7. Учет и аудит

Будорацкая Т.Л., Журавлева Н.М.

Одесский национальный политехнический университет

Бухгалтерский учет с использованием электронных таблиц для анализа.

Современная бухгалтерия  занимает  одно  из  ведущих  мест  в  управлении предприятием. Бухгалтер занимается не только ведением бухгалтерских  счетов,  но  и осуществляет большую  работу,  включающую  планирование,  контроль,  оценку,  проводит  аудит  и  разработку  управленческих  решений относительно хозяйственной деятельности предприятия [1].

Необходимым условием совершенствования управления  предприятием является  коренная реконструкция   его   технической   и   информационной    базы    на    базе автоматизированной  системы  учета   с   использованием   автоматизированных рабочих  мест  бухгалтера [2]. За последнее время значительно увеличился процент использования готовых программных пакетов бухгалтерской сферы для предприятий как средних, так и малых форм. Однако, несмотря на достаточно большой выбор специализированных бухгалтерских программ, они несут в основном только учетные функции. Конечно, программу можно доработать, но стоимость внесения модификаций может оказаться слишком высокой.

Между тем, Microsoft Office Excel является простым и мощным средством, с помощью которого можно анализировать данные и обмениваться ими с другими пользователями, что позволяет принимать более обоснованные решения. Всегда можно экспортировать исходные данные из бухгалтерской программы в файл формата Excel для дальнейшей обработки. Такая операция поддерживается практически всеми программами. Кроме того, электронные таблицы широко используются в компаниях, а большинство пользователей, работающих с информацией, имеет доступ к электронным таблицам и знает, как ими пользоваться.

В качестве основного средства для получения многомерного анализа данных бухгалтерского и налогового учета используются сводные таблицы MS Excel. Экспорт данных в MS Excel осуществляется с соответствующим выбором списка полей по усмотрению пользователя. После экспорта данных можно выполнить при необходимости дополнительные вычисления.

Приведем пример, где в бухгалтерской информационной системе внедрен пакет «1С-Предриятие 7.7». Анализ проведем с помощью MS Excel, используя механизм OLE Automation. Фактически «1С-Предприятие» будет использоваться и по своему прямому назначению учета и по поставке результатов учета в аналитическую программу MS Excel, с помощью которой производится дальнейшая обработка информации [3].

В режиме Конфигуратора пакета «1С-Предприятие» создается внешний отчет, а с помощью Конструктора запросов создается запрос на выборку данных из документов. Запросы представляют инструмент добычи информации. Для экспорта данных в электронные таблицы создаются пользовательские процедуры с использованием простых методов встроенного языка «1С-Предприятия». Например, для анализа продаж используются документы Расходная накладная, служащие источником информации для анализа (рис.1) и данные запроса в MS Excel (рис.2).

Рисунок 1. Исходный вид документа Расходная накладная.

Рисунок 2. Данные запроса в MS Excel из Расходной накладной.

После экспорта данных создание сводных таблиц позволит проанализировать объемы продаж товаров, как в количественном, так и в стоимостном выражении в разрезе периодов (год, месяц), контрагентов, номенклатуры товаров (рис.3), а также с учетом уровней цен (рис.4).

Рисунок 3. Сводная таблица для анализа продаж в разрезе периодов,

контрагентов, номенклатуры товаров.

Рисунок 3. Сводная таблица для анализа по выбранному уровню цен.

Создав более подробный запрос по всем данным документа, можно увеличить количество срезов (измерений) по партиям товаров, по видам валовых доходов. Так как структура сводных таблиц представлена заголовками страниц, строк и столбцов в качестве измерений, то, используя для заголовка несколько измерений, получим иерархическую структуру (напр. Год, Квартал, Месяц).

Обобщая, мы видим, что можно осуществить анализ движения товаров и готовой продукции, кроме того, сводные таблицы позволяют оперативно анализировать товарооборот предприятия в самых различных срезах и ракурсах: виды и группы товаров, периоды, покупатели, склады и т.д.

Т.о. можно сказать, что средствами MS Excel предоставляется ряд аналитических функций:

- расчеты и вычисления по нескольким измерениям, иерархиям и/или

членам;

- углубление в данные, для просмотра информации на более

детализированном уровне;

- переход к детальным данным, лежащим в основе анализа.

Следует учесть, что MS Excel предпочитает краткость и рассчитана на определенный объем информации. Перенося в Excel большие таблицы, можно столкнуться с определенными проблемами. Общее количество строк в сводной таблице не должно превышать тысячу, что в принципе для анализа в средних и малых предприятиях весьма приемлемо.

Литература:

1. Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. – К.: Знання, 2004. – 447 с.

2. Писаревська Т.А. Інформаційні системи обліку та аудиту: Навчальний посіб. – К.: КНЕУ, 2004. – 369 с.

3. Дубянский В.М. Конфигурирование и администрирование. Экспресс-курс. – СПб.: БХВ-Петербург, 2005. – 176 с.