Палагнюк А.П.

Буковинський державний фінансово-економічний університет, м.Чернівці

Науковий керівник: Дячук В.І.

Комплексна автоматизація бізнес-процесів

Розглянуто актуальні питання, пов’язані із важливістю та вдосконаленням бізнес-процесів за допомогою елементів комп’ютеризації, комплексної автоматизації.

Актуальність теми дослідження. В сучасних умовах розвитку економіки для підприємств виникає потреба постійного вдосконалення управління на основі впровадження досягнень науки і, зокрема введення елементів комп’ютеризації у здійснення своєї поточної діяльності, тим більше, що підприємства сьогодні змушені шукати дієві шляхи для підвищення своєї конкурентоспроможності. Одним із таких шляхів є впровадження систем комплексної автоматизації бізнес-процесів.

Метою статті є визначення ролі автоматизації бізнес-процесів на підприємстві в сучасних умовах господарювання, для підвищення ефективності діяльності та полегшення ведення обліку.

Аналіз досліджень. Роль комплексності автоматизації бізнес-процесів у діяльності підприємства розглядало багато вчених, зокрема В.С. Івахненков, Є.В. Мних, В.І. Захарченко, Ф.Ф. Бутинець, Н.Я. Вульчин, Г.В. Савицька, Р.К.Шурпенкова та інші. В основному вони звертають увагу на необхідності та важливості застосування комплексності автоматизації бізнес-процесів.

Виклад основного матеріалу. Бізнес-процес на даному етапі господарювання займає центральне місце для будь-якого підприємства, тому сучасний погляд на управління компанією полягає у фокусуванні уваги на бізнес-процесах. Передбачається систематична ідентифікація процесів та управління ними, а особливо – управління взаємодією людей у межах окремих процесів та організації в цілому. Виходячи з цього, можна виділити новий підхід, який вже знайшов відображення в сьогоденні, і відомий як Business Process Management (BPM), і дозволяє суттєво підвищити рівень прозорості та керованості бізнесу і покращити його основні показники, і в основному він знаходить своє вираження у застосуванні комплексної автоматизації бізнес процесів.

Комплексна автоматизація бізнес-процесів — охоплює широкий спектр завдань. Вона включає не лише рух і обробку документів, а торкається здійснення різних операцій, що виконуються співробітниками, покрокову автоматичну обробку даних. У ході бізнес-процесу можуть оброблятися різні документи і відбуватися взаємодія з зовнішніми ІТ-системами. Як правило, автоматизуються ключові бізнес-процеси діяльності підприємства: формування замовлень, виконання заявок клієнтів, розробка і запуск нової продукції і т. д., а також інші нескладні, але численні і щоденні процеси.

Комплексна автоматизація бізнес-процесів охоплює цілісну систему управління підприємством, і тому складається із конкретних підсистем.

Управління фінансами забезпечує зменшення трудовитрат на підготовку фінансової звітності. За рахунок такої оперативності збільшуються показними фінансової стійкості підприємства.

Управління збутом дозволяє скоротити втрати часу через некоректне оформлення супровідної документації, пошук необхідної номенклатури товарів, наявність товару на складі тощо, що сприяє підвищенню лояльності клієнтів.

Управління виробництвом дозволяє вести постійний моніторинг логістики виробництва, що, як наслідок, дає можливість покращити кількісні та якісні показники при одночасному зниженні собівартості на одиницю продукції.

Управління персоналом включає аналіз раціональності використання робочого часу, спрощення процесу нарахування заробітної плати, зокрема мотивування надбавками та преміями.

Управління матеріально-технічним постачанням сприяє зменшенню рівня страхових запасів, підвищення оборотності капіталу тощо[1,322].

Виходячи із підсистем комплексної автоматизації, відбувається вирішення наступних завдань:

- організація ефективного планування всієї фінансової та господарської діяльності;

- підвищення довіри інвесторів шляхом формування максимальної прозорості бізнесу;

- зниження ризику і збільшення прибутку за рахунок оперативного прийняття рішень і їхньої точності, інтуїтивності системи, розмежування доступу до інформації у відповідності з посадами працівників, і реалізації функцій безпеки;

- зменшується кількість втраченого робочого часу за рахунок виключення можливості дублювання функцій різними службами та організації безперешкодного обміну даними між відділами компанії.

Найуспішніші компанії, як правило, створюють комплексну автоматизовану систему, в якій бізнес-процеси добре продумані та чітко визначені (описані), а методи реалізації процесів є ефективними та надійними. Проте будь-яка система автоматизації потребує періодичної оптимізації. Роботи з оптимізації бізнес-процесів в першу чергу включають у себе дії зі створення графічних і текстових моделей бізнес-процесів компанії. В цих моделях формалізовано розподіл відповідальності між працівниками, інформаційні потоки, порядок протікання бізнес-процесу, що дозволяє покращити уже створену комплексну автоматизацію бізнес-процесів, а також зменшити вартість, тривалість, кількість помилок в рамках бізнес-процесу.

