Єсакова О. А., Папіна Н. В

Донецький державний університет управління, Україна

РЕВІЗІЯ В УМОВАХ ВИКОРИСТАННЯ КОМП`ЮТЕРНИХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

В сучасних умовах на підприємствах широко використовуються комп’ютерні системи бухгалтерського обліку, а саме тому змінилася й методика проведення ревізій органами державної контрольно-ревізійної служби на таких підприємствах. Підвищення ефективності контрольної діяльності залежить від застосування новітніх засобів контролю, одним з яких є комп’ютерні технології. Комп’ютер стає інструментом, який дозволяє контролеру не лише скоротити час і засоби при проведенні перевірок, але й здійснити більш детальне вивчення об’єктів, сформувати якісні робочі та звітні документи, а також здійснювати ефективне управління діяльністю суб’єкта контролю.

Для написання даної роботи були використані роботи сучасних авторів, які займалися дослідженням даної теми. Глибокий аналіз ця тема знайшла у праці таких авторів, як Яковлєв Ю.П., Шквір В. Д., Загородній А. Г., Височан О. С. Також великим вкладом в дослідженні теми є робота «Аналіз та аудит фінансової звітності підприємств: із використанням комп’ютерних технологій (на прикладі програми Audit-Expert)» співавторів В. І. Крисюк, В. А.Шпильового, Б. В.Крисюк. Також присвятили даній тематиці окремі глави навчальних посібників автори Живко З. Б., Франчук В. І., Живко М. О., Усач Б. Ф., Дачишин Я. В., Штикова Л. М. та інші. В ході аналізу цих джерел можна зробити висновок, що з приходом електронної обробки даних і комерційних систем, заснованих на комп’ютерній техніці, багато операцій, що виконувались вручну, були передані комп’ютерам. З’явився новий тип ревізора – ревізор із технічними знаннями, який володіє електронною обробкою даних. Через певний час комп’ютер став інструментом для проведення ревізій.

Комп’ютеризація бухгалтерського обліку та інших управлінських функцій підприємства з одного боку, і комп’ютеризація контролю з іншого, суттєво змінюють порядок проведення перевірок на конкретних господарюючих суб’єктах. Тому потрібно розрізняти контроль в комп’ютерному середовищі з використанням ручних та автоматизованих прийомів вивчення документів і операцій та контроль поза комп’ютерним середовищем з використанням ручних та автоматизованих прийомів.

У контрольно-ревізійних службах (управліннях, відділах, інших підрозділах), до функцій яких входить проведення ревізій, постійно зростає обсяг контрольної інформації. Це різні дані ревізій, тематичних перевірок, сигнали правоохоронних органів, друку (про виконання плану за декілька років на об’єктах ревізії, про проведені інвентаризації, про виявлені недостачі і крадіжки в різних розрізах, про відшкодування матеріальних збитків тощо). Підвищується роль аналізу контрольної інформації для удосконалення прогнозування і координації контрольно-ревізійної роботи, організації проведення ревізій.

Результатом використання сучасних інформаційних технологій у системі органів ДКРС стало створення інформаційно-аналітичної системи.

Основними складниками єдиної інформаційно-аналітичної системи органів ДКРС є такі ресурси: технічне забезпечення (сервери, робочі станції, локальні обчислювальні мережі, принтери тощо); загальносистемне (операційні системи та системи управління базами даних) і прикладне програмне забезпечення; засоби телекомунікацій і зв’язку (як транспортна інфраструктура ІАС ДКРС тепер використовується мережа Інтернет); комплексна система захисту інформації. АБС може спростити ревізію і знизити строки її проведення, бо рахункові арифметичні перевірки відомостей та інших розграфлених документів спрощуються.

Безпека автоматизованих систем обліку рівнозначна безпеці облікових даних як фінансової інформації, тобто носії інформації контролюються й охороняються не менш старанно, ніж сама інформація.

Ревізор, не будучи експертом з комп’ютерних систем, не може об’єктивно оцінити технічний стан апаратної та програмної платформ АБС. Отже, що при перевірці підприємства можуть виникнути об’єктивні й симульовані події. Подіям, які можна інсценувати, бригада ревізорів повинна протиставляти раптову перевірку або прибуття на підприємство, коли там немає системних адміністраторів. Не зайвим буде для перевіряючих одержати так звані «сміттєві» дані, тобто ті, які в сучасних умовах вважаються вилученими, але зберігають інформативність.

