Кожукіна О.Е.

Донецький національний університет економіки и торгівлі імені Михайла Туган-Барановського, Україна

Облік виробничих запасів в умовах автоматизації

Для здійснення виробничо-господарської діяльності підприємствами всіх форм власності та галузей економіки використовують виробничі запаси, які є найбільш важливою і значною частиною активів підприємства. Вони займають особливе місце у складі майна та домінуючі позиції у структурі витрат підприємств різних сфер діяльності. Виробничі запаси є складовою частиною групи матеріальних ресурсів, які формують економічні (виробничі) ресурси [1].

Від того, наскільки оптимально буде вирішено питання із закупівлею і доставкою матеріалів, залежать не лише фінансові результати діяльності підприємства, але і сама можливість його існування. Тому аналітична інформація про склад, кількість, вартість, рух матеріалів, використовуваних у виробництві, життєво необхідна будь-якому підприємству не лише для цілей оперативного обліку але і для прийняття своєчасних управлінських рішень, планування бюджету, забезпечення контролю за рухом і збереженням матеріальних ресурсів. Крім того, помилки у формуванні вартості заготівлі матеріалів приводять до відхилень фактичної собівартості списання матеріалів у виробництво і неправильного формування собівартості продукції, а це чревато серйозними податковими наслідками.

Бухгалтерський і оперативний облік товарно-матеріальних цінностей один з найскладніших ділянок, оскільки повинен відповідати і всім потребам підприємства, і своєчасним нормативним і методологічним вимогам. Працюючи в умовах ринку і конкуренції, власник вимушений постійно аналізувати вигідність придбання і виробництва різних видів засобів, порівнювати витрати, викликані не економним використанням ресурсів і потенційний прибуток від їх ефективного використання. Бухгалтерський облік не лише відображає господарську діяльність, але і впливає на неї. Він дає важливу інформацію, що дозволяє контролювати збереження матеріальних ресурсів, правильне їх використання і виявлення додаткових резервів зниження собівартості.

На рахунку 20 "Виробничих запасів" ведеться облік наявності і руху, що належать підприємству запасів сировини і матеріалів, купувальних напівфабрикатів і комплектуючих виробів (у тому числі сировини і матеріалів, що знаходяться в дорозі і в переробці), будівельних матеріалів, запасних частин, матеріалів сільськогосподарського призначення, палива, тари і тарних матеріалів, а також відходів основного виробництва. Порядок ведення аналітичного обліку сировини і матеріалів, купувальних напівфабрикатів, палива і так далі Інструкцією не визначений. Проте вказується, що аналітичний облік запасних частин здійснюється по місцях зберігання і однорідних групах (механічна група, електрична група і т. д.). Аналітичний облік машин, устаткування, двигунів, вузлів і агрегатів обмінного фонду здійснюється по групах: придатні до експлуатації (нові і відновлені); що підлягають відновленню (на складі) або що знаходяться в ремонті. Таким чином, бухгалтери підприємств відповідно до Інструкції повинні самостійно вирішувати, як організувати аналітичний облік виробничих запасів (окрім запасних частин) залежно від конкретних умов діяльності підприємства і ведення бухгалтерського обліку. Способи відображення в синтетичному і аналітичному обліку фактичної собівартості запасів (первинній, балансовій їх вартості), призначених для виробництва продукції (робіт, послуг), давно відпрацьовані теоретично і практично. Завдання головного бухгалтера (бухгалтера) виробничого підприємства - вибрати такий спосіб організації обліку запасів, який в найбільшій мірі відповідає умовам його діяльності. Всі ці проблеми обліку і зумовлюють актуальність вибраної теми [4].

Облік виробничих запасів здійснюється за такими напрямками:

• кількісний і вартісний облік;

• облік заготівлі та придбання матеріалів та розрахунків з постачальниками;

• наявності та руху на складах;

• використання у процесі виробництва;

• продажу, реалізації матеріальних цінностей і розрахунків з покупцями.

Різноманіття форм власності в період ринкової економіки, розширення прав підприємств у керуванні економікою, галузеві особливості виробництва вимагають альтернативних, а часом і різноманітних підходів при рішенні конкретних питань методики й техніки ведення обліку виробничих запасів. Тому для вирішення проблем обліку виробничих запасів, а також оптимізації роботи бухгалтера необхідно автоматизувати облік, який може бути реалізован за допомогою таких прикладних пакетів, як ««Парус», «Акцент», «1С: підприємство» та ін. [1]

В роботі було проаналізовано використання вище названих пакетів прикладних програм. Основним способом відображення операцій в обліку виробничих запасів в системі «1С: Підприємство», є введення документів програми, що відповідають первинним бухгалтерським документам. Крім того, допускається безпосереднє введення окремих проводок. Для групового введення проводок можна використати типові операції - простий інструмент автоматизації, що легко і швидко налаштовується користувачем.

Реалізовано облік руху, надходження і вибуття виробничих запасів. Підтримується введення і друк прибуткових і витратних накладних, оборотно-сальдових відомостей. На підставі прибуткових документів формуються книги придбання встановленого зразка. Автоматизовані операції за розрахунками з постачальниками, покупцями, прихід матеріалів по накладних, і відпустка у виробництво. При відображенні операцій по вступу автоматично розбиваються на окремих постачальників [5].

