Озерова М.М.

Белгородский государственный национальный

исследовательский университет, Россия

ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА В АСПЕКТЕ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

Под деловой беседой понимается коммуникативный контакт между двумя или более людьми, уполномоченными своими организациями для взаимодействия с целью установления деловых отношений, разрешения проблемных вопросов или поиска рациональных путей выхода из затруднительных ситуаций, принимая во внимание особенности личности, национальность, систему ценностей и речевые характеристики собеседника.

При любом деловом общении учитываются особенности личности, характера, возраста, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения [3, 396].

Практика корпоративной коммуникации показывает, что при решении вопросов, связанных с деловым общением, большое значение имеет то, насколько эффективно участники беседы могут установить контакт между оппонентами. Самой распространённой формой общения является беседа. Деловая беседа, в отличие от неформальной, содержит конкретные цели, план-проект, точное время и определённое место. Каждый из собеседников стремится достигнуть максимальных результатов с минимальными затратами и усилиями при проведении беседы.

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач [2, 152].

Деловая беседа требует тщательной подготовки, которая включает ряд стадий:

1. Подготовительная, которая включает определение цели беседы, времени и места её проведения, продумывание деталей разговора, составление перечня интересующих вопросов, а также подготовку необходимых материалов и документов.

2. Начало беседы: В начале беседы необходимо установить контакт с собеседником, заинтересовать его. Существует несколько уловок, для положительного впечатления. Перечислим некоторые из них:

· Обращаться к своему собеседнику по имени. Делать уместные комплименты, такие, которые подчёркивали деловые качества и внутренний мир собеседника, а не его внешность. Например, «Вы очень тонко почувствовали логику моих размышлений» или «С Вами очень приятно иметь дело».

Важно, чтобы комплимент не противоречил фактам. Например, Ваш собеседник не выспался и мучается от головной боли, а Вы скажете ему о том, как он прекрасно выглядит. В этом случае комплимент будет иметь негативный подтекст и восприниматься как усмешка.

· Вести себя естественно.

· В ходе беседы необходимо использовать «правильные» жесты: не складывать руки на груди, не прятать глаз, не прикрывать рот, не сжимать руки в кулаки. Они говорят о закрытости человека, ложности излагаемых фактов, оборонительной позиции.

· Если Вы заметили, что Ваш собеседник положил голову на руку, стал стучать ногой о пол, то это говорит о том, что ему скучно. При этом необходимо разрядить обстановку и на некоторое время отойти от главной цели беседы. Если же собеседник расстёгивает пиджак, выпрямляет ноги, то это говорит о правильности Ваших действий.

· Имейте в запасе несколько шутливых историй, анекдотов, которые у затруднительной ситуации могли бы прийти к Вам на помощь

3. Основная часть беседы. Эта стадия нацелена на передачу запланированной информации, а также выявление мотивов и целей оппонента. Для успешного проведения беседы необходимо владеть техникой активного слушания, вникать в суть вопросов и понимать чувства и мысли своего собеседника. Вся излагаемая информация должна быть краткой, логичной, грамотной. Стараться не уходить от темы беседы и всегда помнить о её цели.

4. Завершение беседы. Успешность данной стадии заключается в достижении поставленной цели. Если же этого не удалось, следует постараться найти компромиссное решение. Очень важно не создавать напряжённую обстановку, а также поддерживать контакт с собеседником, если есть необходимость иметь с ним дело и в дальнейшем.

Таким образом, деловая беседа является одной из самых распространённых форм деловой коммуникации, целью которой является выяснение мнений, а также решение вопросов заинтересованными в этом людьми.

В любой деловой беседе необходимо учитывать следующие факторы:

Причём каждый из факторов является равноценным кластером. Остановимся на их детальном анализе.

Благоприятная обстановка. Если Вы назначили беседу в своём кабинете, то нужно постараться, чтобы в ходе её проведения Вас никто не беспокоил, отключить средства связи, постараться, чтобы никто не беспокоил. Обстановка должна быть уединённой, тихой, располагающей для деловой беседы. Немаловажным фактором здесь является эргономика кабинета, где будет всё происходить. Если есть необходимость встретиться на нейтральной территории, нужно тщательно выбирать место. Помещение не должно иметь яркого оформления, цвета должны быть мягкими, приглушёнными или пастельными, для того чтобы не отвлекаться от конкретной цели деловой беседы.

Использование правильных методов общения. Для успешного проведения деловой беседы необходимо знать её основные методы:

Метод релаксации: Используется в начале беседы, для создания дружественной атмосферы, а также снятия напряжения.

Метод вопроса: С помощью вопросов можно регулировать ход беседы, направлять процесс ведения беседы, удерживать инициативу. Это могут быть закрытые или открытые, уточняющие, зондирующие, зеркальные вопросы и т.д.

Метод «ДА – НО»: Часто партнер приводит хорошо подобранные аргументы. Однако они охватывают или только преимущества, или только слабые стороны. В данном случае Вам надо спокойно согласиться с партнёром, а потом трезво взвесить, чего здесь больше, плюсов или минусов [1, 154].

Рассудительность и рациональность. Во время беседы нужно вести себя сдержанно, спокойно, не проявлять особых эмоций и не реагировать на всплеск эмоций собеседника. Также особое внимание следует уделить речи: тон, темп, использование пауз – незаменимые средства, которые помогают эффективному взаимодействию с собеседником.

Внимание. В среднем человек может удержать внимание от 15 до 20 минут, затем необходимо сделать перерыв. Этот фактор нужно учитывать в ходе беседы, так как собеседник просто перестаёт вникать в суть разговора. В таких случаях имеет смысл попросить пересказать сказанное Вами.

Предметный разговор. Не стоит уравнивать личность собеседника с тем вопросом, по поводу которого вы собрались. Личное отношение к человеку не должно влиять на ведение беседы, так как оно искажает информацию. Необходимо объективно оценивать сказанное Вам.

Достоверность информации. В ходе беседы важно быть искренним, так как ложная информация всегда может раскрыться.

Указанные факторы являются обобщёнными представлениями ведения конструктивной беседы. Учитывая их, становится возможным достижение поставленной цели.

Итак, в аспекте коммуникации, деловая беседа занимает особое место, так как это одна из самых распространённых форм общения. При умелом использовании основных методов, уловок и техник ведения беседы, логичности этапов, полного осознания цели можно достигнуть запланированного результата. Подготовка к проведению деловой беседы позволяет сделать эффективной деловую коммуникацию.

Литература

1. Кузин Ф.А. Культура делового общения / Ф.А. Кузин. – М.: Ось-89, 2011. – 320 с.

2. Русский язык и культура речи: Учебник / Под ред. проф. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2002. – 413 с.

3. Столяренко, Л.Д. Основы психологии / Л.Д. Столяренко. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 671 с.