Щербина С.А., Плищук О.М.

Буковинська державна фінансова академія, Україна

Особливості тайм-менеджменту

Кожен із нас, хто хоч трохи зацікавлений в своєму успіху на роботі, в кар’єрі, в особистому житті, не раз замислювався, яким же чином можна підвищити ефективність використання свого часу. Як же можна навчитись керувати часом, якщо час – це поняття неосяжне? Ми повинні навчитись будувати своє життя з урахуванням його двох особливостей – обмеженості часу та його необоротності. Тема використання часу є досить актуальною та цікавою. Сьогодні всім не вистачає часу. Світ стає занадто «зайнятий», тому просто необхідно навчитись правильно використовувати такий обмежений ресурс як час.

Дану тему розглядали та досліджували такі науковці як Г. Архангельський, И. Михалицина, Н. Бондаренко, Н. Власова, Ю. Юткина та ін.

Тайм-менеджмент – це система ефективного розподілу часу для виконання поставлених перед собою цілей та задач [4]. Є припущення, що нестача часу для роботи залежить певною мірою від особливостей національного характеру. Так, наприклад, менеджери США, Німеччини, Англії: систематично планують майбутнє; одну справу роблять в один час; працюють у фіксований час; пунктуальні; підчиняються графіку роботи; розбивають проекти на етапи; строго притримуються планів.

Менеджери східних народів: реагують на ситуацію; підлаштовуються під графік партнера; розглядають всі можливості; вносять деякі легкі корективи; не приймають швидких рішень, їм треба подумати.

Українські менеджери: планують тільки в загальному; роблять кілька справ одночасно; працюють в будь-який час; не пунктуальні; непердбачуваний графік; дозволяють проектам накладатись один на другий; міняють плани [2].

По даним міжнародної консультаційної компанії «Chipin&Pather» 36% (78 робочих днів на рік) ми витрачаємо практично впусту [6].

Існує декілька прийомів тайм-менеджменту для того, щоб оптимізувати свій час.

Прийом перший – планування – один з основних елементів управління часом. Адже час затрачений на планування, призводить до зменшення часу на роботу вцілому. Для того, щоб скласти список справ можна використати два методи.

Метод перший – це «АВС-аналіз» згідно з яким, А-задачі – це найважливіші, для їх виконання необхідно всього 10% часу, але значимість А-задач оцінюється в 70%. В-задачі – це задачі середньої важкості, вони складають приблизно 20% по затратам часу і 20% по значимості. А С-задачі займають приблизно 70% часу, але вносять вклад в розмірі всього 10%.

Метод другий – метод поєднання критеріїв «важливості та терміновості».Усі справи можна поділити таким чином:

· А – важливі й термінові;

· В – важливі й не термінові;

· С – не важливі й термінові;

· D – не важливі й не термінові;

Прийом третій – вміння виконувати не приємні справи.

Прийом четвертий – корегування спілкування з оточуючими.

Прийом п’ятий – вміння поєднувати роботу та відпочинок [6].

Також ви можете розпланувати свій робочий день за допомогою щоденника.

Алгоритм щоденного планування:

1. Відмітьте «жорсткі» зустрічі, для яких вже відомий точний час. Плануючи зустрічі, закладайте резерви на непередбачувані обставини.

2. Складіть список «гнучких» задач, тобто таких які не мають жорсткого часу виконання.

3. Виділіть яскравим кольором ті задачі, які необхідно виконати в першу чергу. А саме: значимі для виконання інших задач, неприємні, давно відкладені.

4. «Забюджетуйте» час на великі «гнучкі» задачі. Або підпишіть до них кількість часу на виконання, або відмітьте його на графіку дня. Пам’ятайте: планувати і бюджетувати більше 60-70% робочого дня – нереально.

5. Протягом дня охайно викреслюйте зроблене. Не виконане помічайте значком до переносу на наступний день.

Звіряйтесь з планом напротязі дня і корегуйте його якщо змінились обставини. План – не «закон». План – інструмент орієнтації. План – інструмент досягнення результатів [1].

Якою же може бути стратегія подолання проблеми «нестача часу»? Пітер Сінге радить наступне:

1. Об’єднання програм. Більшість програм можуть бути об’єднані в одну. Наприклад, програми управління якістю, стратегічний підхід, навчання діалогу і груповим рішенням, кадрова політика. Фінансове планування тощо.

2. Виділяти час для роздумів.

3. Довірте людям самістійно розпоряджатися особистим часом. Якщо людям дати можливісь жити по своїм графікам, оцінюючи їх діяльність по результатам, то можна досягти більш значимих успіхів.

4. Перерва – цінна частина робочого часу. Послаблюючи часовий натиск, можна отримати куди більш продуктивну якісну роботу.

5. Потрібно навчити людей позбуватись непотрібної робити. Необхідно провести аналіз і видалити більшість не потрібних функцій.

6. Відмова від політиканства. Очистка компанії від політиканства та бюрократичного сміття звільняє до 20% часового ресурсу. Люди можуть годинами обговорювати політичні інтриги у власній компанії.

7. Потрібно вміти відкидати незначні вимоги навіть якщо вони виникають від вищого керівництва [3].

На сайті www.kadrovik.ru було проведено опитування про ставлення до тайм-менеджменту. Результати виявились такими:

1. Вважаю його вкрай корисним та ефективним інструментом для підвищення продуктивності праці 26,10 % (83 голоси).

2. Ефективність тайм-менеджменту у великій мірі залежить від компетентності менеджера, котрий його використовує 46,23% (147 голосів).

3. Хороший менеджер і так вміє управляти своїм часом, тому тайм-менеджмент йому не потрібний 23,9% (76 голосів).

4. Це зовсім безкорисливий «винахід» консалтингових і коучингових організацій, необхідний лише для вибивання грошей з клієнта 3,77% (12 голосів) [4].

Отже, напевно, Вам потрібен тайм-менеджмент, якщо на наступні питання ви відповісте «Так»:

1. Ви затримуєтесь на роботі хоча б раз на тиждень більше ніж на годину.

2. Ніколи не вибираєтесь із завалу справ.

3. Із багатьох задач вам необхідно обрати одну і ви не знаєте яку.

4. Ваші підлеглі поспішають та метушаться, при цьому нічого не встигають виконати.

5. У вашому відділі 5 людей ледве встигають виконувати роботу, з якою в аналогічному відділі справляються троє.

Хочеться сказати, що в організації особистого часу важливі не загальні правила, а індивідуальний стиль, котрий людина для себе знаходить, котрий для неї комфортний і дає максимальну ефективність. Тобто ефективну систему організації свого часу людина може розробляти тільки самостійно. Звичайно ж, опираючись на всі ті загальні правила, котрі викладені в даній статті.

Література:

1. Архангельский Г. Корпоративные стандарты тайм-менеджмента / Г. Архангельский // E-xecutive. – http://seminars.management.com.ua

2. Бондаренко Н. Тайм-менеджмент и особинности национального характера / Н. Бондаренко // УралБизнесОбразование. – http://www.time-manag.ru

3. Власова Н. Как сочетать новые проекты или преобразования с текущими делами? / Н. Власова // Эпиграф. –http://www.financialfamily.ru

4. Громова О. Тайм-менеджмент. Роботе тайм / О. Громова // Компания. –

http://www.jobs.ua

5. Михалицина И. Пять заблуждений тайм-менеджмента / И. Михалицина // Start Coach. – http://www.financialfamily.ru

6. Юткина Ю. Тайм-менеджмент. Модная «шткчка» или нужда? / Ю. Юткина // Личные деньги. – http://www.mainjob.ru