Ананасова А.Ю., Кравцова Л. В.

Автомобильно–дорожный институт ДонНТУ, г. Горловка

Обоснование применения электронной цифровой подписи на предприятиях

Условия современного бизнеса заставляют компании прибегать к внедрению информационных систем с целью увеличения скорости и эффективности бизнес-процессов. Доля электронных документов в общем объёме материалов, с которыми работают всевозможные предприятия и организации, неуклонно растет. Безусловно, такие изменения идут на пользу предприятию, сокращая издержки и затраты времени персонала на ведение документации.

Однако наряду с преимуществами внедрения электронного документооборота, существуют также некоторые сложности. Наиболее остро встает вопрос обеспечения юридической значимости (юридической силы) электронных документов в системах электронного документооборота.

Другим не менее важным вопросом является вопрос безопасности. Электронные документы все шире используются в корпоративной среде и в государственном управлении, вытесняя бумажные аналоги. Традиционные бумажные технологии делопроизводства и архивирования постепенно уходят в прошлое. И потому сегодня в этих условиях – в условиях глобализации, роста объема информации, активизации информационного обмена, - электронные документы подвергаются серьезным угрозам безопасности.

В таких условиях всё большее значение приобретают технологии защиты систем электронных документов как от внешних, так и от внутренних угроз. Следует учитывать, что электронные документы являются, по сути говоря, наборами единиц и нулей, и к ним невозможно применять такой традиционный метод защиты, как собственноручная подпись. Вместо нее используются электронная цифровая подпись.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) является реквизитом электронного документа и используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.

Электронная цифровая подпись функционально аналогична обычной рукописной подписи на бумаге и обладает всеми ее основными достоинствами:

- удостоверяет, что подписанный документ исходит от лица, его подписавшего;

- гарантирует целостность подписанного документа (защиту от модификаций);

- не дает возможности лицу, подписавшему документ, отказаться от обязательств, связанных с подписанным документом.

Законы Украины приравнивают по юридической силе электронные документы, подписанные ЭЦП, к документам с собственноручной подписью или печатью, а также создают правовую основу для применения ЭЦП и совершения юридически значимых действий путем электронного документооборота.

Таким образом, применение ЭЦП позволяет значительно сократить время движения документов в процессе оформления отчетов и обмена документацией. Использование систем электронного документооборота с применением ЭЦП существенно ускоряет проведение многочисленных коммерческих операций, сокращает объемы бумажной бухгалтерской документации, экономит время сотрудников и расходы предприятия, связанные с заключением договоров, оформлением платежных документов, предоставлением отчетности в контролирующие органы, получением справок от различных госучреждений и прочим. Документы, подписанные ЭЦП, передаются через Интернет или локальную сеть в течение нескольких секунд. Все участники электронного обмена документами получают равные возможности, независимо от их удаленности друг от друга.

Системы электронного документооборота с использованием ЭЦП на сегодняшний день активно внедряются в государственных учреждениях и органах государственной власти, что существенно расширяет возможности применения ЭЦП и развитие электронного документооборота в Украине.

ЭЦП также является одним из распространенных в мире средств защиты и сохранения электронных документов от копирования, модификации и подделки, которая с помощью специального программного обеспечения подтверждает достоверность информации документа, его реквизитов и факта подписания конкретным лицом.

Список использованной литературы:

1. Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение. – Харьков.: «Фактор» – 2006. – 240с.;

2. Смирнова Г.Н. Учебное пособие по дисциплине «Электронные системы управления документооборотом» / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права – М., 2003. – 168с.

3. http://www.cmdsoft.ru – Автоматизированные системы управления предприятием;

4. https://www.masterkey.ua – MASTERKEY. Аккредитованный центр сертификации ключей.

5. http://www.pcweek.ru – PCWEEK LIFE. Корпоративные информационные технологии и решения.

6. http://ecp.at.ua – Электронная цифровая подпись.