При оформленні операцій у середовищі програми «Акцент», пов'язаних з грошовими коштами, спочатку вводяться дані про залишки в касі, за допомогою плану рахунків і довідника рахунку. Далі необхідно відкрити довідник і визначити чи є типові операції по обліку грошових коштів, якщо вони відсутні, то самостійно створити їх і зберегти в довіднику типових операцій, якщо типові операції існують, то їх треба вибрати з довідника, відредагувати і зберегти у базі даних.

Далі відбувається контроль введення, якщо є присутніми помилки, то необхідно повернутися до стадії формування операцій, якщо помилок немає, то при необхідності вводяться ще дані. Акцент самостійно формує стандартні звіти і пропонує сформувати нестандартні. Якщо вибран стандартний звіт, то програма при визначенні конкретного виду звіту сама відбирає необхідні параметри, показники з бази даних і виводить на екран готовий звіт, який перевіряється і його можна вивести на друк.

Якщо вибран нестандартний звіт, то користувач самостійно вводить необхідні параметри відбору і програма на підставі бази даних формує звіт, який виводить на екран, він перевіряється і його можна вивести на друк.

Облік матеріалів та їх відпуск у пакеті «Парус-Підприємство» виконується у двох модулях: «Парус - Торгівля та склад» і «Парус-Бухгалтерія». Робота в системі програми «Парус» розпочинається з прийому первинної інформації (товарно-транспортні накладні (ТТН), приходні накладні). Бухгалтер перевіряє зміст документа на повноту й чіткість записів, наявність необхідних реквізитів тощо. Далі технологією передбачено, що бухгалтер працює безпосередньо з персональним комп'ютером, починаючи із завантаження системи і вибору в головному меню одного із режимів роботи, а саме: введення документів; коригування документів; розрахунок; друкування та виведення на екран; копіювання [2].

У модулі «Парус – Торгівля і склад» дозволяє вести облік виробничих запасів у натуральному і вартісному вираженні з моменту надходження до продажу і списання (наявність, переміщення, списання); вести журнали платежів; партійний облік; журнали виробничих запасів; виконувати резервування запасів; працювати з особовими рахунками контрагентів; забезпечення комплектування і розкомплектування запасів. Модуль дозволяє одержати повну звітність по складу. При спільній роботі з модулем «Парус-Бухгалтерія» забезпечується пряма обробка складських операцій у бухгалтерській підсистемі.

Модуль «Парус-Бухгалтерія» дозволяє вести облік у національній валюті, в іноземних валютах і в гривневому еквіваленті паралельно по таким ділянкам: товарно-матеріальні цінності, кошти на рахунках та інші об`єкти обліку. При цьому деталізація обліку можлива по рахунках розширеного аналітичного обліку до п`ятого порядку, а також по ряду допоміжних ознак, якими можна доповнювати бухгалтерські проводки; використовувати для оцінки матеріальних цінностей методи «Облікові ціни», «Середні ціни», «Партійний облік», «Облік по даті надходження», а також вести облік по складах і матеріально-відповідальних особах [3].

Таким чином, завдання та проблеми обліку виробничих запасів можуть бути реалізовані та вирішені у середовищах пакетів прикладних програм таких, як «Парус», «Акцент», та «1С: підприємство».

Виробничим підприємствам для більш ретельнішого обліку товарно-матеріальних цінностей рекомендовано використовувати не лише загальні пакети програм, а їх окремі модулі(розділи): для «Парус-Підприємство» - це модулі «Парус: Торгівля і склад» і «Парус: Бухгалтерія»; у середовищі «Акцент» - «Акцент: Торгівля і склад»; в «1С: Підприємство» використовується більш детальніший компонент програми «1С: Торгівля і склад».

Облік у всіх програмах ведеться по рахунку 20 «Виробничі запаси» і його субрахунках, але технологія аналітичного обліку виробничих запасів повинна розроблятися самим підприємством і фіксуватися в обліковій політиці, посадових інструкціях.

Список використаних літературних джерел

1. Бухгалтерський фінансовий облік: Підручник для студентів спеціальності «Облік і аудит» вищих навчальних закладів./За редакцією проф. Ф.Ф. Бутинця. -5-е вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП «Рута»,2003. -726 с.

2. Войтюшенко Н.М., Інформаційні системи і технології в обліку [Текст] : навч.посіб. - Донецьк: ДонНУЕТ, 2009 – 340с.

3. Войтюшенко Н.М. «Робота з пакетом «Парус-Підприємство» версія 7.40: методичні вказівки для проведення лабораторних занять і самостійної роботи студентів. – ДонДУЕТ: Донецьк, 2005р.

4. Горицкая Н.Г. Бухгалтерский учет и финансовый анализ: Практическое пособие. - К.: ООО Редакция газеты "Бухгалтерия. Налоги. Бизнес", 2001. - 288 с

5. Тарахтий О.П. «1С:Бухгалтерия 7.7 для Украины. Теория и практика. – Шепетовка: «Аспект», 2006.-100с.