АКТУАЛЬНІ ПИТАННЯ ПРИ АВТОМАТИЗОВАНІЙ СИСТЕМІ ОБЛІКУ

Криворучко Н.Є., Шолота М.Г.

Україна, м.Чернівці

Буковинська державна фінансова академія

Науковий керівник:Косминко М.В.

У даній статті розглянуто ефективність автоматизованої системи обліку, основні переваги, проблеми та певні напрямки їх вирішення.

Постановка завдання. Становлення ринкових відносин в Україні сприяло створенню значної кількості малих і середніх підприємств, реструктуризації великих у результаті роздержавлення, що розширило сферу ведення бухгалтерського обліку та застосування засобів його автоматизації. Останнім часом на ринку програмних засобів автоматизації обліку запропоновано десятки систем, які забезпечують належне ведення автоматизованого обліку. Їхня технічна ефективність в більшості не викликає сумнівів.

Аналіз основних досліджень і публікацій. Питання автоматизації обліку в працях науковців і розробників останні роки частіше розглядалися з позицій надання користувачам систем можливості якомога швидше отримати узагальнену інформацію про ту чи іншу систему, принципи її побудови, що цілком виправдано з огляду на масове впровадження систем на новостворених підприємствах та інтеграцію існуючих підсистем бухгалтерського обліку в корпоративні системи. У працях Івахненкова С. досліджуються переваги автоматизації обліку для підприємств і проблеми, які виникають при її впровадженні. У праці Муравського В. обґрунтовується доцільність побудови інтегрованої системи обліку на основі єдиної вхідної інформаційної бази, сформованої на бездокументній основі в умовах повністю автоматизованих операцій збору, реєстрації, передачі та обробки інформації. У статті Мниха Є. та Брадул О. розглядається концепція побудови системи автоматизованого обліку в корпораціях.

Проблемами організації та впровадження інформаційних систем у бухгалтерський облік вітчизняних підприємств з метою автоматизації процесів обробки та систематизації облікової інформації були предметом наукового дослідження таких вчених як Ф. Бутинець, В. Завгородній, А. Загородній та інші [1,20-21].

Проте, на нашу думку перспективи розвитку автоматизації бухгалтерського обліку заслуговують на більшу увагу з боку науковців.

Мета статті. Метою статті є визначення необхідності впровадження автоматизованого обліку, її основні переваги та недоліки, а також визначення завдань бухгалтера при автоматизованій системі обліку.

Виклад основного матеріалу. Ефективність роботи бухгалтера, аналітика та управлінця на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування, редагування і друку вихідних документів, квартальних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, системі управління щодо ефективності роботи, підвищувати ефективність праці аудиторів, ревізорів.

Питання впровадження обліково-економічного програмного забезпечення завжди є надзвичайно дискусійним, тобто такими, що їх завжди по-різному розуміють представники різних задіяних груп.

Усі проблеми пов’язані з працівниками інформаційних технологій в управлінні, обліку та контролі, - це складові однієї великої проблеми впровадження. В деяких джерелах успішність впровадження автоматизованих систем управління підприємством зазначається на рівні 26%.

Основним чинником, який свідчить про те, що підприємство має проблеми із впровадженням програмного забезпечення, є ситуація, коли:

а) кошти на автоматизацію вже витрачені;

б) на визначену дату програмне забезпечення не виконує тих функцій, які, як планувалось, мали бути реалізовані.

Детальна класифікація проблем впровадження та аналіз шляхів їх вирішення потребують окремого дослідження. Виділимо три найбільш важливі проблеми, про які слід пам’ятати при впровадженні, а саме:

- загальної організації бізнесу й обліку;

- грошових коштів;

- облікових та технічних кадрів.

Звичайно, всі ці проблеми взаємопов’язані. Вирішення хоча б однієї з них спрощує вирішення інших. Наприклад, якщо підприємство від початку готове вкладати значні кошти у впровадження системи, то залучення сторонніх консультантів та суттєве оновлення штату власних фахівців значно сприятимуть успіху проекту.

Однак дуже часто, навіть витративши значні кошти на автоматизацію обліку, керівники підприємства здивовані тим, що вони персонально мало відчувають користь від автоматизованої облікової системи. Річ у тім, що традиційна фінансова бухгалтерія і бухгалтери не зорієнтовані на подання необхідної керівництву інформації.

Однією з причин неефективного використання інформаційних систем в обліку є те, що процес автоматизації облікових функцій розглядаються окремо від системи управління. У той же час не варто говорити про нівелювання системи обліку під впливом науково-технічного прогресу в контурі управлінського процесу. Облік завжди буде залишатися самодостатньою в організаційному та функціональному плані підсистемою управління, оскільки існує реальна необхідність постійного та своєчасного трансформування методики його здійснення у відповідності до змін навколишнього середовища, в якому функціонує підприємство. Використання інформаційних технологій поступово зменшує кількість людей-посередників від моменту збору інформації до прийняття на її основі управлінських рішень, а значить, не тільки полегшує виконання трудомістких ділянок облікової роботи, а й поступово звільняє від не інтелектуальної діяльності [3,99].

