Мазуренко Анастасія Андріївна

Донецький національний університет економіки і торгівлі

імені Михайла Туган-Барановського

Автоматизація виплати заробітної плати

В сучасних умовах повсюдного впровадження комп’ютерної техніки надзвичайно актуальним стало питання автоматизації всіляких процесів, що відбуваються під час здійснення фінансово-господарської діяльності підприємствами, зокрема, виплати заробітної плати.

Теоретичним та практичним аспектам автоматизації виплати заробітної плати в своїх роботах приділяли увагу Івахненков С., Завгородній В. та ін. Незважаючи на значні науково-практичні напрацювання, питання автоматизації виплати заробітної плати вирішені ще неповністю.

Метою даного дослідження є розгляд можливих способів здійснення виплат заробітної плати на підприємствах та особливості їх автоматизації.

Задля запровадження автоматизації виплати заробітної плати на підприємстві попередньо повинна бути розроблена та впроваджена автоматизована система обліку заробітної плати.

На підприємствах України використовують такі основні способи виплати заробітної плати: через касу, що обладнана на підприємстві, шляхом зарахування на платіжні картки працівників та переказуючи на рахунки, відкриті в установах обраних працівниками банків.

Організаційно найпростішою є виплата заробітної плати через касу, тому її використовують на малих та середніх підприємствах. Однак, цьому способу властиві певні недоліки, які зменшуються або анулюються при виплаті заробітної плати за допомогою платіжних карток. Зокрема, необхідність понесення витрат на обладнання приміщення для каси та введення в штатний розклад посади бухгалтера-касира.

Автоматизація виплати заробітної плати через касу є поетапним процесом. Насамперед автоматизована система обліку заробітної плати повинна сформувати за визначений розрахунковий період платіжну відомість, яку можна роздрукувати та видавати за нею платню в касі. По-друге, створюється спеціальний електронний документ «Платіжна відомість» та по кожному працівникові робиться запис: Дт 661 – Кт 301.

У випадку, коли працівник не зміг отримати заробітну плату у визначений термін в касі, невиплачені кошти депонуються, а в автоматизованій системі обліку створюється документ «Відомість прийняття заробітної плати», де серед іншого зображуються суми невиплаченої заробітної плати за відповідними платіжними відомостями. На підставі цього документу формується електронний документ «Відомості депонування» та бухгалтер виконує запис: Дт 661 – Кт 662. Останній документ має забезпечити можливість друкування картки депоненту з метою наступного отримання працівником депонованої заробітної плати.

Також заробітна плата може виплачуватись на картковий рахунок робітника. Через свою зручність та вигідність цей спосіб набуває останнім часом розповсюдження. Основні переваги використання пластикових карток спроможні оцінити як підприємства, так і працівники. Так, підприємство у разі застосуванні цього способу не має потреби в запровадженні посади бухгалтера-касира, обладнанні та охороні касового приміщення, інкасації готівки, урахуванні депонованих сум невиплаченої заробітної плати і т.д. Працівник у свою чергу може отримати зароблені кошти у будь-який зручний час незалежно від свого місцезнаходження, може залишати частину заробітної плати на картковому рахунку, здійснювати розрахунки за допомогою своєї пластикової картки, а також отримувати додаткові послуги, що надаються банком.

Здійснення розрахунків з працівниками за допомогою платіжних карток передбачає попереднє підписання договору підприємства з банком.

Автоматизація виплати заробітної плати на платіжні картки складається, по-перше, з формування бухгалтерією платіжних відомостей, що залежить від стану автоматизації обліку заробітної плати на підприємстві, а по-друге, з передачі відомості до банку за допомогою електронної пошти чи системи «Клієнт-банк». Процес передачі відомості залежить від програмного забезпечення, яке надає банківська установа.

Автоматизована система обліку заробітної плати на підприємстві повинна формувати інформацію, яка надсилається до банку у вигляді сукупності файлів, що містять наступні дані: ПІБ працівника, його ідентифікаційний номер, сума заробітної плати, вид банку, номер карткового рахунку та додаткова інформація.

Працівник має змогу за власним бажанням обирати банківську установу, на рахунок якої буде надходити його заробітна плата. Для цього попередньо необхідно скласти заяву. У цьому випадку після формування платіжної відомості бухгалтер повинен ще й додатково оформляти на кожного робітника на кожну виплату заробітної плати платіжне доручення, яким заробіток буде перераховуватися у зазначений банк. У загальному підсумку це може ускладнити роботу бухгалтера та призвести до помилок, яких можна частково уникнути за допомогою автоматизації системи обліку заробітної плати. Використовуючи спеціально розроблений алгоритм, бухгалтер один раз заповнює всі необхідні реквізити та платіжне доручення формується автоматично. До таких реквізитів належать, зокрема: назва банку отримувача, код МФО банку, розрахунковий рахунок, роз’яснення виду платежу тощо.

Отже, заробітна плата працівникам підприємства може виплачуватися різними способами. Враховуючи наявність властивих їм недоліків та переваг, на деяких підприємствах часто поєднують декілька способів.

Безперечно велике значення для удосконалення організації бухгалтерського обліку та виплати заробітної плати має автоматизація цих процесів. Впровадження автоматизованої системи дозволить не тільки скоротити штат бухгалтерії та, відповідно, витрати на його утримання, а й сприятиме полегшенню роботи бухгалтера.

Таким чином, актуальними є подальші наукові дослідження та практичні розробки з приводу автоматизації виплати заробітної плати.