Здойма А. М.

НТУУ «Київський Політехнічний Інститут», Україна

Контролювання як загальна функція менеджменту

Контролювання як функція менеджменту є логічним завершенням дій менеджера. Суть його полягає у з'ясуванні можливості досягти поставленої мети. Контролювання як функція менеджменту - визначення якості й коригування виконуваної підлеглими роботи з метою забезпечення виконання планів і завдань, спрямованих на досягнення цілей організації.

Радянська управлінська наука і практика зміст функції «контролювання» розглядала тільки в контексті пошуку відхилень фактичної діяльності організації, окремих посадових осіб від встановлених норм, порядку тощо. Вважали, що контролювання є функцією управління, яка полягає у виявленні відхилень фактичних параметрів керованої системи від нормативів, які служать критеріями оцінювання (поставлені цілі, планові завдання, законодавчі норми і т.д.). Тому воно передбачало систематичне спостереження за діяльністю людей для виявлення відхилень від встановлених норм, правил і вимог планових завдань у процесі їх виконання. Розробляли регламентуючі норми контролюючі органи, кожен з яких намагався видати їх якомога більше, щоб підтвердити своє існування.

Насправді передумовою успішної діяльності підприємства є його здатність зіставити реальні результати із прогнозованими, аналізувати причини відхилень та якнайшвидше виправляти виявлені похибки, а також запобігати їх появі, передбачивши зміни навколишнього середовища.

Перехід економіки України до ринку потребує концептуальних змін в організації та здійсненні контролювання, визначенні його мети і завдань, спрямованості, ролі і значення в забезпеченні ефективного функціонування виробничо-господарських організацій, що передбачає творче, критичне засвоєння зарубіжного досвіду.

Контроль - це процес, що забезпечує досягнення цілей організації. Він необхідний для виявлення і вирішення проблем, що виникають, раніше, ніж наслідки стануть дуже серйозними. Процес контролю складається з установки стандартів, зміни фактичне досягнутих результатів і проведення коректувань в тому випадку, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів.

Контроль - це важлива функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку потрібно враховувати, полягає в тому, що контроль повинен бути всеосяжним. Кожний керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо ніхто йому спеціально цього не доручав.

Контроль є найбільш фундаментальний елемент процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати незалежно від контролю. Трьома основними видами контролю є: попередній, поточний і заключний. За формою здійснення всі ці види контролю схожі, оскільки мають одну і ту ж мету: сприяти тому, щоб результати, що фактично досягнуті, були як можна ближче до необхідних.

Попередній контроль звичайно реалізовується в формі певної політики, процедур і правил. Передусім він застосовується по відношенню до трудових, матеріальних і фінансових ресурсів. Поточний контроль здійснюється, коли робота розпочата і звичайно проявляється у вигляді контролю роботи підлеглого його безпосереднім начальником. Заключний контроль здійснюється після того, як робота закінчена або закінчився відведений для неї час.

У процесі контролю є три чітко помітних етапу: вироблення стандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів і прийняття необхідних коректуючих дій. Перший етап процесу контролю - це установка стандартів, тобто конкретних, цілей, що піддаються вимірюванню. Для управління необхідні стандарти в формі показників результативності об'єкта управління для всіх його ключових областей, які визначаються при плануванні. На другому етапі порівняння показників функціонування із заданими стандартами визначається масштаб допустимих відхилень. Наступний етап - вимірювання результатів є зазвичай найважчим. Порівнюючи виміряні результати із заданими стандартами, менеджер отримує можливість визначити, які дії необхідно зробити. Такими діями можуть бути зміни деяких внутрішніх змінних системи, зміна стандартів або невтручання в роботу системи.

Люди є невід'ємним елементом контролю, як і всіх інших стадій управління. Тому при розробці процедури контролю менеджер повинен брати до уваги поведінку людей. Звичайно, що контроль здійснює сильний вплив на поведінку. Менеджери часто навмисно роблять процес контролю видимим, щоб вплинути на поведінку співробітників і примусити їх направити свої зусилля на досягнення цілей організації. Поведінка людей, природно, не єдиний чинник, що визначає ефективність контролю. Для того щоб контроль міг виконати свою істинну задачу, тобто забезпечити досягнення цілей організації, він повинен мати декілька важливих властивостей.

Контроль є ефективним, якщо він має стратегічний характер, націлений на досягнення конкретних результатів, своєчасний, гнучкий, простий і економічний.

Коли організації здійснюють свій бізнес на зарубіжних ринках, функція контролю має додаткову складность.

Контроль в міжнародному масштабі є особливо важкою справою через велике число різних сфер діяльності і комунікаційні бар'єри. Результативність контролю можна поліпшити, якщо періодично проводити зустрічі відповідальних керівників.

Література:

1. Кабанов А.Я. «Управління персоналом організації», - М., 1997, (с.435).
2. Ленд П.Е. «Менеджмент - мистецтво управляти», М., - 1995, (с.284).
3. Галькевич Р.С. Набоков В.И. «Основі менеджменту», М., - 1998, (с.467).