Экономические науки/7. Ó÷åò è àóäèò.

К.е.н., доцент Людвенко Д.В.

Магістр Кривенька І.П.

Білоцерківський національний аграрний університет, Україна

Організації документообігу руху запасів між структурними підрозділами ТОВ «Пилипчанське»

Актуальність. Чітка побудова бухгалтерського фінансового обліку відповідно до змін, що відбуваються в його організації і техніці ведення, підвищує роль обліку як основного засобу одержання достовірної інформації для прийняття економічно обґрунтованих рішень і попереджень ризику у виробничо-господарській діяльності підприємств. Серед об'єктів обліку управління підприємством важливе місце займають виробничі запаси. Вони є однією з найважливіших статей активу балансу. Від ефективного використання виробничих запасів залежить величина прибутку підприємства та швидкість обороту вкладеного капіталу, тому якісній організації їх обліку та документальному оформленню відводиться особлива увага.

Питання, що стосуються організації обліку та документального оформлення руху виробничих запасів в Україні та зарубіжних країнах знаходяться в центрі уваги багатьох вчених і дослідників. Більшість з них переконані, що первинно об'єкти обліку, за якими ведеться спостереження, мають бути зафіксовані, тобто має бути підтвердження про їх наявність, зміни, рух. Так, Ф.Ф. Бутинець підкреслює, що таким підтвердженням є документ, тобто письмовий доказ, який фіксує наявність обставин чи здійснення певного факту, з яким пов'язані певні наслідки [2, с. 215]. .Б. Живко наголошує, що документ як закодоване і зафіксоване на спеціальному носії інформаційне повідомлення слугує підтвердженням здійснення факту господарського життя і містить його характеристику [3, с. 216]. Передача первинних документів оформлюється спеціальним реєстром. В.Г. Швець визначає реєстри як носії спеціального формату у вигляді відомостей, журналів, книг, призначених для хронологічного, систематичного, нагромадження, групування, узагальнення інформації [4, с. 22]. Проте не зважаючи на цінні напрацювання науковців організація документального оформлення руху запасів залишається вивченою недостатньо і вимагає на термінове подальше вивчення.

Мета дослідження є розглянути організацію документального оформлення руху виробничих запасів, визначити найсуттєвіші проблеми щодо організації документообігу між структурними підрозділами підприємства з обмеженою відповідальністю «Пилипчанське» та запропонувати шляхи його удосконалення.

Організація документообігу – важливий аспект діяльності кожного підприємства. Від організації документообігу багато в чому залежить ефективність роботи підприємства. Безпосередньо від правильності організації документообігу залежить повнота, швидкість та якість відображення інформації в бухгалтерському обліку.

Суцільна та безперервна реєстрація у документах даних про всі господарські операції, що здійснюються, є важливим засобом контролю за об’єктами господарської діяльності, та, зокрема, правильним і раціональним використанням запасів підприємства. Значну роль при цьому відіграє принцип превалювання сутності над формою, який передбачає, що всі господарські операції, пов’язані з наявністю та рухом запасів, обліковуються відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми.

Тобто, для забезпечення документування виробничих запасів передбачено використання ряду типових форм документів.Дані, відображені в документах, систематизуються на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку за допомогою подвійного запису. Крім того, для забезпечення своєчасного відображення господарських операцій у регістрах бухгалтерського обліку, на підприємстві повинні бути чітко визначені терміни передачі документів з обліку запасів до бухгалтерії [1, ст.218].

Рух матеріалів від даного господарюючого суб’єкта до іншого призводить до зміни (збільшення або зменшення) вартості і структури запасів і вимагає на відповідне документальне оформлення. Документальне оформлення руху виробничих запасів визначається обраною методикою ведення обліку. Так, облік наявності і руху запасів в ТОВ «Пилипчанське» здійснюється лише на рахунках у системі постійного обліку запасів. У зарубіжних країнах до методів обліку матеріальних запасів відносять:

- метод періодичного обліку;

- метод безперервного (поточного) обліку.

Відповідно до методу періодичного обліку детальний облік матеріальних запасів протягом року не ведеться, а в кінці року має проводитися інвентаризація наявних запасів для встановлення рівня запасів на кінець звітного періоду. Собівартість реалізованих запасів не може бути визначена доти, доки не буде завершена інвентаризація, оскільки розрахунок собівартості визначають так:

Нетто-вартiсть покупок плюс Рівень запасів на початок звітного періоду мінус Рівень запасів на кінець звітного періоду.

Суть методу поточного (безперервного) обліку виробничих запасів полягає в тому, що систематично з надходженням і рухом матеріальних запасів їх кількість i вартість строго документуються. Метод забезпечує контроль за операціями руху виробничих запасів, сигналізує про необхідність нових замовлень матеріалів на поповнення запасів, формує інформацію про оптимальний обсяг замовлення. У результаті цього протягом усього звітного періоду відомий обсяг наявних запасів формує інформацію про оптимальний обсяг замовлення. У результаті цього протягом усього звітного періоду відомий обсяг наявних запасів [6, c. 119].

Документи на відпуск запасів на даному підприємстві групуються за складами, цехами. Основна частина документів для відображення інформації про рух запасів фіксується на складі, а перевірка і правильність оформлення документів за типами господарських операцій здійснюється в бухгалтерії підприємства.

Порядок документального оформлення операцій з відпуску запасів зі складів ТОВ «Пилипчанське» залежить від того, для яких потреб вони відпускаються: систематично на виробничі потреби або епізодично в цехи та відділи для адміністративних чи інших потреб. Тому дане підприємство оформлює такі документи:

— акт отримання;

— лімітно-забірна картка;

— накладна на відпуск ТМЦ;

— накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення);

— податкова накладна;

— прибутковий ордер;

— рахунок-фактура;

— товарно-транспортна накладна;

— накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів.

