К.е.н. Сєкіріна Н.В.,

Мазуренко А.А.

Донецький національний університет економіки і торгівлі

імені Михайла Туган-Барановського

Етапи проведення інвентаризації

Інвентаризація – це елемент методу бухгалтерського обліку і методичний прийом економічного контролю. Розробка раціональної організації та ефективної методики проведення інвентаризації основана на дослідженні та виокремленні її етапів.

Поділу інвентаризації на етапи присвячена значна кількість робіт таких науковців, як С. Бардаш, Є. Калюга, О. Голенко, Л. Чижевська, Л. Сук та інших.

Метою дослідження є виділення науково обґрунтованих етапів інвентаризації.

Аналізуючи економічну літературу, можна дійти висновку про те, що існують різні підходи до визначення етапів інвентаризації, однак між ними немає єдності.

Наприклад, Л.В. Чижевська виділяє сім основних етапів інвентаризації: підготовча робота; зняття фактичних залишків і їх запис; перевірка інвентарних описів; оцінка об’єктів інвентаризації; порівняння даних інвентаризації з даними бухгалтерського обліку; регулювання інвентаризаційних різниць; оформлення результатів інвентаризації [3]. Є.В.Калюга вважає, що інвентаризація включає в себе п’ять етапів: підготовчий; натуральну і документальну перевірки; таксувальний; порівнювально-аналітичний; підсумковий [4].

При виділенні етапів інвентаризації насамперед необхідно зазначити, що вони мають повністю відповідати порядку проведення інвентаризації згідно з чинними законодавчо-правовими актами.

Вважаємо доцільним розділити процес інвентаризації на чотири етапи. На кожному етапі використовуються різний набір інвентаризаційних процедур і прийомів, які залежать від об’єктів інвентаризації. Найчастіше проводять інвентаризацію матеріальних активів підприємства, тому визначимо етапи та процедури, що здійснюються під час інвентаризації саме матеріальних активів.

Перший етап – підготовчий, під час якого відбувається визначення об’єктів, кількості та строків проведення інвентаризації, крім випадків, коли вона є обов’язковою [2]. Бухгалтерська служба в процесі короткострокового та оперативного планування інвентаризаційної роботи розробляє календарний план, який затверджує керівник підприємства. Керівник підприємства підписує розпорядчий документ щодо створення постійно діючої (робочої) інвентаризаційної комісії, яку він або його заступник очолює. Члени комісії повинні бути компетентними, здатними визначити технічний стан об’єктів інвентаризації, їх реальну вартість і т.д. Для зменшення ймовірності зловживань та фальсифікацій результатів доцільно не призначати головами комісій осіб, матеріально відповідальних за ті види активів, що інвентаризуються, а також бухгалтерів, що ведуть облік цих активів, власного капіталу та зобов’язань. Далі керівник видає розпорядчий документ на проведення інвентаризації, з яким повинні бути ознайомлені всі члени інвентаризаційної комісії. Серед членів цієї комісії проводиться інструктаж стосовно об’єктів інвентаризації, методики її проведення, документального оформлення її результатів тощо. Матеріально відповідальні особи повинні надати розписки, в яких підтверджується, що до початку проведення інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи передані бухгалтерії, а матеріальні активи, які надійшли на їх відповідальне зберігання, оприбутковані, а ті, що вибули, списані у видаток. Також цими особами повинен бути зроблений звіт про останні операції та виведення залишків по матеріальних активах. Задля забезпечення раціональності, оперативності та об’єктивності інвентаризації також потрібно виконати такі підготовчі заходи: огляд місця проведення інвентаризації; перевірка наявності договорів про повну матеріальну відповідальність; перевірка ваговимірювального господарства; опломбування місць зберігання, що мають окремі виходи; підготовка об’єктів інвентаризації до перевірки, тобто розміщення в зручному порядку; підготовка бланків первинних документів для оформлення результатів інвентаризації.

Другим етапом є технологічно-документальний – це безпосередня перевірка наявності та стану матеріальних активів, правильності їх визначення, формування інформаційної бази для перевірки облікових оцінок та визначення підстав для їх подальшого перегляду.

На цьому етапі використовують весь комплекс технічних прийомів інвентаризації: органолептичних, розрахунково-аналітичних, документальних.

Одержані дані про фактичну наявність, стан та оцінку активів заносять у інвентаризаційні описи або акти інвентаризації (залежно від виду об’єктів, що інвентаризуються), які підписуються усіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальними особами. Вимоги щодо належного оформлення інвентаризаційних описів наведені в п. 14 Положення про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються, а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду, затверджене постановою КМУ від 02.03.93 р. № 158. Оформлені описи (акти) передаються до бухгалтерії підприємства.

На третьому етапі, порівняльно-аналітичному, здійснюється порівняння облікових даних про матеріальні активи з фактичними, встановленими під час перевірки. З метою виявлення результатів інвентаризації бухгалтерія складає порівняльні відомості.

Попереднім результатом інвентаризації може бути відповідність фактичних і облікових даних, нестача (фактичні залишки менші від облікових), надлишки (фактичні залишки більші облікових). Нестача та надлишки мають назву інвентаризаційних різниць. Однак, вони відображають переважно кількісні розбіжності даних про наявність майна, а відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.99 р. №996-ХІV та стандартів бухгалтерського обліку під час проведення інвентаризації необхідно перевіряти правильність визнання, стану та оцінки активів та зобов’язань підприємства.

Тому попередніми результатами інвентаризації також може бути завищення або заниження облікових оцінок активів та зобов’язань; невідповідність критеріям визнання активів взагалі чи визнання активами певної категорії зокрема; змін реального стану активів, невідображена в обліку.

За підсумками проведеної інвентаризації інвентаризаційна комісія складає протокол.

На четвертому етапі, що є підсумковим, визначають кінцеві результати інвентаризації. Складається протокол інвентаризаційної комісії, який підписує керівник підприємства. Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства.

На всіх етапах проведення інвентаризації є постійні, незмінні процедури, зокрема, документування результатів, складання порівняльних відомостей і таке інше, але є й такі, що змінюються залежно від об’єктів, що інвентаризуються.

Запропонований поділ інвентаризації на етапи зроблений з метою узагальнення поглядів різних науковців на цей процес. Виділення даних етапів може стати основою для подальших наукових досліджень щодо вдосконалення інвентаризації.

Література:

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.99 р. № 996-ХІV зі змінами та доповненнями.

2. Інструкція з інвентаризації основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. №69

3. Чижевська Л.В. Бухгалтерський баланс: проблеми теорії і практики. – Житомир, - 1998.

4. Калюга Є.В. Зміст, порядок проведення і вдосконалення методичних прийомів інвентаризації // Вісник податкової служби України. – 2001. - №5.