Яскравим прикладом автоматизації бізнес-процесів в Україні є використання систем 1С. Процес впровадження цієї системи має на увазі реорганізацію бізнес процесів. Завдяки цьому процесу стає можливим не лише скоротити час роботи персоналу, але і істотно спростити роботу з базою даних. Система 1С останніми роками знайшла просто неймовірну популярність, вона не поступається жодному аналогу, в Росії на даний момент немає жодної досконалішої програми по веденню бухгалтерії, виходячи з цього всі підприємства, які автоматизували свої бізнес-процеси, зробили це, використовуючи системи 1С. Нові версії програми, повністю відповідають чинним нормативно-правовим актам і адаптовані під потреби сучасного бізнесу. Особливо важливими перевагами систем 1С є досить висока міра автоматизації щоденної роботи, своєчасне оновлення в повній відповідності з вимогами звітності, зручність відкритої коди і останні, теж важливі, параметри, що впливають на ергономіку роботи, з необхідними сервісами і інструментами, які дозволяють користувачам ефективно виконувати поточні завдання [2,250]. Завдяки постійному відстежуванню змін в законодавстві, нові версії програми містять актуальні дані. Пряме підтвердження зручності використання програм на платформі 1С – це стрімке збільшення користувачів і розробка рішень для видів бізнесу, що з'являються.

Поряд із цією програмою в Україні помітно виділяється використання програми автоматизації «Парус». Дана програма основному працює з середнім бізнесом, тоді як компанія «1С» працює з малим бізнесом. Що стосується галузевої спеціалізації, то серед клієнтів одного і другого виробника можна зустріти зазвичай нафтогазові, енергетичні, будівельні, машинобудівні, харчові, фармацевтичні, торгові підприємства, а також державні і освітні установи.

За кордоном також автоматизовано бізнес-процеси, проте це здійснено за допомогою ERP-систем, найбільшу частку в яких становлять системи Microsoft Dynamics. Розглянемо одну з них, а саме Microsoft Dynamics AX 2012 – це комплексна система управління підприємством (ERP) для організацій середнього та великого розміру, яка дає можливість ефективно працювати, керувати змінами й успішно конкурувати на світовому рівні. Вона спрощує функціонування багатооб’єктних і міжнародних компаній, стандартизуючи процеси, забезпечуючи прозорість роботи організації та сприяючи дотриманню вимог. Завдяки єдиному рішенню ERP можна легко масштабувати бізнес-системи й адаптувати процеси, що допомагає підтримати стратегічні ініціативи та керувати змінами на ринку, такими як випуск нових продуктів, злиття та придбання. Microsoft Dynamics AX 2012 містить вбудований рольовий інтерфейс Role Tailore, який вигідно відрізняється зручною компоновкою елементів і функцій, різноманітністю засобів для візуалізації та аналізу інформації, завдяки чому істотно підвищується продуктивність праці співробітників. Щодо користувачів даної програми, то серед них можна виділити компанії великого, середнього та малого бізнесу, тобто для компаній з річним оборотом від 5 до 10 млн. доларів і кількістю працюючих від 100 до 1000 чоловік. Типова вартість проекту з впровадження такої системи складає від 50 до 250 тисяч доларів.

Порівнюючи ці системи, бачимо, що українська комплексна автоматизація відіграє суттєву роль для кожного вітчизняного підприємства, все ж таки ERP-системи на даний момент є дещо більш розвинуті, оскільки спрощують автоматизацію багато об’єктних та міжнародних компаній. На їхні переваги також впливає масштабність та авторитетність компанії-розробника, у даному випадку – компанія Microsoft.

Висновок. Отже, комплексна автоматизація бізнес-процесів на сьогодні є одним з найвагоміших важелів, які забезпечують покращення діяльності підприємства. Вона охоплює всі підсистеми підприємства, взаємоузгодження роботи яких призводить до підвищення оцінки економічної ефективності. Поряд з цим відбувається створення єдиного інформаційного простору для відображення фінансово-господарської діяльності всього підприємства. Це дозволяє оперативно оцінювати ефективність роботи і одержувати інформацію для прийняття управлінських рішень. Тому, зважаючи на ці всі фактори, приходимо до висновку, що підприємства, які забезпечать собі комплексну автоматизацію бізнес-процесів, зуміють стати конкурентноспроможними і уникнути ризиків отримання збитків.

Список використаних джерел:

1. Бутинець Ф.Ф. Інформаційні системи і технології в обліку: підручник для студ. вищих навч. закладів / Ф.Ф.Бутинець, Т.В. Давидюк, В.В. Євдокимов, С.Ф. Легенчук / За ред. д.е.н., проф., Заслуженого діяча науки і техніки України Ф.Ф.Бутинця. - 3-є вид., перероб. і доп. - Житомир: ПП “Рута“, 2007. – 468 с.

2. Марченко Д.М. Автоматизація бухгалтерського обліку як джерело підвищення його ефективності // Бухгалтерський облік, аналіз та аудит. – 2009. - № 6(96). – с. 248-254

3. Івахненков С.В. Впровадження програмного забезпечення обліку і контролю: потенційні переваги і реальні проблеми / / Бухгалтерський облік і аудит. - 2009. - № 2. - С. 56-61.

4. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту. Наукове видання. - Житомир: ПП «Рута», 2010. - 432 с.