Економічні науки / 7. Облік та аудит

Аспірант Сапоговська О.В.

Київський національний торговельно-економічний університет

Електронні документи у обліку товарного забезпечення

Науково-технічний прогрес виробництва обумовлює потреби раціонального проектування документації, від якої залежить ефективність використання електронної техніки під час обробки інформації для управління торговельною діяльністю, а також її обліку [1,с. 14-17].

Обліково-економічні документи відображають господарську діяльність і класифікуються за способом отримання, стабільністю реквізитів документів, а також за змістом і призначенням [4, с. 137-140].

Законом України „Про електронні документи й електронний документообіг”, документообіг визначено, як сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів (пункт 9 Закону). Виходячи із дефініції змісту й призначення електронного обліково-економічного документа, не можна погодитися з деякими положеннями, названого Закону. По-перше, документообіг охоплює не лише, рух документа за фазами його створення, використання, а потім знищення, інформація, яка зафіксована у електронному обліково-економічному документі відображає господарські операції, які відбуваються на підприємстві, тому, за первинними документами ведеться повністю електронний облік діяльності суб'єкта господарювання і використовується як інформація для прийняття управлінських рішень. По-друге, первинний електронний обліково-економічний документ знаходить узагальнення у електронних облікових регістрах, які використовуються у строки більші ніж діяльність суб'єкта господарювання. Так, для обчислення розміру пенсійного забезпечення працівника потрібні документи про одержувану ним заробітну плату, строк зберігання цих документів встановлений законодавством 75 років і тільки після цього строку документи дозволяється знищувати. Виходячи з викладеного, електронний документообіг у господарській діяльності необхідно розглядати не лише, як рух за стадіями обробки документів до їх знищення, а за визначенням життєвого циклу інформації, відображеній у первинних електронних обліково-економічних документах [2].

Життєвий цикл інформації, яка знаходиться у електронному документообігу включає її корисність для соціальних і економічних потреб людей. Визначається життєвий цикл електронних документів та їх електронний документообіг суб'єктами господарювання й законодавством держави про архівне зберігання документів.

Таким чином, якщо Законами України “Про електронні документи і електронний документообіг” та “Про електронний цифровий підпис” визначені загальні положення із нових інформаційних технологій [2,3], то в проведеному дослідженні персоніфіковано застосування цих технологій у інформаційній системі економіки, зокрема, електронному обліку суб'єктів господарювання.

В сучасних умовах господарювання і на найближчу перспективу недоцільно застосовувати електронні обліково-економічні документи для відображення всіх господарських операцій у системному обліку. Це стосується насамперед товаросупроводжуючих документів; товарно-транспортних накладних, прибуткових і видаткових накладних, вантажно-митних декларацій, закупівельних актів та інших, які мають одноразове використання, але виготовляти, використовувати і обробляти їх необхідно із застосуванням комп’ютерних технологій.

Господарська необхідність у застосуванні електронних документів виникає у суб'єкта підприємництва при складанні договірної документації, поданні замовлень електронною поштою на надходження сировини, матеріалів за групами і видами, комунікації з постачальниками й підрядниками з питань комерційно-претензійного характеру тощо. Особливо важливу роль у комерційних відносинах з товарно-матеріальним забезпеченням підприємств відіграють електронні документи у фінансово-розрахункових операціях, які здійснюють міжнародні та вітчизняні комерційно-банківські установи.

Застосування електронних засобів обробки обліково-економічної інформації обумовлює потребу уніфікації документації на технічних і паперових носіях, щоб не дублювати реквізитів у різних документах, ефективно використовувати бази даних ПЕОМ, одержувати оброблені дані в заданих режимах для цілей управління господарськими процесами. Особливо це важливо в сучасних умовах і на перспективу розвитку міжнародної торгівлі, коли Україна стала членом СОТ і управління товарними потоками потребує оперативного, вчасного та повного інформування про стан господарської (комерційної) операції. Переважні обсяги інформації для управління торговельними операціями надходять від бухгалтерії, яка інтегрує бухгалтерський, управлінський, податковий і статистичний облік. Динамічні зміни у економічній і соціальній ситуації суспільства потребують актуалізації інформації для управління, яка формується в системі господарського обліку.

Використання комплексу електронних засобів у обробці обліково-економічної інформації дозволяє створювати накопичувальні масиви інформації на машинних носіях, а потім використовувати їх при складанні періодичної і річної звітності. При цьому відпадає потреба бухгалтерії створювати накопичувальні регістри і підвищується достовірність звітних даних. Особливо відчутний ефект дає використання електронних засобів при складанні вторинної документації, яка виконується бухгалтерією на основі первинної документації для аналітичного і синтетичного обліку, економічного аналізу і контролю господарської діяльності.

Література:

1. Білуха М.Т. Електронний цифровий підпис бухгалтерських документів / М.Т.Білуха // Бухгалтерський облік і аудит. – 2003. – № 10. – С. 14-17.

2. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України, прийнятий Верховною Радою України № 851-ІV від 22 травня 2003р. [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.nau.kiev.ua

3. Про електронний цифровий підпис: Закон України, Відомості Верховної Ради № 852-IV від 22 травня 2003р. [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.nau.kiev.ua

4. Сапоговська О.В. Електронні документи і електронний підпис в обліку торгівлі / О.В. Сапоговська // Економіка і регіон. Науковий вісник Полтавського національного університету ім. Ю.Кондратюка. – 2008. – № 3(18). – С.137-140.