У раді випадків для разового відпуску запасів у виробництво використовуються галузеві форми.

За даних умов, й даної системи ведення обліку(журнально-ордерної) дане підприємство на документах з оприбуткування товарно-виробничих запасів складає реєстр прибуткових документів, а на документи, які підтверджують витрачання, реєстр видаткових документів.

У реєстрах наводяться наступні дані:

— період, за який складено реєстр (тиждень, декада, місяць);

— назва документів, за якими складено реєстр;

— номери документів ті їх загальна кількість;

— підписи завідувача складу та бухгалтера, який приймає реєстри.

Реєстри складаються у двох примірниках: один залишається на складі, а другий, з прикладеними до нього документами, передається до бухгалтерії. Приймаючи реєстри, бухгалтер перевіряє правильність записів у картках складського обліку, всіх документів і виведення залишків у натуральних одиницях. Виконана робота підтверджується підписом у графі картки «контроль». Завдяки кількісному обліку запасів, який ведеться на складах за допомогою карток складського обліку бухгалтер відображає запаси в грошовому вимірнику,тобто веде вартісний облік. Документи групуються за видами запасів, після чого за кожною з груп документів підраховується загальна сума, яка записується на зворотному боці реєстру. Дані оброблених реєстрів заносяться до накопичувальної відомості руху запасів, яка складається бухгалтером.

Після проведених досліджень, було виявлено, що основною проблемою ТОВ«Пилипчанське» є оформелення і надходження лімітно-забірних карток. Так, лімітно-забірні картки, як правило, оформляються на підприємстві нерегулярно і надходять у бухгалтерію у великій кількості й в основному під кінець місяця. Відповідно до правил систематичного споживання ресурсів відпущення матеріалів систематичного споживання у виробництві оформляється лімітно-забірними картками, а у всіх інших випадках матеріальними вимогами.

Подібні надходження облікових документів на обробку й характерну тенденцію збільшення їхньої кількості до кінця місяця значно ускладнюють роботу складів і у групах матеріально-технічного постачання. Виходячи з даних аналізу, обсяг облікових робіт на кінець місяця зростає на 18-20%, що істотно впливає на якість роботи. Аналіз існуючого порядку ведення обліку матеріальних ресурсів на підприємстві показав, що необхідно вдосконалювати систему обліку, усувати дублювання інформації в різних документах, уніфікувати форми документів, регламентувати обсяг і строки їхньої передачі на обробку [5, с.230].

Ми вважаємо, що насамперед, повинні бути уніфіковані документи, на основі яких виробничі підрозділи одержують сировину, матеріали, покупні готові вироби із заводських складів (лімітно-забірні картки, забірні картки, вимоги і накладні і т.п.).

Такаж, в даного підприємства журнально-ордерна форма ведення обліку, що є трудомісткою, затратною й в наш час неефективною, тому необхідно переходити на машинну обробку даних, наприклад 1-С Бухгалтерію. А вже далі, доцільно розробити єдині форми документа (на відпущення матеріалу), призначеної для машинної обробки. У цей документ варто включити всі об’єкти основного і допоміжного виробництва під відповідними кодами, які б указували напрям використання матеріальних ресурсів – основні вироби, запасні частини, товари народного споживання, разові замовлення, ремонтно-експлуатаційні потреби.

Єдина форма такого документу може бути розроблена й у рамках окремої області, що дозволить внести єдність в систему реєстрації і обробки документів за умови використання ЕОМ. Як вихідні документи в системі складського обліку щодо кожного виробничого підрозділу з ЕОМ видаються такі машинограми: оборотна відомість по обліку руху матеріальних ресурсів; відомість розподілу матеріальних ресурсів за напрямами витрат.

Очевидно, що рішення як організаційних, так і методичних питань повинне ґрунтуватися на використанні можливостей сучасних комп’ютерних технологій. При цьому найбільш ефективною є організація вирішення таких завдань у комплексній системі керування підприємством [1,с.98].

Висновки. Існуюча організація документообігу наявності та руху виробничих запасів та формування звітності в ТОВ «Пилипчанське» недосконалі. Очевидно, що рішення як організаційних, так і методичних питань повинне ґрунтуватися на використанні можливостей сучасних комп’ютерних технологій. При цьому найбільш ефективною є організація вирішення таких завдань у комплексній системі керування підприємством

Літератури:

1. Білуха Н.Т. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник / Білуха Н.Т. – К., 2000. – 346 с.

2. Бутинець Ф. Ф. Фінансовий облік: : Підручник / Ф.Ф. Бутинець. – [2-ге вид.,перероб. і доп.]. – Ж. : ЖІТІ, 2006. – 525 с.

3. Живко З. Б. Бухгалтерський облік: теорія,методика, практика : Навч.-метод. посібник / З. Б. Живко. – Л. : Камула, 2006. – Ч.1. – 152 с.

4. Швець В. Г. Теорія бухгалтерського обліку : Підручник / В. Г. Швець. – [2-ге вид.,перероб. і доп.]. – К. : Знання, 2006. – 525 с. – (Вища освіта XXΙ століття).

5. Ткаченко Н. М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування і звітність: Підручник / [Н.М.Ткаченко]. – [3–тє вид. допов. і перероб.] – К. : Алерта, 2008. – 926 с.

6. Чебанова Н.В. Бухгалтерський фінансовий облік. Посібник / Н.В. Чебанова, Ю.А. Василенко. – К.: Видавничий центр „Академія”, 2002. – 672 с.