Кривюк І.Д., група ОА-31

Науковий керівник Кудлаєва Н.В.

Буковинська державна фінансова академія

Особливості податкового та бухгалтерського обліку витрат на відрядження

В Законі України «Про оподаткування прибутку підприємств» немає визначення поняття ні відрядження, ні службового відрядження. При цьому вище вказаний закон оперує тільки поняттям "відрядження", не наголошуючи на тому, яке воно, службове або неслужбове. Тому виникає думка, що Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» прирівнює неслужбове відрядження до службового та всі його вимоги рівною мірою відносяться як до одного, так і до другого. З огляду на детальне розмежування витрат, що включаються і не включаються до валових, і те, що основний критерій такого вибору є те, чи пов’язані ці витрати з господарською діяльністю підприємства, виникає думка, що між обліком витрат на службове і не службове відрядження в податковому та бухгалтерському обліку є різниця і дуже суттєва.

Дослідженню обліку витрат підприємства, і зокрема витрат на відрядження прсвячено багато робіт вітчизняних науковців, зокрема С. Голова, Т. Жолобчука, М. Карапушенко, О. Коропа, В. Костюченко.

Метою написанні даного дослідження є проаналізувати особливості податкового та бухгалтерського обліку витрат на відрядження.

Об’єктом дослідження є витрати підприємства на відрядження, предметом дослідження є відмінності бухгалтерського обліку витрат на відрядження від податкового.

Під відрядженням в Законі України «Про оподаткування прибутку підприємств» розуміється саме службове відрядження.

У свою чергу, Інструкція № 59 не містить хоч якої-небудь інформації про те, яка відмінність у тлумаченні цієї інструкції є між службовим і неслужбовим відрядженням. Якщо підходити суворо, то службове відрядження має бути відрядженням, пов’язаним зі службою, тобто з звичайною діяльністю підприємства. Будь-яке відрядження будь-якого працівника підприємства, пов’язане з господарською діяльністю підприємства, є в трактуванні Інструкції № 59 службовим.

Порядок відображення в бухгалтерському обліку витрат на службові відрядження регламентується П(С)БО 16, відповідно до п. 6 якого витратами звітного періоду визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводять до зменшення власного капіталу, за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені. Залежно від мети відрядження, визначеної завданням на відрядження, такі витрати відображаються на відповідних рахунках бухгалтерського обліку. До складу загальновиробничих витрат згідно з пп. 15.1 п. 15 П(С)БО 16 включаються витрати на відрядження працівників цехового персоналу та відповідно до Інструкції № 291 відображаються за дебетом рахунку 91 «Загальновиробничі витрати». Витрати на службові відрядження працівників апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського персоналу відповідно до п. 18 П(С)БО 16 відносяться до адміністративних витрат і відображаються за дебетом рахунку 92 «Адміністративні витрати». Витрати на відрядження працівників, зайнятих збутом, відповідно до п. 19 П(С)БО 16 включаються до складу витрат на збут і відображаються за дебетом рахунку 93 «Витрати на збут». Згідно з п. 26 П(С)БО 16 витрати на відрядження можуть бути також віднесені до інших операційних витрат, у цьому випадку вони відображаються на рахунку 94 «Інші операційні витрати» [3, 36].

У бухгалтерському обліку відповідно до Інструкції № 291 для розрахунків з підзвітними особами використовується рахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами», який дебетується на суми коштів, виданих під звіт, у кореспонденції з рахунками обліку коштів і кредитується в кореспонденції з рахунками витрат або з рахунками придбаних активів на суми коштів, витрачених згідно із завданнями і підтверджених звітами про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт . Дебетове сальдо визначає суму заборгованості підзвітних осіб підприємству, тобто невикористані підзвітні суми, кредитове — суму перевитрат підзвітних осіб за звітами про використання коштів.

Основне завдання бухгалтера з відображення витрат на відрядження - це точне формування величини витрат на відрядження, що входить до складу валових витрат.

Підприємства - платники податку на прибуток, відповідно до пп.5.4.8 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств", витрати на відрядження фізичної особи, що перебуває в трудових відносинах з таким підприємством або є членом його керівних органів, відносять на свої валові витрати в межах фактичних витрат такої особи, пов’язаних з проїздом, проживанням, харчуванням і т.д [1].

