації в органах державного управління / І.М. Олійченко // Інвестиції: практика та досвід. – 2010. - №3. - С. 71-72

2. Дяченко О. О. Оперативне управління та моделювання менеджменту процесів в системі якості компаній [Електронний ресурс] / О. О. Дяченко, О.П. Пристайко // Проблеми системного підходу в економіці. – 2008. - № 1. – Режим доступу до журналу: http://www.nbuv.gov.ua/e-journals/PSPE/2008-1/Dyachenko_108.htm

3. Ємець А.В. Підвищення якості послуг органів виконавчої влади [Електронний ресурс] / А.В. Ємець // Державне будівництво. – 2007. - № 2. – Режим доступу до журналу: http://www.nbuv.gov.ua/e-journals/DeBu/2007-2/doc/1/09.pdf