Коновалова Екатерина Сергеевна

Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина, Россия

Современный подход к управлению предприятиями с помощью автоматизации потоков работ

Современное общество характеризуется возрастающим объемом инормации, в числе которой в большей степени выделяются документы. Документационные потоки сейчас, как правило, создаются, распространяются и хранятся в электронном виде. Документы представлены в различных форматах, имеют различные объемы и требуют для их адекватного отражения специализированные программные продукты. Для автоматизации работы с документами в нашей стране разработано достаточно большое количество специализированных программных продуктов, таких как система управленческого документооборота и делопроизводства «БОСС-Референт», автоматизированная система электронного документооборота и делопроизводства «ГранДок», система электронного документооборота «Дело», система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» и другие [2]. Эти программные продукты решают большой спектр задач по автоматизации документооборота и делопроизводства.

К наиболее универсальным программным продуктам в настоящее время относятся специализированные программы управления потоками работ. Управление потоками работ (workflow) - автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил [3].

Технология управления потоками работ входит в основополагающий аспект современной концепции Enterprise Content Management (ECM) – концепцию управления информационными ресурсами предприятия или управления корпоративной информацией [1].

Управление потоками работ - система, которая описывает поток работ, бизнес-процесс, создает его и управляет им при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с его участниками и при необходимости использовать соответствующие программные приложения и инструментальные средства. Таким образом, появление технологии потоков работ и соответствующих программных средств - это реакция рынка информационных технологий на внедрение новых принципов в управление предприятиями.

Сегодня технология управления потоками работ успешно применяется многими организациями для автоматизации бизнес-процессов. Благодаря этой системе повышается скорость и качество обслуживания клиентов, а также во много раз возрастает контроль над работой всех уровней компании, будь то отдельно взятое подразделение или компании в целом.

Управление потоками работ автоматизирует процесс, а не функцию. Практически все предыдущие решения в области управления (чаще всего реализованные в технологиях СУБД) позволяли достаточно эффективно автоматизировать отдельные операции и функции, а не процесс (например, функцию планирования или контроля). При этом последовательность действий сотрудников и правила их взаимодействия определены инструкциями, а за правильностью их выполнения следит руководство, но информационной системой это никак не поддерживается.

Процессный подход заставил менеджмент предприятий сконцентрировать внимание именно на правилах и взаимодействиях участников процесса, так как эти аспекты являются основными центрами потери прибыли в силу своей неопределенности. Необходимость в рамках автоматизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса привели к идее создания систем класса управления потоками работ.

При внедрении данной системы предприятие получает следующие преимущества:

1) Внедрение технологии управления потоками работ позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков информации на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность исполнителей, ответственных за конкретный участок работ и как следствие повышается оперативность обслуживания клиентов

2) Системы класса управления потоками работ устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов и их доставкой нужному адресату;

3) Усиливается контроль над производительностью выполнения задач, связанных с информацией, система мониторинга позволяет держать ситуацию с документацией под контролем;

4) Каждый работающий видит перечень функций, которые он должен выполнить, и может организовать свою работу соответствующим образом;

5) Можно наглядно представить контекст каждой функции. Для сотрудников технология потоков работ означает гибкость в работе, быстроту исполнения и высокую степень комфорта;

6) Получение достоверной информации о деятельности компании, анализ которой служит основанием для принятия управленческих решений и своевременной корректировки стратегии развития, что позволяет сделать бизнес прозрачным и привлечь новых клиентов;

Использование инструментальных средств в рамках технологии управления потоками работ позволяет моделировать процедуры и возможные сценарии их выполнения с большой степенью детализации и точности, а доступ к данным о выполнении процессов требует минимальных затрат.

Важнейшей особенностью данной технологии является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные - выполняемые средствами информационных систем, так и неавтоматизированные, выполняемые вручную операции.

Внедрение системы класса управления потоками работ базируется на описании бизнес-процесса, для эффективного выполнения которого осуществляется маршрутизация документов и автоматизация операций.

Показанные преимущества систем управления потоками работ позволяют сделать вывод о том, что подобные системы могут быть использованы для автоматизации технологических процессов на предприятиях, учреждениях, в организациях и могут подчеркивать специфику организации любых форм собственности.

Литература:

1) Вэй-Донг Жу. Content Manager: рецепты по реализации и миграции [Текст] // Вэй-Донг Жу, Жорж А. Андрэ; пер. с англ. М. Аницкий. – М, 2007. – 621 с.

2) Коновалова, Е.С. Сравнительный анализ отечественных систем электронного документооборота [Электронный ресурс] / Коновалова Е.С. // Студенческая научная конференция Тамбовского государственного университета имени Г.Р. Державина, 14 апреля 2010 г., г. Тамбов: сб. материалов специальности: 032001 «Документоведение и документац. обеспечение упр.», 071201 «Библ.-информ. деятельность» / Федер. агентство по образованию, Тамб. гос. ун-т им. Г.Р. Державина, Акад. культуры и искусств, каф. библиотековедения и документоведения ; науч. ред. Н.В. Шаталова. – Электрон. дан. – Тамбов, 2010. – 1 электрон. опт. диск (CD-R) : цв. – (Серия «Студенты – науке и практике»). – Систем. требования: 500 МГц ; 64 Мб ОЗУ ; OC WinXp/2000/. – Загл. с экрана

3) Шукла, Д. Основы Windows Workflow Foundation [Текст] // Дхарма Шукла, Боб Шмидт; пер. с англ. А. Слинкин. – М: ДМК Пресс, 2008. - 352 с.