Современные информационные
технологии/3.Программное обеспечение
к.э.н , доцент Сапицкая И.К.,Куракина И.В.
Донецкий
национальный университет
Програмне забезпечення загальних судів України
Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід
до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого
самоврядування. Гарантією успішної роботи державної установи завжди є ефективна
діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб
громадян неавтоматизовані методи
обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до
інформаційних ресурсів і скоротити витрати часу на розв'язання завдань.
Головне призначення систем
електронного документообігу - це організація збереження електронних документів,
а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по
змісту). У системах електронного
документообігу автоматично
відслідковуються зміни в документах, терміни їх виконання, рух документів, а
також контролюються всі їхні версії .
Особливості становлення,
розвитку та функціонування інформаційних систем (ІС ) в судовій системі України досліджували такі вчені, як В.Б. Авер’янов [1], О.Ф. Андрійко[2],
Г.В. Атаманчук[3], Ю.П. Битяк. Вчені та експерти США, зокрема Кертіс Деклу у складі
Агентства США з міжнародного розвитку (USAID), активно допомагали впроваджувати
комп‘ютерну програму «Документообіг загальних судів» ( КП «ДЗС» ) в Україні, надаючи
підтримку в організаційному забезпеченні діяльності робочої групи з
удосконалення системи електронного документообігу. [4]
Метою дослідження є
обґрунтування доцільності впровадження системи електронного документообігу у загальному суді.
Об‘єкт дослідження – це Червоногвардійський суд м.Макіївки. Установа
є судом загальної юрисдикції, тому розглядає адміністративні, кримінальні,
цивільні та господарські справи.
Система електронного документообігу на базі комп'ютерної програми «Документообіг
загальних судів», розроблена для організації документообігу в
системі судів України на виконання вимог Закону України «Про суди та статус
суддів».
Офіційно система почала працювати з початку 2011 року, - це універсальна
комп'ютерна програма, яка призначена для використання службами діловодства в
єдиній інформаційній системі судів України.
Проведений аналіз свідчить,
що обсяг паперового документообігу суду складає приблизно 200 000 тис.
документів на рік (рис. 1)
Рисунок 1. Динаміка зростання обсягу документів.
Через те, що кількість
документів при паперовому документообігу є дуже великою , а продуктивність
праці дуже низька та терміни обробки її не відповідають нормам, доцільно
впровадити КП «ДЗС» задля зменшення витрат часу на створення та обробку
документів.
Система «ДЗС» складається з
групи комп’ютерів, об’єднаних у локальну мережу. Основна база даних
зберігається на сервері. Система охоплює всі технологічні процеси обробки
інформації, її постійне доповнення та опрацювання.
При роботі в системі користувачу
доступні:
- реєстри справ- це таблиця з реквізитами всіх зареєстрованих в КП
«ДЗС» справ;
- реєстри документів у
вигляді таблиці з реквізитами всіх зареєстрованих в КП «ДЗС» документів. Кожен
документ може або відноситися до якої-небудь справи, або бути не у справі;
- необхідні довідники,
засоби пошуку і виведення інформації,допоміжні засоби.
До основних системних
функцій КП «ДЗС» відносять :
1.
Авторозподіл
справ по суддям;
2.
Реєстр справ
;
3.
Створення груп
користувачів ДЗС з особливими правами доступу;
4.
Система
ведення логінів ;
5.
Відправка
рішень до ЄДРСР (Єдиного державного
реєстру судових рішень);
6.
ЕЦП(
електронний цифровий підпис).
Функціональні можливості КП
«ДЗС» у повному обсязі відповідають вимогам судів, так як відтворюють в
електронному вигляді усі необхідні для роботи документи. Можливості КП «ДЗС»
для введення інформації щодо справи(адміністративної,кримінальної та ін.), ходу
її розглядання, винесення рішення ідентичні паперовому документуванню судового
процесу.
Враховуючи те, що через недосконалу судову систему у державі в
цілому, навантаження на суддів дуже велике (особливо при паперовому
документообігу), то впровадження ІС є засобом його зменшення та більш
ефективного використання робочого часу.
