*112714*

к.э.н., Романова А.С.

Северо-Кавказский филиал Белгородского государственного технологического университета им. В.Г. Шухова, Россия

Оценка деятельности организации в целом и ее структурных подразделений

Оперативно-стратегические показатели деятельности предприятий и организаций могут применяться для оперативного планирования, могут связывать деятельность предприятия с компонентами стратегии, с показателями эффективности деятельности подразделений предприятий и организаций всех форм собственности. Трудности формирования системы показателей заключаются в том, что процессы экономического развития представляют комплекс огромного количества неразрывно действующих и постоянно меняющихся факторов и получаемых результатов.

Для оценки деятельности организации в целом и ее структурных подразделений все показатели делят на две группы. Стратегические показатели деятельности предприятий и организаций характеризуют цель, миссию применяются только для стратегического учета и планирования. К ним относятся такие показатели как, кэш-флоу, коэффициенты ликвидности, прибыль, оборот, доля постоянных затрат на предприятии. Оперативные показатели применимы только для планирования и учета результатов оперативной деятельности предприятия. К этой группе относят показатели, которые измеряют частные процессы и дублируют показатели первой и второй группы на предприятиях всех форм собственности.

Предложенные показатели позволяют повысить качество управленческих решений на предприятии. Для формирования показателя затрат необходимо оценить ресурсы, необходимые для выполнения заданных целевых показателей. Оценка ресурсов проводится с помощью нормативов и планов мероприятий С помощью нормативов планируется потребность в ресурсах для выполнения показателей объема, номенклатуры выпуска и сроков сдачи продукции. С помощью плана мероприятий, можно спланировать конкретные шаги по уменьшению процента брака и сверхнормативного расхода материалов.

Нормативы и мероприятия оцениваются с точки зрения потребности в финансовых ресурсах. Так появляются бюджеты. Бюджеты содержат все расходы, на которые может повлиять руководитель. Например, предприятие, имея запасы товарно-материальных ценностей, несет затраты, связанные со складированием, расходы по выплатам налога на имущество, а также альтернативные затраты, связанные с невозможностью куда-либо инвестировать оборотные средства находящиеся в виде запасов. Все эти расходы связаны с объектом управления – запасами. Специфика крупных предприятий в данном вопросе заключается в том, что ввиду масштаба предприятия система нормативов значительно превалирует над целевыми мероприятиями. Крупным предприятием значительно легче управлять посредством максимального нормирования всех процессов. Однако далеко не все нормативы при этом являются экономически обоснованными.

Значительная часть из них устарела и не способствует требуемым на сегодня технологическим и организационным параметрам процессов. В то же время внести коррективы в процесс бывает зачастую настолько трудно ввиду большого количества согласований, что этим просто пренебрегают. По назначению все показатели делятся на директивные и расчетные. Директивные показатели отражают главные задачи подразделения в конкретном периоде, используются для оценки деятельности подразделений и стимулирования. Расчетные показатели наряду с директивными, необходимы для организации работы подразделений, обоснования уровня директивных показателей и в аналитических целях. Современная тенденция к развитию инициативы, повышению самостоятельности и ответственности руководителей подразделений, проявляется, наряду с другими факторами, в сокращении числа директивных показателей. Состав директивных показателей для подразделений устанавливается, исходя из приоритетов деятельности организации в плановом периоде, и должен корректироваться при изменении условий внешней среды.

Система учета работы подразделений должна быть построена таким образом, чтобы обеспечить необходимую информацию как для принятия управленческих решений, определяющих деятельность подразделений, так и для оценки и стимулирования этой деятельности. Наиболее целесообразно здесь вести учет по центрам ответственности. В рамках данного учета все общие результаты и затраты организации относятся к тому или иному центру ответственности.

