Филологические науки/7. Язык, речь, речевая коммуникация

к.филол. н. Хаирова Г.М.

КарГУ имени Е.А. Букетова

учитель Коваленко Т.Л.

Общеобразовательная средняя школа №61

ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКОВЫХ ФОРМУЛ В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.

Любой деловой документ представляет собой совокупность составных частей, каждая из которых несет значимую информацию. Однако наибольшую семантическую наполненность имеет текст документа.

Для того, чтобы процесс письменной коммуникации был эффективен, информация от отправителя через определенный канал должна дойти до получателя. Далее сообщение воспринимается и анализируется получателем. В результате формируется мнение, которое оказывает влияние на все последующие действия получателя. Коммуникация предполагает обратную связь, причем ответственность за ее качество лежит в большей степени на источнике сообщения. Таким образом, происходит обратная связь. Обратная связь – это реакция получателя на сообщение отправителя. Именно она делает коммуникацию двусторонним процессом, потому что она может быть и положительным процессом, и отрицательным.

Формирование положительной обратной связи – это составление текста делового документа на основе знаний правил современного литературного языка и норм официально-делового стиля, учета психологических механизмов восприятия человеком письменного текста. С этих позиций выявление лексико-стилистических особенностей языка документов актуально, так как недостаточная языковая компетенция составителей текстов документов приводит к тому, что в процессе письменной коммуникации происходит частичная потеря информации. Чтобы этого избежать, необходимо составителям документов формировать в себе навыки целостного осознания языка как системы.

Наличие тех или иных словоупотреблений в текстах деловых писем дореволюционного периода обусловлено следствием взаимовлияния различных стилевых сфер во второй половине ХIХ века, что привело к взаимодействию официального, канцелярского языка с газетно-публицистическим, научным и частично художественным стилями речи. Эта особенность отмечалась в научной лингвистической литературе: «официально-канцелярский язык до известной степени (иногда - негативно)» отражал стилистические новшества и тенденции языка и языка прессы.

В процессе написания статьи опирались на труды ведущих лингвистов и документоведов, как В.В. Виноградов, В.В. Паневчик, Л.В. Рахманин, В.Ф. Янковая и т.д.

Деловой документ является разновидностью непубликуемого, т.е. предназначенного для однократного использования. Его цель - принятие или исполнение непосредственных управленческих решений.

Текст - главный элемент документа. В любом деловом документе он состоит из логически выстроенных частей: вступления, доказательства, заключения. Во вступлении адресат готовится к восприятию темы (указывается повод, приведший к составлению документа, излагается история вопроса и т.п.) В доказательстве освещается суть проблемы (доказательства, пояснения, размышления, сопровождающиеся цифровыми расчетами, ссылками на законодательные акты и другие материалы) В заключении, которое может быть активным или пассивным, формулируется цель составления документа, активное заключение точно определяет действие адресата, цель пассивного - проинформировать о каком-либо факте, обстоятельстве и т.п.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: нейтральность тона изложения, унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность.

Особенности языковых норм текстов документов связаны в первую очередь со спецификой письменной коммуникации. Получатель должен понять текст при первом же его прочтении. Как правило, он не может спросить автора о смысле и значении его высказываний, кроме того, текст лишен невербальных аспектов передачи (например, жестов, тона голоса, мимики лица), которые также содержат информацию, важную для его понимания. Однако пишущий имеет возможность обдумать композицию текста и отобрать языковые средства в соответствии с текстами, его отнесенностью к тому или иному жанру.

Все эти экстралингвистические факторы отражаются в языковой структуре деловых текстов и заключаются в следующем: части текста логически обусловлены; темы имеют строго последовательное развитие; синтаксические конструкции отбираются в зависимости от жанра; лексический состав письменного текста тоже подвержен строгой нормированности в соответствии с функциональной принадлежностью. Любые отступления от языковых стандартов создания делового текста носят характер стилистической ошибки.

Представим себе схему работы при составлении какого-либо документа фрагменты письма.

Составление текста документа: языковые нормы, требования к деловому стилю, лексические особенности официально-делового стиля, употребление специальной лексики, употребление устойчивых речевых оборотов, грамматические особенности деловой речи.

Составитель деловых и коммерческих писем должен знать и использовать набор стандартных фраз.

В первую очередь пишущий должен определить характер официально-деловой ситуации и выбрать соответствующий жанр документа. Выбранный жанр диктует определенную форму документа, т.е. состав реквизитов и содержательно-композиционную схему. И только выбрав жанр документа и его форму, пишущий обращается к его языковому наполнению.

Таким образом, речевые средства, используемые в деловой речи, находятся в прямой зависимости от специфики коммуникативной ситуации. В тексте, с одной стороны, отражается замысел отправителя, с другой — обязательно учитывается характер получателя: его интеллектуальный и общественный статус, его интересы, отношение к поднятой проблеме.

Иначе говоря, текст существует в коммуникативной ситуации, является элементом сообщений, которыми обмениваются люди.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания документа, исключающую инотолкования. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики. Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок. Текст можно считать ясным, если при первоначальном его восприятии адресат воспринял тот смысл, который вложил в него автор. Такое предложение с точки зрения ясности речи не нуждается в стилистическом улучшении, перестроении, совершенствовании.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Требованием логичности и аргументированности изложения в области синтаксиса деловой речи объясняется обилие сложных конструкций.

Перечисленные требования, предъявляемые к деловому стилю, органически вписываются в письменную сферу употребления, в свойственные ему жанры документации.

С переходом к изложению конкретной производственной или управленческой ситуации возникает проблема выбора языковых средств для передачи обстоятельств дела. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и выбора грамматических средств — главным образом синтаксических конструкций. Но и здесь трудности поиска существенно облегчаются за счет навыка и умения составлять тексты.

Главными синтаксическими особенностями деловой речи являются: большая употребительность сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения; продуктивность всякого рода уточнений в тексте; дифференциация смысловых отношений с помощью сложных союзов и предлогов; наличие готовых синтаксических конструкций.

Таким образом, стремление к точности, ясности и краткости выражения информации в деловых письмах постепенно приводит к устранению элементов разговорной речи, избыточных сведений и форм изложения. Деловые документы, как письма, приобретают в динамике своего развития более компактный вид документа благодаря упорядочению системы и синтаксического оформления.

Литература

1. Гальперин И.Р. Текст как объект лингвистического исследования.
-М.: Высшая школа, 1991. - 289 с.

2. Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка (любое издание).

3. Салагаев В., Шалабай Б. Составление деловых бумаг. Учебное пособие. - Алматы: Раритет, 2000. - 208 с.