Современные информационные технологии/3. Программное обеспечение

Леонов Н.Н., Ябс Е. Е.

Северо-Казахстанский государственный университет им. М.Козыбаева, Казахстан

К ВОПРОСУ О НЕОБХОДИМОСТИ РАЗРАБОТКИ СИСТЕМЫ МОНИТОРИНГА И УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССОМ ПЕЧАТИ

В настоящее время, когда финансирование малых и средних организаций является централизованным и сводится лишь к обеспечению самым оптимальным набором необходимых средств, всё острее встает вопрос об обслуживании и материальном обеспечении большинства учреждений. На фоне этого, многие руководители предпринимают попытки каким-либо образом разрешить данную проблему и найти выход из сложившейся ситуации. Одной из таких проблемных ситуаций является поиск средств на приобретение расходных материалов и проведение мероприятий по ремонту и обслуживанию компьютерной техники. Не всегда и не во всех организациях, а так же учреждениях, предполагается явное финансирование услуг печати, что создает дополнительные проблемы по мониторингу расходов и контролю доступа к устройствам печати.

В связи с вышесказанным, возникает необходимость приобрести или разработать программные средства по обеспечению типичных учреждений и большинства организаций системой контроля расходных материалов, а так же предоставить возможность простого и эффективного администрирования данной системы.

На данный момент очень сложно найти программные продукты, которые могли бы выполнять все необходимые функции по мониторингу и контролю процесса печати. В продаже существуют платные подобия нужного программного обеспечения, но, к сожалению, даже они не могут удовлетворить предъявляемые к ним требования.

Так как, поиск подходящего программного обеспечения не увенчался успехом из-за отсутствия требуемых функций у рассматриваемых приложений и достаточно большой их стоимости, то было принято решение спроектировать и разработать программное обеспечение, которое будет позволять осуществлять мониторинг и управление процессом печати.

Сама по себе идея появилась в процессе изучения деятельности небольшой государственной организации, которая рассматривала вопрос о выявлении способов решения проблемных ситуаций, связанных с финансированием мероприятий по ремонту компьютерной техники и закупки расходных материалов для заправки картриджей.

Таким образом, исследовалась организация доступа сотрудников учреждения к устройствам печати, а так же формы и методы мониторинга и управления процессом печати. В конечном итоге, данный вопрос сводился к необходимости использовать соответствующие программы, которые смогли бы осуществлять все необходимые функции, возлагаемые руководствующим персоналом или ответственным лицом.

В связи с тем, что в здании учреждения, для которого необходимо разработать требуемое программное обеспечение, находится более 2-х десятков компьютеров и несколько единиц прочего компьютерного оборудования, то весьма целесообразно предполагать о наличии среди коллектива затруднений, касающихся использования этой техники. При уже незначительных наблюдениях и опросах, было установлено, что проблемы возникают по части использования печатающих устройств, а в частности вопроса обслуживания принтеров. На протяжении длительного срока (3-х лет) не может быть установлено четких правил, ограничивающих доступ или каким-либо образом улучшающих эксплуатацию принтеров. У сотрудников учреждения возникает ряд вопросов. Их интересует, на какие средства должны заправляться принтеры, как контролировать расход чернил и тонера, можно ли установить оптимальный уровень использования печатающих устройств, а так же как ограничить доступ к принтерам посторонним и нежелательным лицам.

Для решения поставленных вопросов, был собран необходимый материал о находящемся оборудовании: компьютер, два принтера и сканер. Принтеры и сканер подключены к одному ПК (ОС Microsoft Windows XP Home Edition). Локальная сеть в кабинете отсутствует. Все драйвера на принтеры и на сканер имеются и установлены. Данный компьютер в основном, используется для отправки документов на принтеры и сканирования бумажных материалов.

Типы печатаемых документов за месяц наблюдений: 3450 страниц из приложения MS_Word, 623 страницы формата PDF, 317 страниц – из программы просмотра изображений и факсов, а так же 112 страниц напечатано из приложения MS_PowerPoint. Использование печатающих устройств наблюдается с 8 утра и до 10 вечера, что затрудняет контроль пользователей оборудованием и, соответственно, вызывает проблемы при обслуживании используемой техники в плане финансирования.

Исходя из всего выше сказанного, можно прийти к выводу, что в данном случае необходима программа, которая, каким-либо образом позволяла бы фиксировать количество печатаемых страниц, а так же вела мониторинг пользователей, ограничивая при этом доступ к принтерам посторонним и нежелательным лицам. Это основные функции, которыми должна обладать разрабатываемая система, помимо этого программное обеспечение должно обеспечивать простой, удобный и эффективный способ управления всей системой, а так же должна являться автоматизированной и требовать вмешательства администратора только в крайних случаях. Реализация всех этих функций позволит значительно снизить расходы на обслуживание компьютерной оргтехники, при необходимости, выявить целевое назначение устройств печати, а так же правильно распределить суммы затрат между участниками системы, что то же является не маловажной возможностью для администрирующих лиц.