В процессе проектирования необходимо разработать систему управленческого учета затрат по подразделениям и видам продукции с учетом специфики организации. Для построения достоверной и эффективной системы управленческого учета большое значение имеет знание особенностей предприятий химической промышленности, которые определяются рядом факторов: организацией производства, ассортиментом продукции, структурой основных производственных фондов, ценообразованием и выражаются в следующем:

1. Технологические особенности производства, включающие химические, термические, механические и другие процессы.

2. Невозможность создания запасов сырья вследствии утери определенных технических свойств.

3. Сезонность поступления сырья, расчетов с поставщиками, вследствии этого неравномерность загрузки производственных фондов и рабочей силы в течен6ие года, что вызывает колебания себестоимости продукции по месяцам в течение года;

4. Разнообразие технологических схем и оборудования для производства различных видов продукции;

5. Сложность организационной структуры предприятия. Таким образом, специфические особенности предприятий химической промышленности влияют на формирование экономической информации, в рамках созданной системы управленческого учета затрат по подразделениям и видам продукции с учетом специфики организации.

Учет затрат по центрам ответственности позволяет формировать данные о затратах и доходах по каждому центру ответственности таким образом, чтобы отклонения от планового уровня могли быть отнесены на ответственное лицо. Чтобы определить степень единства и различия места возникновения и центра затрат, центра ответственности необходимо выявить цели соответствующих группировок затрат, рассмотреть их развитие в системе управленческого учета. Остановимся на рассмотрении вопроса, как на практике может работать система учета и отчетности, управления деятельностью по центрам ответственности, как сравниваются, контролируются, измеряются результаты применительно к центру ответственности. Каждый центр ответственности в организации выполняет работы по разным программам. В сумме матрица показывает три размерности затратной информации, каждая из которых отвечает на разные вопросы:

1) возникновение статьи издержек (размерность центра ответственности);

2) для какой цели она возникла (размерность программы);

3) какой вид ресурса использовался (размерность элемента затрат).

Если информация по затратам в ячейках суммируется по строкам, в итоге получаются данные учета по центрам ответственности, что важно для управления. Если же эта информация суммируется по столбцам, в итоге выходит информация по товарным затратам, что необходимо для определения цены и оценки рентабельности готовой продукции. Матрица затрат наглядно демонстрирует характер преобразований затратной информации, что эффективно сказывается на внутризаводском контроле и составляемой отчетности. Кроме того, матричная форма представления информации о затратах позволяет избежать дублирования в формировании показателей сводного учета издержек и производства. На основании первичных документов бухгалтерская служба осуществляет учет затрат по нормам, по отклонениям от норм анализирует изменение норм и нормативов в производственном подразделении предприятия. Рассчитываются индексы изменения от норм, составляется отчетная калькуляция по центрам ответственности. Чтобы проанализировать полученную информацию, необходимо:

Применять следующую классификацию затрат на предприятии:

-подконтрольные и неподконтрольные затраты;

-достоверные затраты на предприятии;

-изменяемые и неизбежные статьи расходов на предприятии, например, трансакционные издержки.

