Акимеева Альмира Муратовна

Семипалатинский государственный университет имени Шакарима, г.Семей РК

Этапы формирования управленческой отчетности

Система управленческой отчетности — один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета, позволяющий руководству предприятия, с одной стороны, понять пределы своих возможностей в получении необходимых сведений от исполнителей, а также возмож­ностей информационной и технической служб, а с другой стороны — получить эти сведения оформленными надле­жащим образом, т. е. в том виде, в котором ими удобно пользоваться для принятия управленческих решений.

При формировании системы управленческой отчетно­сти требуется:

- определить форму, срок предоставления отчета и ответственного за его составление;

- составить схему формирования управленческих от­четов, определить владельцев исходной информации;

- наделить ответственного полномочиями координа­тора, т. е, административно разрешить ему получе­ние информации у ее владельцев;

- определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться.

Для успешного ведения проекта необходимо выполнить ряд действий.

Этап 1. Сформировать комитет управления проектом

Этап 2. Сформировать рабочую (проектную) группу в центральном офисе и на местах (или филиалах, если таковые существуют)

Этап 3. Сформировать корпоративные стандарты

Крайне редко при создании такого проекта удается обойтись без привлечения услуг внешних консультантов. К сожалению, отечественный рынок управленческих ус­луг только формируется и не всегда можно найти специ­алиста для решения частных вопросов, которые возника­ют в процессе разработки такой системы. При использо­вании услуг западных консультантов следует иметь в виду, что стандартный западный проект внедрения системы исходит из некоторых предложений, которые не соответ­ствуют казахстанской практике. К таким предположениям относятся:

• руководство предприятия имеет четкие стратегичес­кие и тактические цели, в том числе в области авто­матизации (любой процесс начинается с постанов­ки цели и оценивается по достигнутым результа­там, времени их достижения и затратам);

• приоритеты находятся в области поддержки авто­матизацией планирования и управления, а не от­четных процедур;

• руководство и специалисты заказчика умеют при­менять, или, по крайней мере, имеют некоторые представления о стандартных технологиях управ­ления предприятием и не требуется специальное обучение в случаях использования их элементов в проекте;

• работает иерархическая структура управления, т. е. распоряжения руководства обязательны для ис­полнителей;

• участники проекта со стороны заказчика, положи­тельно относятся к повышению квалификации, ко­торое будет происходить в связи с выполнением проекта;

• при необходимости возможна смена ролей участни­ков проектной группы, что не должно повлиять на общий ход создания проекта системы управленчес­кой отчетности.

Внедрение конкретной формы отчетности проводится в три основных этапа.

Первый этап — это анализ необходимой информации с целью подтверждения возможности получения этого документа. Формы могут подвергаться правке, т. е. изме­няться по внешнему виду, по формам представления ин­формации. Это считается достаточно незначительным элементом общей работы по внедрению управленческой от­четности. Как правило, первый этап проводится по бух­галтерским регистрам, и факт отсутствия в них инфор­мации, необходимой для управления можно считать ес­тественным. В этом случае необходимо определить источ­ники получения необходимой информации, которые мо­гут находиться в функциональных подразделениях, на­пример, отдел продаж или отдел закупок, производствен­ные отделы и т. д.

Второй этап — это этап просмотра всех учетных реги­стров и учетной практики предприятия, сориентирован­ный на то, чтобы информация, которая соответствует ос­новной управленческой отчетности, оперативно и посто­янно необходимая предприятию, а также отчетность, не­обходимая для стратегического анализа деятельности, были отражены в учетных регистрах. Для того чтобы по­лучить информацию учетных регистров, необходимо не­сколько модифицировать аналитический учет, чтобы не­обходимая информация отражалась в нем постоянно.

Третий этап — создание автоматической системы фор­мирования управленческой отчетности. Это возможно при наличии после приобретения соответствующего программ­ного обеспечения. На этот счет существует ряд рекомен­даций:

• при выборе системы финансового управления необ­ходимо, чтобы она имела развитую систему анали­тического учета, причем, чтобы она позволяла про­изводить автоматизированное формирование анали­тических проводок на основании реквизитов пер­вичных документов;

• центры затрат должны иметь сквозную аналитику, общую для ряда счетов; иметь механизмы распре­деления средств, накопленных на одном аналити­ческом счете, на другие; иметь механизм бюджетирования и другие инструменты управления;

- крупные предприятия должны располагать специ­альными функциональными модулями, обеспечива­ющими отслеживание движения материальных по­токов в процессе производства, накопление рабочи­ми центрами прямых и косвенных затрат.