У питаннях створення відділів інформатизації та автоматизації документообігу бухгалтерської служби є багато недоліків, які гальмують розвиток інформаційної мережі, що знижує ефективність нових та новітніх інформаційних технологій. Серед них слід виділити такі [2,250]:

1) використання різноманітних програмних засобів як нових, так і застарілих, значно ускладнює обслуговування інформаційної системи та знижує ефект її впровадження;

2) усунення окремих недоліків різноманітних програмних засобів може перейти в повсякденну проблему, що потребує створення засобів моніторингу стану всієї інформаційної мережі;

3) відсутність нормативної бази для регулювання автоматизованої форми обліку на вітчизняному рівні.

Сьогодні багатьох керівників не задовольняє рівень автоматизації на підприємстві. Фізично і морально застарілі інформаційні системи, різноманітний набір програм та окремих автоматизованих робочих місць не в змозі забезпечити керівників оперативною і достовірною інформацією, яка необхідна для прийняття управлінських рішень [1,17-18].

Недосконалість системи управління призводить до зниження прибутковості діяльності підприємства, нестійкого становища на ринку товарів і послуг. Витрати на обслуговування і доробку інформаційних систем автоматизації мають тенденцію до підвищення, а фактичний результат від їх використання залишається на незадовільному рівні. Розробка заказаних інформаційних бухгалтерських систем досить дорога і займає багато часу при відсутності гарантії очікуваного результату.

Тому досить актуальною залишається проблема дослідження можливостей програмного забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку і прийняття на їх підставі ефективних управлінських рішень. Перед науковцями стоїть завдання розробки та вдосконалення бухгалтерського обліку на підприємствах, галузях народного господарства як основного джерела інформаційного забезпечення користувачів усіх рівнів в умовах використання інформаційних технологій.

Крім функціональних можливостей, комп’ютерний облік повинен відповідати єдиній прийнятій методологічній основі сучасного бухгалтерського обліку та забезпечувати [4]:

1) ведення бухгалтерського обліку на основі принципів подвійного запису;

2) взаємозв'язок даних аналітичного і синтетичного обліку;

3) суцільне відображення автоматизованим способом господарських операцій на основі первинних документів;

4) зменшення ручної, монотонної праці;

5) контроль за достовірністю введених даних, цілісністю господарських операцій;

6) формування довільних зведень, бухгалтерських звітів автоматизованим способом.

Щодо особливостей сучасного стану автоматизації обліку є те, що [2,248]:

- автоматизація обліку здійснюється локально і як складова інтегрованих систем автоматизації управління підприємствами;

- рівень автоматизації обробки облікової інформації найвищий порівняно з рівнем автоматизації обробки інформації інших функцій управління;

- успішність впровадження значно вища порівняно з іншими підсистемами управління.

Основним посередником при автоматизованій системі обліку виступає бухгалтер. Наявність облікового працівника дозволяє віднести облік до повністю автоматизованих систем, а не до автоматичних, які здатні до самоорганізації та самовдосконалення. Адже усі економічно-соціальні системи, в тому числі й облікова потребують обґрунтування, організації, моніторингу, удосконалення й контролю роботи з боку людини. Основним завданням бухгалтерів стає постановка завдання перед розробниками інформаційних технологій, визначення напрямів облікової роботи, вміле управління та актуалізація системи обліку у відповідності до змін законодавства, здійснення контролю за ефективністю автоматизованого обліку [3,100].

Значна частина робочого часу бухгалтера витрачається на відповіді, які надходять від персоналу підприємства. Ефективним засобом зменшення таких витрат, як показує практика успішних підприємств, є створення і використання системи автоматизованого самообслуговування. Цей досвід необхідно використовувати в подальшому. Автоматизовані робочі місця самообслуговування у великих підрозділах підприємства в умовах використання інтегрованої інформаційної системи доцільно було б використовувати також для реєстрації обсягів виконаних робіт їх виконавцями.

Екологічна ефективність автоматизованих систем може бути забезпечена впровадженням безпаперової технології. Слід також використовувати всі можливі заходи щодо економії паперу, зокрема впровадженням двостороннього автоматизованого заповнення документів, наприклад, розрахункових листків заробітної плати.

Висновок. Таким чином, можна сказати, що автоматизована система обліку є доцільною при використанні її на підприємствах, оскільки, завдяки автоматизації скорочується час на оформлення різних документів, які не потребують великих місць для зберігання. На даний час доречними є пошук ефективних інструментів управління ресурсами та шляхів економії робочого часу обліковців, наприклад, завдяки організації інформаційної системи обліку підприємств і застосуванню інтелектуальних технологій.

Список використаної літератури

1. Городянська Л. Особливості технічного забезпечення системи бухгалтерського обліку// Бухгалтерський облік і аудит. – 2009. - №10. – С.17-22.

2. Марченко Д.М. Автоматизація бухгалтерського обліку як джерело зростання його ефективності// Актуальні проблеми економіки. – 2009. - №6(96). – С.248-254.

3. Муравський В.В. Завдання бухгалтера у повністю автоматизованій системі обліку//Обліково-аналітичне забезпечення системи менеджменту підприємства. Львівська політехніка . – 2009. – С.99-10.