к.т.н., доцент Олійченко І.М.

Чернігівський державний технологічний університет

НОРМАТИВНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ

Відповідно до типу інформації можна виділити її користувачів і визначити вимоги до неї. У випадках де користувачами є державні службовці та спеціалісти підприємств і організацій, важливими є її функціональні властивості, які дозволяють підвищити ефективність управлінського процесу. Загальне коло користувачів потребує інформації, яка стосується роботи органів державного управління, інформації нормативно-правового, соціального та іншого характеру, яка спрямована на задоволення потреб громадян. Причому специфічне призначення відносно використання її відповідними користувачами інформація органів державного управління набуває на кінцевих етапах її обробки в інформаційній системі. Основні обсяги інформаційного обміну і обробки інформації проходять з використанням первинної, проміжної і кінцевої управлінської інформації, що циркулює в системі державного управління. Тому головним користувачем інформації в органі державного управління є державний службовець, який виконує роботу з інформацією згідно зі своїми службовими обов’язками, забезпечуючи ухвалення управлінських рішень і їх впровадження на різних рівнях системи державного управління.

Державні службовці працюють у відповідному правовому полі і їх робота забезпечена необхідними нормативними документами. Крім стандартів, що стосуються систем якості використовуються і стандарти, в яких визначаються критерії якості для конкретних виробничих процесів, послуг і продукції. В державному управлінні інформаційні процеси забезпечуються регламентацією системи документообігу, яка застосовується в органах державного управління і місцевого самоврядування. В системі документообігу використовується стандарт ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” [3]. Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, створювані в результаті діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, а також підприємств, установ, організацій та їх об'єднань. Стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Вимоги стандарту поширюються на всі уніфіковані системи документації крім процесів створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Ще один стандарт з інформаційного забезпечення органів державного управління - ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” [2]. Стандарт встановлює терміни та визначення понять для застосовування в усіх видах нормативних документів з діловодства й архівної справи, а також для робіт зі стандартизації. Положення чинні для застосовування в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, а також технічних комітетів стандартизації, науково-технічних та інженерних товариств.

Інформаційне забезпечення органів державного управління забезпечує також Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98. (ДКУД) Затверджений Наказом Держстандарту України N 1024 від 31.12.98 [1], який є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Класифікатор було розроблено у зв'язку зі змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні. Він є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями. Використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій. Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

Має застосування в системі документообігу і ГОСТ 9327-60 “Папір і вироби з паперу. Споживчі формати”. Стандарт розповсюджується на папір та вироби з паперу, а також встановлює споживчі формати на письмовий, поштовий, малювальний, креслярський, для розмножувальних апаратів й інший папір, а також виробів з паперу - бланків, карток, конвертів і тому подібне. Стандарт не стосується електронних документів, а встановлює вимоги до паперових носіїв інформації.

Стандарти не розглядають питання, які стосуються якості документів. Наприклад, під контролем документа мається на увазі не контроль його якості, а своєчасності його виконання. Однак у ДСТУ 2732:2004, застосовується поняття цінність документа, якою є інформаційні та інші його характеристики, що зумовлюють його значимість для особи, суспільства, держави. Також вказується на застосування експертизи цінності документів, як на визначанні на підставі чинних засад і критеріїв культурної цінності документів. Документи за ознакою цінності класифікують як: цінний архівний документ, інформація якого має культурне та інше суспільне значення; особливо цінний архівний документ, який містить особливо важливу інформацію про державу, суспільство та її видатних представників і особливу характеристику окремих зовнішніх ознак документа; унікальний архівний документ, унікальна документальна пам'ятка - визначена експертизою категорія цінності архівного документа, який має виняткове значення для історії держави та суспільства, і аналоги якого за документною інформацією і зовнішніми ознаками документа відсутні. Така оцінка стосується історичної цінності документа і не дає визначення властивостей інформації с точки зору управлінського процесу.

Аналіз нормативних документів стосовно інформаційного обігу в органах державного управління України свідчить, що питання якості складання документів і вироблення іншої управлінської інформації розроблені недостатньо. Мають місце тільки визначення цінності інформації в історичному контексті. Відсутні чіткі критерії та методи, за допомогою яких можливо здійснити оцінку якості управлінських документів, що розробляються в органах державного управління і місцевого самоврядування. Контроль в системі документообігу стосується технічних питань функціонування інформаційної системи та термінів виконання документів. Якість оцінюється опосередковано виходячи з результатів діяльності, регламентованої відповідною системою документів.

Література

1. Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98. [Чинний від 1999-06-01]. – К.: Держспоживстандарт України, 1998. – 134 с.

2. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять ДСТУ 2732:2004. – [Чинний від 2006-05-28]. – К.: Дежспоживстандарт України 2005. – 32 с.

3. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003. – [Чинний від 2003-09-01]. - К.: Дежспоживстандарт України 2003. – 16 с.