Плахтій Т.Ф., Мацькова С. Р.

вінницький національний аграрний університет

ПЕРВИННА ДОКУМЕНТАЦІЯ У БУХГАЛТЕРСЬКОМУ ОБЛІКУ

Невід’ємною частиною та першоосновою бухгалтерського облік є первинний облік господарських операцій. Досить жорсткі вимоги щодо якості інформації, що ставляться на сьогодні перед вітчизняним обліком покликані задовольняти потреби користувачів у різного роду економічній інформації для прийняття відповідних рішень. Оскільки отримана облікова інформація повинна бути, насамперед, достовірною, вичерпною, повною та оперативною, то, відповідно, і носії такої інформації - первинні документи мають бути представленими на високому рівні. Саме дотримання всіх вимог щодо складання подібних документів і включає поняття «якість первинної документації» [3].

Проведені дослідження показали, що організація первинного обліку на підприємствах вимагає бажати кращого, оскільки первинні документи, що відображають господарську діяльність аграрних формувань у більшості випадків складаються із значними порушеннями, що часто призводить до викривлення облікової інформації та втрати її цінності для облікового персоналу суб’єкта господарювання. Таким чином, проблема удосконалення первинного обліку господарської діяльності існує, а це в свою чергу, негативно відбивається на ефективному веденні всього внутрішньогосподарського обліку [8].

Окремі аспекти організації первинного обліку окреслили в своїх дослідженнях багато економістів-науковців та практиків, а саме: П.Т. Саблук, Ф.Ф. Бутинець, Л.К. Сук, Г.Г. Кірейцев, М.Ф. Огійчук, В.Б. Моссаковський та інші. Проте, постійні зміни, що відбуваються з бухгалтерським обліком останнім часом вимагають перегляду багатьох питань щодо ведення первинної документації, а, отже, дані питання й надалі залишаються актуальними та мають широке поле для подальших досліджень [2].

Метою дослідження є розробка та висвітлення науково обґрунтованих рекомендацій з удосконалення організації первинного обліку.

Господарська діяльність підприємств супроводжується здійсненням великої кількості операцій, які фіксуються в спеціально призначених для цього документах. Таким чином, первинні документи є носіями інформації про господарсько – економічне життя підприємницького формування, а первинний облік - це початкова стадія господарського обліку.

Процес виробництва вимагає здійснення ряду послідовних господарських операцій, які прийнято задокументовувати для подальшого ведення аналітичного і синтетичного обліку. Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначається, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, складені за результатами здійснення таких операцій [6].

Документація господарських операцій має, насамперед, велике економічне та юридичне значення. Економічне значення полягає в тому, що за допомогою документів ведеться облік, здійснюється контроль за виробничою діяльністю та її аналіз. З юридичної точки зору, первинний документ — це письмове свідчення здійснення операції, підтвердження її законності.

Обов’язковими реквізитами всіх документів, що містять інформацію про господарську діяльність підприємства є: назва документа (форми); дата і місце складання; назва підприємства, в якому складений документ; зміст, обсяг та одиниці виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особистий підпис (або інші дані) особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції [4].

Відсутність хоча б одного з наведених обов'язкових реквізитів робить первинний документ юридично недійсним, а здійснену господарську операцію за ним – незаконною.

Комп’ютеризація бухгалтерського обліку передбачає ведення електронного первинного документування господарських операцій. Таким чином, використання комп’ютерів вносить значні зміни в організацію первинного обліку, які полягають у наступному: використання електронних носіїв первинної інформації і автоматичне складання первинних документів.

Закономірно, що використання комп’ютерних документів, на нашу думку, дозволить на вищому рівні організувати оперативний первинний бухгалтерський облік виробництва, що забезпечить більшу ефективність облікової діяльності та одержання достовірних даних про операційну діяльність підприємства в короткі терміни. На сьогодні неодмінною умовою достовірності даних бухгалтерського обліку є правильне і якісне заповнення первинних документів. Насамперед, критерій якості оформлення документів визначається наявністю усіх необхідних реквізитів, заповнених відповідно з правилами ведення бухгалтерської документації [5].

Перевірка якості складеного первинного документу

Після фіксації операції первинний документ надходить до бухгалтерії підприємства, де відбувається перевірка правильності його оформлення. Контроль за якістю складеного первинного документу проводять працівники облікового апарату за показниками, представленими на рис. 1.

Рис. 1. Контроль за якістю складеного первинного документу [7].

Головний бухгалтер повинен проводити контроль за кожним заповненим документом, що надходить до бухгалтерії підприємства, але нерідко він ігнорує свої прямі обов’язки в цій частині і, тим самим, порушується один з найголовніших принципів бухгалтерського обліку – принцип повноти та достовірності інформації. Первинні документи, як правило, складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України. Форма бланка документа показує, що в ньому повинне бути записане, і визначає послідовність цих записів [1].

Бланки первинних документів для зручності їх використання мають бути уніфікованими і стандартизованими. Уніфікація — це розробка єдиних форм документів для всіх однорідних господарських операцій на підприємствах. Проте, існують спеціалізовані форми первинних документів, які застосовуються тільки в певній галузі, що відображають специфіку тої чи іншої діяльності.

Щоденне здійснення великої кількості однорідних за своєю суттю господарських операцій призводить до значного нагромадження первинних документів в бухгалтерії. Це стосується переважно ручного ведення бухгалтерського обліку. Насамперед, йдеться про збільшення часу на обробку аналітичної інформації, що міститься в кожному первинному документі, а це аж ніяк не робить господарський облік оперативним. На основі цього нерідко і управлінські рішення приймаються зі значним відставанням у часі.

На нашу думку, скорочення об’єму документації позитивно вплинуло б на ведення обліку на підприємстві, оскільки це дасть змогу заощадити час, ресурси, а головне - зробить облік більш оперативним і допоможе своєчасно і правильно прийняти важливі для подальшого господарювання управлінські рішення.

Первинний документ - це джерело інформації для організації та ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Для ефективної організації облікової роботи первинний облік має бути автоматизованим, що забезпечить зменшення трудомісткості обробки інформації та підвищить оперативність бухгалтерського обліку в цілому. Важливим фактором покращення стану та оперативності облікової роботи має стати скорочення кількості первинної документації за рахунок використання нагромаджувальних багатоденних документів, зменшення числа копій документів та використання одного документа для відображення кількох однорідних за змістом технологічних операцій.

Список використаної літератури

1. Бухгалтерський облік: Навч. Посіб. – К.: Знання, 2010. – 471 с.

2. Голов С. Управлінський облік. Підручник.-2-ге вид. / С.Голов. -К.: Лібра, 2004 - 704 с.

3. Голов С.Ф. Бухгалтерський облік в Україні: аналіз стану та перспективи розвитку: Монографія / С.Ф. Голов. - К.: Центр учбової літератури, 2009. - 522с.

4. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку: історія, теорія, перспективи: Наукове вид. / С.В. Івахненков. - Житомир, 2001.- 416 с.

5. Кім Г. Бухгалтерський облік: первинні документи та порядок їх заповнення: Навчальний посібник: Вид. 2-ге, перероб. та доп. / Г. Кім, В.З. Сопко, Ю.Г. Кім. - К.: Центр навчальної літератури, 2009.- 480с.

6. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 16 липня 1999р. 996-XIV (зі змінами та доповненнями).

7. Сук П.Л. Організація документування господарських операцій / П.Л. Сук // Бухгалтерія в сільському господарстві. - 2010. - № 18. - С.6 - 18.

8. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. Посіб. – К.: ЦНЛ, 2009. – 384с.