При веденні обліку на паперових реєстрах раптова перевірка каси або самого підприємства може виявити документи й папери, які будуть свідчити про різні порушення – аж до виявлення неофіційних особистих записів бухгалтерів (так звана чорна бухгалтерія).

В автоматизованій же обліковій системі «чорні» дані завжди під рукою й тому підконтрольні будь-якому працівникові, що перебуває біля комп’ютера та має необхідні навички, такі дані можуть бути знищені протягом кількох секунд, у тому числі дистанційно, можуть бути зашифровані – їх прочитати неможливо, можуть бути змінені й замасковані, наприклад, діленням на число, а тому їх не вдасться використати, можуть бути також заховані або замасковані під інші файли в операційному середовищі, наділені портативності.

Яким би не був ступінь автоматизації обліку на підприємстві, завжди вихідна інформація для внутрішнього контролю фіксується на паперовому носії. Через певний час вона перестає бути актуальною і знищується. Цей період становить приблизно від тижня до декількох місяців. Тобто, можливість одержати реальні дані підприємства сьогодні також зберігається, але ця можливість критична до часу перевірки.

При збігу початку ревізії й початку звітного періоду підприємства з АБС ревізори ризикують одержати не реальну інформацію, а офіційну.

На превеликий жаль, більшість теоретиків і практиків контролю не вбачають у використанні ЕОМ нових можливостей, що відкриваються, для ревізора.

При всіх змінах, що відбулися з носіями облікової інформації, не можна не помітити того, що первинна і звітна інформація залишилася без змін – на звичних бланках.

З підвищеної оперативності бухгалтерського обліку в АБС випливає неприємний для ревізора факт можливості прихованої зміни чи знищення електронної документації прямо в ході перевірки й/або безпосередньо перед нею (поки перевіряючи йдуть, охорона вже сповістила про них бухгалтерію).

Оператора ЕОМ в жодному разі не можна допускати до ПЕОМ, навіть якщо він зовні лояльний і готовий до співпраці. Ревізори мають розуміти, що незнання ними правил доступу до мережі, організованої на підприємстві, може призвести до втрати інформації, навіть якщо вона й була захоплена. При завантаженні ОС може бути викликаний пароль, а якщо він не буде коректно введений протягом 10-15 сек., програма може зашифрувати або знищити дані. Тобто є необхідність завантаження зі «своїх» системних дисків, хоча це може призвести до того, що завантажена ОС не «побачить» файли, захоплені на підприємстві.

Для пошуку, групування і перетворення інформації, згрупованої в автоматизованих банках даних (АБД), застосовується діалоговий режим спілкування ревізора з ЕОМ. Достовірність даних ревізори перевіряють за проектною документацією. Використовуючи зведену інформацію в машинограмах, ревізор визначає правильність кореспонденції рахунків бухгалтерського фінансового обліку, доброякісність первинних документів, відповідність форм машинограм.

Дослідження особливостей ревізії АБС продиктоване тим, що з’явилися нові технології обробки, зберігання і передачі облікової інформації. При руйнуванні інформації в АБС ніхто не несе відповідальності перед законом за неможливість надання необхідних ревізорам даних. Тобто перевіряючим тільки й залишається, що, опираючись на первинні документи, самим вивести необхідну проміжну інформацію, яку вони можуть порівняти з уже переданою користувачам звітністю підприємства.

Самі інформаційні технології дають найширший простір для облудних маневрів, і якщо раніше приказка «написано пером – не вирубаєш сокирою» була підмогою ревізорові, то сьогодні термін «писано вилами по воді» повністю відповідає змісту і правовому статусу електронних даних.

Через те, що ревізор не може, як правило, самостійно оцінити ні склад, ні принципи роботи автоматизованих систем, перевірка підприємства з АБС на початкових статусах має полягати у перевірці основних коштів, а саме – апаратної бази АБС.

Говорячи про включення окремого пункту перевірки основних засобів у програму ревізії, маємо на увазі саме комп’ютери бухгалтерії й додаткові компоненти АБС. Наявність такого пункту в програмі ревізії дає законну підставу для перевірки апаратної частини АБС.

Важливий момент – з’ясування місця користувача з найбільшими правами, а також принципова можливість одержати найбільші права з рядового терміналу. Ревізора повинен цікавити також електронний облік внесених змін: у яких файлах зосереджено інформацію про час входу й виходу, про прізвища співробітників і т.п.