При анализе отклонений прослеживается что на уровень издержек обращения оказывают такие затраты как неконтролируемые. К независящим от работы предприятий относится фактор цен. Изменение розничных цен на товары соответственно влияет на абсолютную величину товарооборота на предприятии, следовательно на относительный уровень издержек на предприятии. Изменение оптовых цен на материалы, изменение тарифов на железнодорожные, водные, автомобильные перевозки , изменение арендных ставок за кредит, изменение издержек обращения в целом по предприятию и его структурным подразделениям. На уровень издержек на предприятии могут влиять такие факторы как условия фрахтовки вагонов, равномерность завоза товаров в розничную сеть, выполнение промышленными предприятиями и иными производителями договоров поставки и ряд других факторов внешнего характера. К зависящим, субъективным причинам относятся те, которые обуславливаются деятельностью самих предприятий. Рациональное использование выделенных основных и оборотных фондов, изучение показательного спроса и конъюктуры рынка на предприятии, выполнение плана маркетинга, выбор экономических форм обслуживания на предприятии, соблюдение кредитной и финансовой дисциплины, повышение производительности труда – эти и многие другие факторы внутреннего порядка будут благоприятно влиять на величину прибыли. При анализе отклонений можно привести к выводу по каким статьям затрат возникают наибольшие отклонения от заданного уровня. Обязательно выясняется, по каким причинам произошли отклонения в большую или меньшую сторону, связано это с хищениями, злоупотреблениями, или с качеством обслуживания клиентов. Возможные причины отклонений можно привести в классификаторе, разработанных с учетом деятельности каждого конкретного предприятия. Для правильной организации учета издержек обращения по выделенным центрам ответственности можно прогнозировать деятельность предприятия на следующий финансовый период. Расходы по таким статьям издержек как расходы: на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизация основных производственных фондов на предприятии, расходы на транспортировку, хранение, переработку, доставку , расходы на топливо, на энергию, потери сырья, при перевозке, хранении, реализации, платежи по страхованию имущества предприятия – при организации аналитического учета внутри предприятия можно распределять по каждому магазину, по каждой секции, в разрезе каждой товарной группы. На основании первичных документов в разрезе каждого центра ответственности, на основании ведомостей распределяют расходы по таким статьям как издержки обращения, объем товарооборота.

Система учета отклонений от установленных стандартов и нормативов, схема их отражения на соответствующих счетах бухгалтерского учета, механизм списания и принятия управленческих решений в области управления собственностью включает в себя два направления. Первое направление основано на отражении отклонений в системном бухгалтерском учете на базе использования соответствующих счетов бухгалтерского учета, их анализ с соответствующей специализацией. Результаты деятельности отражаются на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Второе направление базировалось на принципах отражения отклонений в первичной документации и учетных регистрах, на использовании системы соответствующих синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета.

По западному направлению, в бухгалтерии, интегрированной на базе финансовой и управленческой бухгалтерии, разница между фактическими и предварительно определенными издержками отражается на специальном счете «Отклонения от предварительно определенной себестоимости», «Отклонения по заработной плате», «Отклонения по центрам анализа затрат». Для учета этих отклонений на этих счетах бухгалтерского учета можно дебитовать эти счета бухгалтерского учета и кредитовать нормативным методом учета затрат и калькулирования себестоимости продукции, работ, услуг. Остаток счета в этом случае выражает отклонения. В целях контроля фактические издержки обращения можно представить как схему, отраженную на рисунке. После определения фактических издержек обращения по каждому центру ответственности на основании сводной таблицы можно определять фактические издержки обращения по предприятию за отчетный период с указанием нормативных издержек обращения и отклонений от нормы. калькулирования себестоимости продукции, работ, услуг. Остаток счета в этом случае выражает отклонения.

В целях контроля фактические издержки обращения можно представить как схему. После определения фактических издержек обращения по каждому центру ответственности на основании сводной таблицы можно определять фактические издержки обращения по предприятию за отчетный период с указанием нормативных издержек обращения и отклонений от нормы. При нормативном методе учета важна надлежащая организация оперативного контроля издержек обращения на предприятии.

Используются методы: технико-экономических расчетов, ставкам, и другим расчетным нормам на предприятии, исходя из штатной численности работников, на основании договоров, на основе расчетно-аналитических или экономико-статистических методов с учетом влияния различных факторов в планируемом периоде времени. Цель предварительного контроля заключается в составлении сметы. При планировании издержек на предприятии повышается качество торгового обслуживания на предприятии, планируется объем и структура товарооборота за исследуемый период времени, формируются показатели развития и планирования материально-технической базы на предприятии. Второй этап – текущий ежедневный контроль. Преимущества этого контроля – затраты можно контролировать сразу после их возникновения. Для этого после составления сметы отдельно в книге или журнале можно рассчитывать и распределять плановый розничный товарооборот центра ответственности на каждый рабочий день.

