Поляк Мар’яна Миколаївна

Буковинська державна фінансова академія

м.Чернівці

Науковий керівник:

Філіпчук Марія Володимирівна

Роль і місце Інтернет – технологій у вивченні діловодства

У сучасному діловодстві актуальність Інтернет – технологій стає все більш автоматизованим процесом. На сучасному етапі важко уявити собі значні за розмірами масиви документації, які обробляються без застосування комп’ютерної техніки, а Інтернет – технології дають більш швидкий та широкий доступ до широкого спектра інформаційних ресурсів.

Дослідження проблеми застосування Інтернет – технологій в діловодстві останнім часом достатньо активно досліджується науковцями. Так, В.Є.Баласанян, висвітлює рішення проблем документообігу у вигляді мережевого комп’ютерного контролю над документами, розглядає складові ефективності при використанні систем автоматизації діловодства, проблеми розширення АСДО [1,с.27]. Т. Р. Біла розглядає організаційні питання проектування АСДО, основні вимоги до технічного завдання та пректування АС і до приймальної документації на АС [2,с.49]. О. Єфімова розглядає можливості використання програмного забезпечення, побудованого на основі Інтернет – технологій , в традиційному процесі діловодства С. Л. Кузнєцов розробив рекомендації щодо створення системи автоматизації, запропонував структуру та зміст технічного завдання та розробку передбачувальної системи [4,с.67].Л. А. Сисоєва дослідила структуру концепції побудови корпоративної системи управління документами, алгоритм основних етапів виконання робіт [5,с.76].

Мережа Інтернет має широкий спектр функціональних можливостей, які можуть бути застосовані у процесі вивчення діловодства. По – перше, слід виділити проблему принципів побудови програмного забезпечення, в рамках Інтернет – технології . Особливо важливим є аспект використання Інтернет – технології як принципу взаємодії окремих модулів програмного забезпечення.

Серед основних варіантів взаємодії програмних модулів, тобто можливої архітектури побудови програмного забезпечення виділяють чотири види архітектури: локальна архітектура; мережева архітектура, що забезпечує спільне використання даних; дворівнева архітектура «клієнт - сервер»; трирівнева архітектура «клієнт – сервер додатків – сервер баз даних» [3,с.53]. Відмінності між перерахованими архітектурами полягають в порядку взаємодії між модулями , що забезпечують обробку даних і модулями, що забезпечують зберігання даних,а також у різному розподілі цих модулів між комп’ютерами, об’єднаними в мережу.

Якщо при використанні локальної архітектури у ситуації,коли декілька станцій одночасно звернуться до однієї і тієї ж одиниці інформації, може викликати порушення цілісності збереження даних, то програмне забезпеченням, побудоване за архітектурою «клієнт - сервер» дозволяє вирішити проблему одночасного звернення кількох користувачів: на комп’ютери користувачів – клієнтські станції встановлюються модулі, які займаються обробкою інформації, виділяється централізований модуль - сервер, який забезпечує зберігання даних та взаємодію між клієнтськими частинами програмного забезпечення і базою даних. Така організація дозволяє вирішити проблему спільного використання даних, яка часто постає у вивченні діловодства. Але у зв’язку з тим ,що доводиться передавати великі обсяги даних по мережі, виникає нова проблема – забезпечення швидкого рівня системи. Її дозволяє вирішити трирівнева архітектура, у якій модуль відповідальний за обробку даних, і модуль, що забезпечує зберігання даних, розташовується централізовано (сервер додатків та сервер баз даних), на клієнтські станції встановлюються тільки модулі, що забезпечують передачу

даних між станцією і сервером додатків. Навантаження на канали зв’язку між клієнтами і сервером буде значно меншим [4,с.57].

Internet-технологія передбачає побудову програмного забезпечення саме за трирівневою структурою. В якості клієнтського програмного забезпечення виступають стандартні оглядачі Internet , наприклад Internet Explorer. Саме з ними працюють користувачі системи, які отримують доступ до інформації, що зберігається на сервері баз даних, і оброблювальної за допомогою сервера додатків.