Для включення витрат на відрядження до складу валових витрат необхідне дотримання кількох умов:

1. Повинні бути підтверджені документи про зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства - платника податку на прибуток.

2. У підприємства повинні бути відповідні первинні документи. На підставі пп. 5.3.9 ст. 5 Закону не відносяться до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними або іншими документами, обов’язковість ведення і збереження яких передбачена правилами податкового обліку. Наприклад, відсутність рахунків готелів, проїзних документів, запрошень, договорів, відсутність відміток і печаток у посвідченні про відрядження, відсутність самого посвідчення, неоформлений акт закупівлі і т. д. Первинними документами, які використовуються для розрахунку й обґрунтування віднесення витрат на відрядження до складу валових витрат, є документи, що використовуються в бухгалтерському обліку.

3. Підприємство повинно дотримуватися діючих норм і правил податкового обліку. Наприклад, не включаються до складу валових витрат суми грошових коштів, суми добових та інших витрат понад встановлені граничні норми, суми добових за відсутності відміток у посвідченні про відрядження про вибуття - прибуття працівника і т. д. Витрати на відрядження включаються до складу валових витрат з податку на прибуток не в момент видачі підзвітній особі грошового авансу, а після затвердження звіту про використання коштів керівником.

4. Датою збільшення валових витрат, відповідно до пп. 11.2.1 Закону, є дата визнання результату відрядження, оприбуткування отриманих цінностей, виконаних робіт, послуг (якщо організоване відрядження для їх отримання). Такою датою є підписання авансового звіту керівником.

Видані підзвітній особі суми добових понад встановлені норми, відповідно до пп. 5.7.1 Закону, до валових витрат платника податку не включаються.

Відповідно до п. 4.10 статті 5 Закону, до складу валових витрат платника податку не включаються 50% витрат на пально-мастильні матеріали, витрати, пов’язані зі стоянкою і паркуванням легкових автомобілів під час виконання службового завдання.

У зв’язку з тим, що порядок розрахунку валових витрат не збігається з правилами визначення витрат для бухгалтерського обліку, можливо, що витрати на відрядження понад норми, встановлені законодавством, у повній сумі відображаються в системі бухгалтерського обліку, але до системи податкового обліку включаються за нормами, встановленими Законом. Це викликає необхідність коригування відображення витрат на відрядження для бухгалтерського і податкового обліку.

Можливий варіант, коли через підзвітну особу придбаний товар. Товар оприбуткований, а заборгованість перед підзвітною особою за цей товар з якихось причин не погашена. Тоді в обліку податку на прибуток необхідно враховувати таке: валові витрати при цьому виникають, відповідно до пп. 11.2.1 абзацу 3 статті 11 Закону, на момент оприбуткування фактично отриманого товару. Якщо протягом терміну позовної давності (3 роки), заборгованість не погашена, такі товари, відповідно до п. 23 статті 1 Закону, вважаються безплатно наданими підприємству, формується дохід з інших джерел.

Отже, при обліку витрат на відрядження необхідно приділяти увагу витратним статтям, які згідно Закону України „Про оподаткування прибутку підприємств” не включаються до складу валових витрат підприємства. Насамперед, це витрати які не пов’язані з господарською діяльністю підприємства, а також суми завищених витрат на відрядження. Не правильне включення витрат до валових несе за собою зниження суму прибутку і як наслідок сплаченого податку на прибуток. Це загрожує підприємству майбутніми штрафними санкціями при проведенні податкової перевірки.

Також, при податковому обліку необхідно звернути увагу на витрати що включають до валових, оскільки занижені суми витрат збільшують суму прибутку, і як наслідок суму податку на прибуток, що є невигідним для підприємства.

Тому правильний і своєчасний податковий та бухгалтерський облік витрат на відрядження дозволить підприємству уникнути вищевказаних сценаріїв розвитку подій і точно визначити суми витрат, які визначають прибуток до оподаткування.

Таким чином, податковий облік дає можливість визначити суму прибутку до оподаткування, а бухгалтерський облік дає можливість визначити суму реального прибутку підприємства.

Список використаної літератури

1. Закон України "Про оподаткування прибутку підприємства" від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР. Зі змінами і доповненнями

2. Наказ МФУ "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон" від 13.03.1998 р. № 59.

3. Чернецька Р. Бухгалтерський облік витрат на відрядження// Вісник податкової служби. - № 27. -2007. - С. 36-42