Для ефективної організації роботи з ПП
(програмними продуктами) працівникам слід проходити відповідні підготовчі
курси, тому що навчання безпосередньо у ході роботи тимчасово
ускладнює робочий процес.
Після впровадження КП «ДЗС» усі дані щодо справ зберігаються на
сервері, а комп‘ютери об‘єднані локальною мережею. Сервер у суді виходив з ладу
близько одного разу на тиждень, при
цьому процес введення даних паралізувався , а разом з ним іноді й процес
перегляду. Усунення проблеми іноді займало близько половини робочого дня.
Це свідчить про :
-
ненадійність
або застарілість обладнання сервера ;
-
неспроможність
пам‘яті сервера зберігати та обробляти велику кількість інформації одночасно;
-
непрофесіоналізм
системного адміністратора.
Система електронного
цифрового підпису у Червоногвардійському суді м.Макіївки не використовується у
повному обсязі. Усі документи (заяви, рішення, ухвали та ін.) дублюються у
паперовому вигляді зі звичайним підписом , що призводить до додатковий витрат
матеріальних ресурсів. Це може бути пов‘язано зі стереотипом ,який існує у
нашому суспільстві щодо електронного документа.
Хоча у КП «ДЗС» присутні шаблони документів, вони використовуються для створення документів виключно у самій системі, бо іноді мають не- коректний вигляд , недостатню кількість потрібних пунктів та деякі документи у вигляді шаблону там зовсім не доступні. У такому випадку для створення документу, який треба надрукувати, використовується програма Microsoft Word, де данні вводяться вручну , а потім експортуються до КП «ДЗС».
Проведені дослідження
дозволили визначити сильні та слабкі «місця» системи (табл.1).
Таблиця 1 - Загальна
оцінка КП «ДЗС».
|
«Сильні сторони» |
«Слабкі сторони» |
|
1. Має велику кількість функцій та систему
довідників. 2. Дозволяє здійснювати оперативний пошук
потрібної інформації. 3. Створюється єдина база даних судових
рішень для ознайомлення за потребою. 4. Вводиться система ЕЦП, що є кроком
до повного переходу к системі
електронного документообігу. |
1.
Персоналу потрібно
пройти спеціальне навчання. 2.
Подвоєння
навантаження : необхідно вводити дані двічі, один раз в паперову систему,
другий – в автоматизовану, тому що остання іноді
виходить з ладу. 3.
Продуктивність
зменшується при збільшенні кількості користувачів. 4.
Має обмежену
функціональність у сфері управління документообігом. 5.
За
рекомендацією USAID , цю програму варто було б замінити новою, цілком переробленою
системою документообігу, розроблену з використанням сучасних підходів до
дизайну, яка б забезпечувала сучасний функціонал у сфері адміністрування суду
та документообігу.[5] |
За результатами проведеного аналізу можна зробити наступні висновки:
1. Доцільно внести виправлення та оновлення
функціоналу КП «ДЗС», для покращення процесу впровадження та підтримки користувачів.
2. На даному об‘єкті дослідження треба встановити
новий сервер з більшими функціональними можливостями для забезпечення роботи
мережі та переглянути її топологію з метою перебудови на більш раціональну та
швидкодіючу.
3. Працівникам суду необхідно пройти
спеціальні підготовчі курси щодо роботи з КП «ДЗС» для підвищення ефективності праці
та зменшення кількості помилок у щодо роботи в системі.
Література:
1.
Державне
управління в Україні. Навчальний посібник/[В.Б. Авер’янов]- К. :
Знання України, 2005
2.
Державний
контроль в Україні: організаційно-правові засади /[О.Ф. Андрійко] - К.,:Наукова думка, 2004.
3.
Теория
государственного управления /[Г.В. Атаманчук ]-К.:
Омега-Л, 2004.
4.
Судова система України / Аналітика і статистика // Про зустріч з експертом Сполучених
Штатів Америки щодо аналізу стану функціонування КП «ДЗС» //2011 .
5.
Аналіз та
оцінка системи автоматизації документообігу судів/ Кертіс Деклу/ Проект:
«Україна-верховенство права».-К. : 2011.