Не зважаючи на різницю в класі бухгалтерських програм, усі вони дають можливість швидко одержати структуровані дані практично з будь-якого розрізу діяльності підприємства – аж до видачі певних документів (договорів, касових ордерів, доручень) за певний період.

Безумовно, така можливість для ревізора надзвичайно зручна як спосіб практично миттєвого відбору інформації, що його цікавить. Однак, якщо з програмою 1С у підготовленого ревізора особливих проблем не виникає, то з програмами Axara або SAP R3 через екзотичність і потужність самого програмного продукту перед перевіряючими може виникнути питання: як саме одержувати необхідні дані з інформаційної бази підприємства.

Вирішення цієї проблеми полягає або у включенні в ревізійну бригаду фахівця з комп’ютерних систем, або в обов’язковому ознайомленні перевіряючих з подробицями роботи в подібних пакетах, з’ясування їхніх особливостей до, а не під час перевірки підприємства.

Заключним етапом роботи ревізора є перевірка звітних даних із даними, які відображені у звітних документах, з метою ув’язки показників форм фінансової, податкової і статистичної звітності та проведення аналізу фінансово-господарської діяльності. При цьому вказуються причини неув’язок, якщо вони є, та резерви і фінансові прогнози майбутньої діяльності підприємства, що дуже важливо для фінансового обліку, оскільки його інформація використовується насамперед зовнішніми споживачами.

Отже, на якість прийняття відповідальних рішень у контрольному процесі та підвищення інформаційного забезпечення впливають: збільшення кількості факторів, які масово враховуються ревізором під час дослідження об’єкта залежно від видів його діяльності; поглиблення аналізу господарських процесів, що визначаються ревізором; підвищення обґрунтованості висновків завдяки застосуванню економіко-математичних методів і модульних досліджень; чітке і обґрунтоване формування висновків ревізора, складовою яких є насамперед фінансове прогнозування майбутньої діяльності підприємства.Це може забезпечуватися впровадженням нових комп’ютерних технологій обробки інформації та здійсненням контролю безпосередньо з використанням потужних ПЕОМ.

Викладені умови забезпечення практичного застосування комп’ютерної техніки дозволяють правильно організувати порядок дій ревізорів на підприємстві при проведенні контролю. Є сенс застосовувати методику вивчення організації бухгалтерського обліку господарюючого суб’єкта в комп’ютерному середовищі.

Автоматизувати виключно усі прийоми вивчення документів чи операцій не дозволяє індивідуальний підхід контролера до проведення кожної конкретної перевірки. Тому можна комп’ютеризувати лише окремі часто повторювані прийоми контролю. Ефективні результати досягаються за умови можливості конвертації даних бухгалтерської системи підприємства до програмного середовища системи контролера або адаптації системи контролера до структури інформаційної бази підприємства.

Впровадження у практику контролю викладених вище висновків і рекомендацій надасть можливість покращити якість ревізії, забезпечити відповідність інформації, що отримується в процесі перевірок, сучасним вимогам її оперативності і достовірності, забезпечити належне документування процесу і результатів контролю, а також дозволить підвищити ефективність контрольної діяльності в цілому.

Література:

1. Аналіз та аудит фінансової звітності підприємств: із використанням комп’ютерних технологій (на прикладі програми Audit-Expert): Навч. посіб./В. І. Крисюк, В. А.Шпильовий,Б. В.Крисюк та інш.: За заг. ред. проф. В. І. Крисюка. – К.: Вид-во Європ. Ун-ту, 2006. 268 с.

2. Живко З. Б., Франчук В. І., Живко М. О. Контрольно-ревізійна діяльність. Конспект лекцій. Модуль 1 і 2: Навч. Посібник. – К.: Алерба, 2008. – 444 с.

3. Закон України «По бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99р. №996-ХІV(зі змінами і доповненнями)//Бух. облік і аудит. – 1999. - №6. – С. 9 – 13.

4. Закон України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» від 26.01.93 № 2939-ХІІ (зі змінами і доповненнями)// Відомості Верховної Ради України. – 1993 - №13. – С. 110

5. Усач Б. Ф., Дачишин Я. В., Штикова Л. М. Аудит і судово-бухгалтерська експертиза. – Львів: Каменяр, 2006р. – 134 с.

6. Шквір В. Д., Загородній А. Г., Височан О. С. Інформаційні системи і технології в обліку: Практикум. – К.: Знання, 2006 р. – 429 с.

7. Яковлєв Ю. П. Контролінг на базі інформаційних технологій. – К.: ЦНЛ, 2008. – 318 с.