Экономические науки/6. Маркетинг и менеджмент

Спаскіх Н.В., Шершньова Г.В.

Донецький національний університет економіки і торгівлі

імені Михайла Туган-Барановського

Основні проблеми і задачі упровадження системи автоматизації на підприємстві

Упровадження системи автоматизації управління, як і будь-яке важливе перетворення на підприємстві, є складним процесом. Деякі проблеми, що виникають при упровадженні системи, достатньо добре вивчені, формалізовані і мають ефективні методології рішення. Своєчасне вивчення цих проблем і підготовка до них значно полегшують процес упровадження і підвищують ефективність подальшого використання системи.

Основні проблеми і задачі, що вимагають особливої уваги при їх рішенні:

- відсутність постановки задачі менеджменту на підприємстві;

- необхідність в частковій або повній реорганізації структури підприємства;

- необхідність зміни технології бізнесу в різних аспектах;

- опір співробітників підприємства;

- тимчасове збільшення навантаження на співробітників під час упровадження системи;

- необхідність у формуванні кваліфікованої групи упровадження і супроводу системи, вибір сильного керівника групи.

Відсутність постановки задачі менеджменту на підприємстві є найбільш значимою та складною проблемою і задачею. Грамотна постановка задач менеджменту є найважливішим чинником, що впливає як і на успіх діяльності підприємства в цілому, так і на успіх проекту автоматизації.

Перш ніж приступати до упровадження системи автоматизації на підприємстві необхідно провести часткову реорганізацію його структури і технологій ведення бізнесу. Тому необхідне повне і достовірне обстеження підприємства у всіх аспектах його діяльності. На основі висновку, отриманого в результаті обстеження, будується вся подальша схема побудови корпоративної інформаційної системи [1].

Ефективно побудована інформаційна система не може не внести змін в існуючу технологію планування бюджетування і контролю, а також управління бізнес-процесами. Тому одними з найважливіших для керівника особливостей корпоративної інформаційної системи, є модулі управлінського обліку і фінансового контролінгу. Тепер кожний функціональний підрозділ може бути визначений як центр фінансового обліку, з відповідним рівнем фінансової відповідальності його керівника, що підвищує відповідальність кожного з таких керівників і надає менеджерам ефективний інструментарій для чіткого контролю виконання окремих планів і бюджетів. За наявності інформаційної системи, керівник здатний одержувати актуальну і достовірну інформацію про всі види діяльності компанії, без тимчасових затримок і зайвих передавальних ланок. Інформація подається керівнику в зручному вигляді "з листа" за відсутністю людських факторів, які можуть упереджено або суб'єктивно трактувати інформацію при передачі.

Упровадження системи автоматизації вносить істотні зміни в управління бізнес-процесами. Кожний документ, що відображає в інформаційному полі течію або завершення того або іншого крізного бізнес-процесу, в інтегрованій системі створюється автоматично, на підставі первинного документа, що відкрив процес. Співробітники, відповідальні за цей бізнес-процес, лише контролюють і, при необхідності, вносять зміни у позиції побудованих системою документів.

При упровадженні корпоративних інформаційних систем в багатьох випадках виникає активний опір співробітників на місцях, яке є серйозною перешкодою для консультантів і цілком здатний зірвати або істотно затягнути проект упровадження. Це викликано декількома людськими факторами:

- звичайним страхом перед нововведеннями;

- консерватизмом;

- страх втратити роботу або втратити свою незамінність;

- страх перед відповідальністю, що істотно збільшується, за свої дії [2].

Керівники підприємства, що ухвалили рішення автоматизувати свій бізнес, в таких випадках повинні всіляко сприяти відповідальній групі фахівців, по впровадженню інформаційної системи, вести роз'яснювальну роботу з кадрами.

Упровадження більшості крупних систем автоматизації управління проводиться за наступною технологією: на підприємстві формується невелика робоча група, яка проходить максимально повне навчання для роботи з системою, потім на цю групу лягає значна частина роботи по упровадженню системи і подальшому її супроводу. Застосування подібної технології викликано двома чинниками:

- підприємство звичайно зацікавлено в тому, щоб у нього під рукою були фахівці, які можуть оперативно вирішувати більшість робочих питань при настройці і експлуатації системи;

- навчання своїх співробітників і їх використовування, завжди істотно дешевше аутсорсингу.

Тому формування сильної робочої групи є заставою успішної реалізації проекту упровадження. Особливо важливим питанням є вибір керівника такої групи і адміністратора системи. Керівник, крім знань комп'ютерних технологій, повинен володіти глибокими знаннями в області ведення бізнесу і управління.

Реформа методів управління економічними об'єктами спричинила за собою перебудову організації процесу автоматизації управлінської діяльності, а також необхідність в систематизації знань, що стосуються науково-практичної області та розвитку методичного аспекту процесу створення і практики використання нових інформаційних технологій в менеджменті.

Література:

1. Производственная мощность, продуктивность и экономическая активность предприятия. Оценка, управленческий учет и контроль. – М., Перспектива, 2002. 240 с.

2. Волгин Е.В. Управление персоналом малого предприятия. Предупреждение проблем. - М.: Маркетинг, 2002 . - 300с.