Экономические науки/3. Финансовые отношения

К.е.н, Волик І.М.

Державний вищий навчальний заклад «Українська академія банківської справи НБУ»

Роль корпоративного секретаря в системі корпоративних відносин

Дослідження міжнародної практики корпоративних відносин доводять необхідність підвищення рівня корпоративного управління. З цією метою виникає потреба запровадження посади корпоративного секретаря за для реалізації взаємодії між наглядовою радою та правлінням відповідно до потреб компанії. У відповідності до Закону України «Про акціонерні товариства» наглядова рада за пропозицією її голови у встановленому порядку має право обрати корпоративного секретаря, що є особою, яка відповідає за взаємодію акціонерного товариства з акціонерами та/або інвесторами. Принципами корпоративного управління також задекларовано доцільність формування зазначеної посади з метою ефективного організаційного та інформаційного забезпечення діяльності органів товариства, належного інформування акціонерів та заінтересованих осіб. При цьому корпоративний секретар визначається як посадова особа товариства, яка призначається наглядовою радою та їй підпорядковується. Таким чином, корпоративний секретар є тією особою, що надає допомогу наглядовій раді у реалізації її функцій корпоративного управління.

Така посада широко застосовується у практиці корпоративних відносин багатьох країн в є досить важливою, оскільки на корпоративного секретаря покладаються функції взаємодії між органами управління акціонерного товариства. Не зважаючи на різні підходи щодо назви, функції та обов’язки корпоративного секретаря залишаються незмінними. У розвинених країнах взагалі корпоративним секретарем може бути лише особа, яка є членом професійного співтовариства корпоративних секретарів. За англійською практикою, особа на посаді корпоративного секретаря має пройти спеціальну підготовку та отримати сертифікат

До основних завдань корпоративного секретаря слід віднести:

забезпечення підготовки та проведення загальних зборів акціонерів, засідань наглядової ради та виконавчого органу;

забезпечення надання своєчасної та достовірної інформації про діяльність товариства органам управління та акціонерам;

зберігання документів товариства, у тому числі й архівних;

забезпечення зв’язку з акціонерами, шляхом роз’яснення їх прав, та розгляд звернень акціонерів щодо їх порушення;

надання органам товариства висновків та розробка пропозицій щодо приведення у відповідність внутрішньої нормативної документації.

Корпоративний секретар є однією з ключових фігур корпоративних відносин, що має володіти розвиненими комунікаційними функціями, знаннями щодо діяльності компанії, високим рівнем правової обізнаності, належним рівнем професійних навичок, відповідним рівнем освіти у сфері права, менеджменту, бізнесу тощо. Не менш важливим моментом є беззаперечна репутація.

Тому, виконання обов’язків корпоративного секретаря має ґрунтуватися на:

- професійному підході;

- перевазі корпоративних інтересів над особистими;

- незалежності та довірі з боку великих, міноритарних акціонерів, трудового колективу, виконавчого органу;

- уникненні конфліктних ситуації між учасниками корпоративних відносин.

Звернемося до основних обов’язків корпоративного секретаря.

Забезпечення реалізації права на інформацію акціонерів, а також потенційних інвесторів є одним з обов’язків, що покладається на корпоративного секретаря. Його реалізація забезпечується шляхом постійного діалогу з інвестором за умови широкого та рівного доступу до інформації. Підтримання зв’язків з інвесторами не обмежується лише прес-релізами та викладенням інформації на веб-сайті, це має бути комплексна програма взаємодії, що проводиться в межах правового поля з використанням сучасних pr – технологій. Право на інформацію має бути реалізоване і в частині підготовки надання матеріалів до загальних зборів.

Обов’язки корпоративного секретаря, що пов’язані з безпосередньою діяльністю компанії ґрунтуються на веденні протоколів засідань наглядової ради з попереднім погодженням порядку денного, забезпеченням необхідними матеріалами до проведення засідань та реалізацією необхідних процедур в ході засідань наглядової ради на зразок регулювання послідовності виступів членів наглядової ради та викладення власних підходів щодо розгляду окремих питань, а також забезпечення підписання протоколу.

Реалізація обов’язків корпоративним секретарем відбувається і шляхом надання допомоги у формуванні пакету документів фінансово-економічного характеру для подання до компетентних органів, перелік яких визначено законодавчо. Перш за все, це стосується інформації, що надається до Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку, до фондової біржі тощо.

На корпоративного секретаря покладається й функція ведення документації щодо запитів акціонерів та відповідей на них із зазначенням переліку наданої інформації, або ж причин відмови в її наданні.

Наведений перелік обов’язків корпоративного секретаря не є вичерпним. В практиці діяльності різних компаній до функцій корпоративного секретаря додають наступні: тісна співпраця з новими членами наглядової ради; підтримка діяльності наглядової ради в частині впровадження новацій корпоративного управління, реалізація процедур планування та координації проведення загальних зборів; допомога у вирішенні питань щоденної корпоративної діяльності та бізнес-етики.