Важливо відзначити, що хоча початковою парадигмою побудови мережі Internet є загальнодоступність інформаційних ресурсів мережі, internet-технологія включає компоненти, відповідальні за організацію розмежування доступу до інформації, що зберігається і забезпечують належний рівень збереження її секретності [5,с.75].

Для вивчення діловодства важливим є контроль виконання документів. Для вирішення цієї проблеми ефективним є застосування WorkRoute 2000 і CyberRouting . Вони побудовані на базі систем управління документами DOCS Open і WorkRoute з використанням Інтернет-технології. Сформована самостійно функціонуюча система WorkRoute 2000 забезпечує управління діловими процесами. Основним завданням систем CyberRouting і WorkRoute 2000 є маршрутизація завдань між учасниками ділового процесу в рамках організації контролю їх виконання. Базовим поняттям категоріального апарату є поняття маршруту - послідовності етапів виконання тієї або іншої роботи в рамках ділового процесу. Частина роботи, яку повинен виконати на певному етапі конкретний виконавець, є завдання. Кожен маршрут має свого ініціатора, тобто користувача системи, що видає завдання виконавцям. Також маршрут має свого ініціатора, тобто користувача системи, що видає завдання виконавцям. Також маршрут може мати спостерігачів – користувачів, яким доступна інформація про стан проходження маршруту. WorkRoute I використовує вільну маршрутизацію, при якій учасник ділового процесу, що володіє відповідними правами, сам складає список користувачів, яким пересилаються завдання, визначає порядок їх передачі . WorkRoute II грунтується на жорстокій

маршрутизації, при якій діловий процес досить формалізований і може бути заздалегідь описаний графічно. При цьому можливе складання дуже складних умов передачі завдання. У момент же направлення завдання на виконання ініціатор тільки призначає конкретних виконавців на зазначені ролі. Системи DOCS Routing , CyberRouting і WorkRoute 2000 надають можливості використання шаблонів маршрутів.

Побудовані з використанням Інтернет – технології продукти CyberRouting і WorkRoute 2000 реалізують наступні функції: послідовно паралельна маршрутизація – система забезпечує формування завдань, які повинні використовуватись в чітко визначеній послідовності, або ж одночасно з додатковим забезпеченням умов синхронізації; автоматичне нагадування виконавцям про порушення встановлених часових термінів обробки документів, використання шаблонів маршрутів; управління маршрутом в режимі реального часу; забезпечення оперативно обміну повідомленнями - в системі закладений механізм, що надає можливість виконавцю обміну думками з іншими учасниками ділового процесу з фіксацією всієї інформації; аудит роботи виконавців – всі дії виконавців і системи протоколюються в автоматичному режимі; виписка / повернення документів, що обробляються прикріплених до завдань - коли завдання передбачає обробку документів, продукт реалізує механізм блокування документа на редагування іншими виконавцями на період протягом якого він обробляється; побудова звітів – вся інформація, що відноситься до проходження маршруту, знаходиться в задокументованій базі даних і в тих випадках, коли необхідно підготувати зведені звіти, можна скористуватися довільним спеціалізованим засобом формування звітів (Crystal Reports) тощо [3 с.53]. За допомогою використання систем WorkRoute 2000 і CyberRouting на контроль може бути поставлене виконання окремого документа.

Отже, використання Інтернет – технологій і вивчені діловодства значно підвищує ефективність обробки і засвоєння інформації, дозволяє збільшити оперативність збору інформації.

Список використаної літератури

1. Баласанян В.Є. Пременение автоматизированих систем документационного обеспечения управления для повишения эффективности управления // Делопроизводство. – 2002. - №2.- с.27 – 29.

2. Белая Т. Р. Автоматизированая система документационного обеспечения управления: организация создания АСДОУ // Делопроизводство. - 2007. - № 3.- с.40 – 48.

3. Ефимова О.Internet- технологии в делопроизводстве // http://www.hr-portal.ru/article/internet-tekhnologii-v-deloproizvodstve

4. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать? // Делопроизводство. – 2003.- №1. – с.53 – 57.

5. Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системи електронного управления документами // Делопроизводство. – 2006.- №2.- с.67- 76.