Для контроля надо рассчитывать фактические данные на предприятии:

-объем товарооборота: фактическая выручка за день;

- расходы по транспортировке товаров: удельный вес расходов, умноженный на факт. однодн, т\о;

- расходы на оплату труда на предприятии: утвержденные нормы и расценки на предприятии, тарифы умноженные на факт. т\о за день;

- отчисления на социальны нужды на предприятии;

- налоги: норма к объему товарооборота.

Сравнивая нормативные и фактические данные на предприятии, мы ведем ежедневный контроль – определяем, выполнен ли план товарооборота на предприятии, сколько составляет отклонение, как обстоят дела с издержками обращения на предприятии и по какой статье образовался перерасход. Своевременное определение по товарообороту и по затратам дает возможность вовремя принять управленческие решения на месте и исправить ошибки, не дожидаясь окончания отчетного периода времени, что является преимуществом этого этапа контроля.

Последующий контроль – это анализ хозяйственной деятельности на предприятии по отчетам предприятия.

Мы предлагаем следующие виды контроля:

- контроль по сметам,

- контроль по отклонениям от смет на предприятии,

- контроль по изменениям норм.

Контроль по сметам в последующем контроле можно не производить, так как он происходит в первом этапе контроля.

В третьем этапе определяются фактические затраты по формуле:

Зф= Зн±О±И,

где Зф – затраты фактические; Зн – затраты нормативные; O – величина отклонений от норм; И – величина изменений от норм.

При анализе издержек обращения наиболее часто исследуются факторы, влияющие на размер прибыли структурного подразделения предприятия. Влияние объема розничного товарооборота на предприятии определяется путем условного подразделения расходов на независящие от объема товарооборота: условно-постоянные и условно- переменные расходы на предприятия. Чтобы определить влияние изменений объема розничного товарооборота на предприятии на общий уровень издержек обращения, нужно пересчитать прогнозируемый уровень условно-постоянных издержек на предприятии.

Уровень транспортных расходов по соли будет выше, чем по сахару, а по сахару – выше, чем по тканям и так далее. Данные анализа и результаты контроля необходимо учитывать при дальнейшем прогнозе показателей деятельности предприятия на отчетный период времени.

При стратегическом планировании на предприятии следует учитывать ряд факторов. Основное условие деятельности - развитая материально-техническая база и розничная сеть предприятий торговли. На расширение и оптимальное обслуживание торговых площадей влияет комплексная рационализация, способствующая правильному распределению торговых площадей для продажи товаров по отдельным группам, увеличению торговых площадей для продажи товаров, работ, услуг на предприятии и для выкладки товаров. Затраты ручного труда в торговле связаны с погрузочно-разгрузочными работами, перемещением товаров внутри магазина, потому, что степень механизации этих работ также не отвечает предъявленным требованиям.

В последние годы, к сожалению, положение не улучшается, а ухудшается, количество холодильного и другого торгово-технического оборудования не увеличивается. Чтобы использовать на полную мощность технологическое оборудование, большегрузные холодильники, решать проблемы фондоотдачи, оптимизировать издержки обращения, увеличить, ускорить товарооборот на предприятии можно организовать дополнительные услуги населению: раскрой ткани на дому, реализацию соответствующих товаров, обслуживание на дому, применение системы заказов на товары и т.д. В оптимизации издержек обращения особое значение имеют расходы, связанные с товарными запасами. Переходящие остатки составляют квартальный запас на предприятии. и причина этому не только экономическая нестабильность.

Спрос покупателей изучается довольно редко, товары завозятся без знания соответствующей действительной потребности в них, существующая система товаропродвижения малоэффективна. Назрела необходимость формирования концепции «Управление запасами», «Управление предприятием потребительской кооперации».

