*113073*
Студентка Коновалова Е.
С.
ФГБОУВПО
«Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина»
ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ
СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ И МЕТОДЫ ИХ ПРЕОДОЛЕНИЯ
Автоматизация документооборота на сегодняшний
день стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а
насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация
документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы,
позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и
стратегических решений [1]. Внедрение систем электронного документооборота
целесообразно и эффективно тогда, когда проводится одновременно во всей
организации, а не только в отдельных рабочих местах.
Одна из главных проблем внедрения систем
электронного документооборота – консерватизм сотрудников, не желающих обучаться
новому и понимать необходимость внедрения подобных систем в свою работу.
Особенно эта проблема касается организаций, ведущих консервативную кадровую политику.
Чтобы разрешить эту проблему, нужно индивидуально подходить к каждому
сотруднику. Если человек несколько десятков лет проработал с традиционной
бумажной документацией, то ему довольно трудно быстро адаптироваться к
меняющимся условиям ведения электронного документооборота, так как это ведет к
дополнительной нагрузке, не снижая основных обязанностей. Переход к внедрению
систем электронного документооборота можно сделать постепенным: например, сначала внедрить только
электронную почту. Работа с электронной почтой достаточно понятна, сотрудники
легко к ней привыкают. Затем можно постепенно приучать сотрудников организации
искать необходимые им справочные материалы на внутреннем интранет-сервере.
Благодаря этому люди привыкнут читать документы с экрана, работать с
электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход
сократит тиражирование бумажных документов и облегчит их обновление.
Внедрение систем электронного документооборота
обеспечивает прозрачность деятельности компании. Из этого вытекает второй
фактор – нежелание руководителя внедрять систему. В госучреждениях в рамках
федеральных целевой программы «Информационное общество» (2011-2020) должен быть
обязательно внедрен электронный документооборот [2], а для коммерческих организаций
– это решение руководителя. Некоторым руководителям проще вызвать
ответственного исполнителя по документу, чем самому вникать в суть дела и текст
документа. Очень часто руководство компании считает вопросы организации
документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в
конечном итоге именно эти вопросы становятся решающими в деле повышения
эффективности бизнес-процессов компании. Решение этой проблемы – убедить
руководителя внедрить подобную систему, показать экономическую эффективность и
выгоду от внедрения.
Третьей проблемой внедрения систем электронного
документооборота в организацию является необходимость обеспечения юридической
силы документов. Регулирование данного вида отношений осуществляется путем
действия Федерального
закона Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной
подписи» [3]. Электронные документы, которые имеют
правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной
подписью».
Четвертой проблемой внедрения систем
электронного документооборота является взаимосвязь организации с внешним
окружением и обмен документами между ними. Зачастую информация из параллельных
структур или организаций, с которыми происходит постоянное взаимодействие,
поступает в бумажном виде. Электронным образом оформляются только незначительные
сделки, выполняющиеся на стандартных условиях. Упростить данный обмен помогут
сканеры, так как создание электронных образов документов помогают попасть
документам во внутреннюю систему электронного документооборота. Электронный
архив существующих документов нужно создавать из бумажного путем сканирования.
Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, то лучше
предусмотреть и серверное распознавание текстов и установленные на рабочих
местах программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь
возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с
необходимыми опциями и сохранять их в нужном ему формате.
Пятая проблема внедрения систем электронного
документооборота – постоянная структурная реорганизация. Из-за этого очень сложно прописать
маршруты движения документов, так как почти во всех системах эти маршруты
должны быть жестко прописаны. Для решения этой проблемы идеально подходит
модульный принцип организации систем электронного документооборота. Вначале следует
создать, например, электронный архив или внедрить модуль «Канцелярия», затем
постепенно открывать доступ к архиву отдельным подразделениям, периодически
модернизируя систему документооборота. Коллектив организации должен быть
подготовлен к переменам, чтобы не создавать проблемы внедрения электронного
документооборота.
Руководство организации, заинтересованное в успехе
внедрения систем
электронного документооборота позволяет сделать вывод о том, что внедрение имеет все шансы на успешное
завершение. Сотрудники службы документационного обеспечения управления могут
частично взять на себя роль менеджеров проекта,
поскольку они обычно знают текущий уровень загрузки различных служб и могут
оценить сроки внедрения достаточно реалистично. Строгое соблюдение правил и
регламентов работы с системой принесет реальную пользу от использования систем электронного
документооборота. Позиция руководства в отношении автоматизации особенно важна в вопросах
нейтрализации консерватизма сотрудников – их нежеланием отказываться от
привычных способов работы с бумажными документами. Сотрудники должны понимать и
видеть, что система не усложняет их жизнь, а призвана повысить эффективность
работы их лично и организации в целом.
Литература:
1.
Автоматизация документооборота. Внедрение системы электронного
документооборота в вопросах и ответах [Электронный
ресурс] // Directum: электронный документооборот и управление взаимодействием. - Электрон.
дан. – Режим доступа: http://www.directum.ru/425833.aspx;
2.
Государственная программа «Информационное общество (2011 - 2020 годы)» [Электронный ресурс] // Федеральные целевые программы. - Электрон. дан.
– Режим доступа: http://fcp.economy.gov.ru/cgi-bin/cis/fcp.cgi/Fcp/ViewFcp/View/2012/369/;
3.
Федеральный
закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс. - Электрон. дан. – Режим
доступа: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=116033.