У
теорії та практиці менеджменту виділяють такі методи побудови організаційних
структур.
Метод
поділу за функціями. Формування управлінської одиниці здійснюється за функціями
підприємства. Це означає, що для таких функцій, як постачання, виробництво,
маркетинг, фінансова, кадрова та ін., є своя управлінська одиниця. Кожна така
одиниця централізовано виконує свої функції на рівні всього підприємства,
включно з внутрішніми підрозділами й окремими філіалами. Безперечно, що
характер діяльності підприємства, його мета і стратегія визначають характер
функцій та кількість їх. Переваги методу поділу за функціями такі:
виділення
відносної важливості кожної управлінської функції;
використання
спеціалізації та її переваг;
високий
ступінь узгодженості й контролю в межах однієї конкретної функції та можливість
єдиного підходу до розв'язання будь-якої проблеми, пов'язаної з цією функцією.
Недоліками
цього методу можна вважати:
ускладнення
узгодженості й координації між різними функціональними менеджерами;
ускладнення
централізованого контролю за управлінськими функціями, особливо якщо вони
розподілені в різних географічних районах;
розширення
сфер управлінської функції ускладнює підбір відповідного керівника, оскільки
він має володіти широкою спеціалізацією, що, в свою чергу, ускладнює його
службове просування.
При
використанні методу розподілу за функціями необхідно враховувати й вирішувати
проблеми, виходячи з конкретних умов відповідного підприємства. Таким чином,
усі структурні підрозділи органу управління об'єднуються в ланцюг головних
груп.
Перша
- структурні підрозділи об'єктів управління. Головна проблема при цьому полягає
в тому, щоб не вийти за межі керованості, з одного боку, і не створити
карликових підрозділів для керівництва невеликою кількістю об'єктів - з іншого.
Друга
- головні функціональні структурні підрозділи (планування, контроль).
Третя
- група підрозділів, що забезпечують здійснення міжгалузевих, господарських
функцій (постачання, збут, фінанси, кадри та ін.).
Четверта
- допоміжні та обслуговуючі підрозділи (канцелярія, архів тощо).
П'ята
- керівництво, його заступники, президія, рада тощо.
Метод
розподілу за групами (категоріями) споживачів. Використовується на
підприємствах, що мають справу з різними групами споживачів. Кожна управлінська
одиниця спеціалізується на відповідній групі споживачів і здійснює необхідні
функції. Найчастіше цей метод застосовується для формування управлінських
підрозділів, які здійснюють такі функції, як постачання, розробка/продукції, її
виробництво, реклама, реалізація тощо, відповідно до вимог кожної групи
споживачів. Такий підхід забезпечує ефективний збут готової продукції підприємства,
дає змогу набирати фахівців і планувати їхню роботу відповідно до вимог
будь-якої групи споживачів, координувати дії в межах однієї одиниці. Недоліки:
складність координації діяльності різних управлінських одиниць, неможливість
використання переваг однієї функції тощо.
Метод
поділу за географічним положенням. Згідно з цим методом кожна філія конкретного
підприємства розглядається як незалежна управлінська одиниця, що здійснює всі
необхідні функції. Адміністративний поділ та розподіл робіт здійснюється з
урахуванням внутрішніх умов, без втручання центрального керівництва, крім
випадків, коли рішення окремих питань входить до компетенції самої центральної
адміністрації. Такими питаннями можуть бути: постачання, фінансування, реклама
тощо. Перевагами цього методу є: організація робіт з урахуванням місцевих умов;
самостійність філій, відсутність бюрократичних перешкод; сприяння просуванню
керівників філій на більш високі посади. Це найбільш вдалий метод при розробці
робіт за географічними районами.
Метод
комбінованого підходу. По мірі збільшення організації та розширення
управлінських функцій, зростання масштабу діяльності застосування якогось
одного методу стає недостатнім. У такому разі використовуються різні методи.
При цьому використовують переваги кожного методу і, в міру можливості, уникають
його недоліків, що забезпечує найбільш ефективне функціонування організаційної
структури управління.
Різноманітність
та складність організаційних структур, факторів та умов, що їх визначають,
об'єктивно зумовлюють існування різноманітних методів удосконалення останніх.
Найбільш відомі такі методи.
Експертний
метод полягає в попередньому дослідженні діючої структури управління, виявленні
її слабких місць. Аналіз цих показників дає змогу встановлювати недоліки резервів
у діяльності системи управління, поставити їм точний діагноз. Як правило, ця
робота супроводжується проведенням так званого прогностичного аналізу, завдання
якого полягає у вивченні поведінки діючої системи в динаміці, виявленні
тенденцій її зміни, а також у поясненні причин, що зумовили ці зміни.
Експертний
метод у практиці вдосконалення організаційних структур використовується досить
широко. Це пояснюється недостатнім розвитком кількісних методів аналізу,
недоліками нормативної бази тощо. Перевагою експертного методу є оперативність
отримання результатів аналізу та розробка рекомендацій щодо усунення недоліків
організаційних структур.
Метод
порівняння та аналогії полягає у використанні при вдосконаленні організації
управління елементів механізму управління, організаційних форм та рішень, котрі
виправдали себе на практиці на підприємствах із подібними умовами (розмір, тип
виробництва, складність продукції тощо). Цей метод передбачає розробку та
вдосконалення типових структур управління, норм керованості, типового складу
функцій управління, різноманітних розрахункових формул для визначення
нормативів чисельності управлінського апарату. Він орієнтує на постійний склад
функцій управління, ставить жорсткі обмеження у виборі організаційних структур.
Метод
структуризації мети ґрунтується на уявленні про виробничо-господарську
організацію як багатоцільову систему. Метод передбачає структуризацію мети
(завдань) організації за відповідними ознаками, які є основою для виділення
видів діяльності, складу управлінських робіт. Метод організаційного моделювання
ґрунтується на використанні відповідних формалізованих уявлень (моделей)
об'єкта і структури управління. До методів організаційного моделювання слід
віднести ті, в яких використовуються параметричні залежності об'єкта і суб'єкта
управління. Сутність цих методів полягає у встановленні зв'язків параметрів
системи управління й виробничо-технічних факторів, у визначенні спрямованості
дій та міцності цих зв'язків.
Вибір
конкретного методу проведення робіт з удосконалення організаційної структури
управління залежить від характеру проблем, що стоять перед підприємством,
наявності ресурсів, кваліфікованих виконавців, міри обґрунтованості нормативної
та методичної бази й інших умов. На практиці, як правило, використовується
поєднання розглянутих методів, котрі доповнюють один одного.
Список використаних
джерел
1.Райсс М. «Оптимальная сложность управленческих
структур» // Проблемы теории и практики управления. - 2004. - №5.
2. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Теория организации -
М.:изд. Экзамен, 2003 – 320с.