Решение вопросов ускорения товарооборачиваемости позволяет высвободить собственные оборотные средства, снизить расходы по уплате процентов за кредит. Важный фактор – повышение производительности труда в торговле в результате внедрения новой техники и технологии.За рубежом в изучении по товарно-групповых издержек обращения в торговле в начале Х1Х в. были сделаны лишь первые шаги, которые были связаны с именением профессора И.Ф.Шера. По данным российских ученых он проанализировал в 1910 году калькуляции Базельского общества потребителей Швейцарии по 12 группам товаров за 11 лет – с 1898 по 1908 г.Калькуляция рассматривалась по 8 группам продовольственных и 4 группам непоследственных товаров.

Исследования проводились с целью:

- определения издержкоемкости и рентабельности торговли по отдельным товарным группам,

- оценки конкурентоспособности кооперативов на предприятии;

- изыскания мер к удешевлению торгового аппарата, улучшения системы цен.

Позднее с США и Германии были поведены исследования по данной проблеме, преимущественно в оптовой торговле, В США такие исследования вели министерство торговли под руководством Дж.Милларда, ими также занимались и министерство земледелия. Распределение общих издержек между группами товаров, производили пропорционально объему или стоимости товарных групп, товарных запасов, весу реализованных товаров и др. Метод учета прямых расходов не применяли.

Позднее в зарубежной экономической литературе стали оживленно обсуждаться методы подсчета торговых расходов по товарным группам. Задачей исследования стала разработка практически приемлемых методов исчисления себестоимости продукции, работ, услуг, что стало предметом исследовании Марианны Биттинг в ее докторской диссертации.

В самом понятии доходности в розничном бизнесе нет ничего очевидного, простого или прямолинейного. Товар может быть представлен в одном свете, когда замеряешь его «грязную маржу» (валовой доход) и выглядеть совершенно по-другому с точки зрения чистой прибыли. Исследования супермаркетов «Marsh» показало, что скоропортящиеся продукты и товары непродовольственного сектора играют большую роль в формировании валового дохода, чем в объемах продаж. Оборот бакалейных товаров, наоборот, высок, однако их маржа невелика. В этом, по словам, авторов, и заключается сложность самого понятия доходности.

Многое завит от того, что и как измерять, какие расходы и как учитывать. В работе сети супермаркетов предусмотрены специальные проекты для покупателей, которые превышают доходность отдельно каждого товара и всего предприятия в целом. Например, многие предприниматели никогда не опустят цену ниже 99% за двух литровую емкость напитка «Cola», но «Marsh» идет на это и в конечном итого выигрывает на возросшем покупательском потоке.

Компании определяет прибыльность продукта, Определяет грязную маржу по каждой категории в магазине. Исследовательский отдел собрал информацию по всем компонентам издержек, включая содержания склада и других помещений, трудовые затраты, включая содержание других помещений, склады и т.д. Непрямые расходы, связанные с менеджментом, не читывались. Эти данные были введены в формулу, созданную Институтом пищевого маркетинга. В ассоциации при электронном включении в базу на каждую упаковку продукта тратиться в среднем по 2 секунды, так же 2 секунды тратится на считывание штрихкода продукта. 60% всех упаковок проходит через руки сотрудника, который покует товар. Это время подсчитывается при расчете издержек на фасовку и реализацию.

Результат подобной скурпулезной работы заносят в таблицу, в которой отражены по группам товаров валовой доход (%), прибыль (%), средняя розничная цена за единицу, средний валовый доход, средняя прибыль за проданную единицы продукции, средняя прибыль за проданную продукции (долл.) Данные об издержках, издержкоемкости, доходоемкости по товарным группам не приводится, а представление об издержках по каждой единицы продукции. При формировании системы показателей для конкретного подразделения необходимо определить состав показателей и их назначение, способы их измерения и методику исчисления. В этой методике также рассматривается расчет арендной платы на количество на количество упаковок, хранящихся в помещении продукта.

Размер прибыли структурного подразделения предприятия. зависит от метода учета прямых расходов, от методов исчисления себестоимости продукции, работ, услуг. Для распределения расходов по фасовке в отечественной калькуляции тоже представлен более рациональный и более универсальный подход.