К.е.н. Гринавцева О.В.

Херсонський національний технічний університет

ЗАСТОСУВАННЯ ПРОГРАМИ «1С:БУХГАЛТЕРІЯ» В ХОДІ ПРОВЕДЕННЯ АУДИТУ РЕАЛІЗАЦІЇ ГОТОВОЇ ПРОДУКЦІЇ НА ПІДПРИЄМСТВАХ

На ринку програмного забезпечення з'явилася велика кількість спеціалізованих програм по веденню бухгалтерського обліку, різноманітних по функціональним можливостям, якістю виконання та складністю. Сучасні спеціалізовані програми по веденню бухгалтерського обліку, до яких відноситься програма «1С:Бухгалтерія», створені таким чином, щоб користувач міг вносити зміни у конфігурацію програми в залежності від вимог бухгалтерії або адміністрації підприємства.

Аудитор у процесі попереднього вивчення організації системи обліку клієнта, повинен ознайомитися зі спеціалізованою програмою по веденню бухгалтерського обліку. Крім того, аудитор повинен знати, що підприємства можуть вносити зміни в конфігурацію спеціалізованої програми по веденню бухгалтерського обліку. У зв’язку з цим, аудитор повинен бути дуже добре обізнаний з можливими змінами які можуть зробити підприємства в спеціалізованій програмі по веденню бухгалтерського обліку.

В сучасних працях вчених-економістів зовсім не висвітлюється особливості проведення аудиту на підприємствах де були проведені зміни в конфігурації програми по веденню управлінського та фінансового обліку.

У зв'язку із цим виникає необхідність більш детально розглянути можливі зміни в конфігурації програми «1С:Бухгалтерія», та особливості їх застосування в ході проведення аудиту стану управлінського та фінансового обліку процесу реалізації готової продукції на виробничому підприємстві.

При проведенні аудиту в умовах комп’ютерної обробки даних зберігається його мета та основні елементи методології. Але середовище комп’ютерної обробки інформації суттєво впливає на процес вивчення аудитором системи обліку та засобів внутрішнього контролю господарюючого суб’єкта. Тому аудитору необхідно визначити, як впливають на організацію та проведення аудиту використання системи комп’ютерної обробки даних на підприємстві, в тому числі на вивчення системи управлінського та фінансового обліку, а також внутрішнього контролю.

Застосування обчисленої техніки в обліковому процесі вносить суттєві зміни до системи джерел інформації про об’єкти, що підлягає перевірці. В умовах застосування комп’ютерних технологій поряд з паперовими носіями інформації створюються й електроні носії. При цьому для ефективного проведення перевірки, аудитор повинен знати, як отримати та обробити дані, що зберігаються на електронних носіях інформації.

Програма «1С: Підприємство 7.7» відноситься до універсальної програми з механізмом настроювання на конкретні особливості підприємства. Ця особливість програми дає можливість внести в конфігурацію зміни, які дадуть можливість дирекції підприємства одержувати оперативні дані по виконанню поставок продукції на адресу покупців і замовників. Тому аудитору важливо знати, які можливості може надати програма «1С:Підприємство 7.7» для ведення фінансового та управлінського обліку, та вміти використовувати їх у своїй роботі.

Більшість підприємств самостійно вносять зміни в конфігурацію програми «1С:Бухгалтерія 7.7». При цьому ці зміни найчастіше пов’язані саме з управлінськім обліком процесу контролю за виконанням плану поставок продукції підприємства на адресу замовників.

У діяльності виробничих підприємств основним документом, що регламентує взаємовідносини між господарюючими суб'єктами, є договір купівлі-продажу, в якому визначається вид угоди, ціна товару, терміни та порядок поставок. Оперативний контроль за виконанням договорів поставки на підприємстві здійснює відділ збуту (комерційна служба).

Складання звіту про хід виконання плану поставок найчастіше здійснюється з мінімальним використанням комп'ютерної бухгалтерської програми. У зв'язку із цим на його складання бухгалтер-аналітик витрачає більшу частину свого робочого часу, термін підготовки подібних звітів може бути тривалим і до моменту їх отримання керівником інформація може втратити актуальність, не кажучи про те, що ризик втрат від прийняття управлінських рішень, заснованих на такій звітності, досить великий.

На сьогодні розробка чіткої структури управлінського обліку та, відповідно, потужної комп’ютеризованої системи для підприємств, є однієї з умов їх виживання.

На етапі конфігурації програми «1С:Бухгалтерія 7.7» задаються взаємозв'язки документів між собою й журналами документів, які стосуються процесу оформлення замовлень на продукцію підприємства та її реалізацію. У нашім випадку, з урахуванням внесених змін у конфігурацію програми, взаємозв'язку документів між собою й журналами документів будуть відображатися в такий спосіб - рисунок 1.

Документ «Замовлення» - Документ «Банківська виписка» - Документ «Видаткова накладна»

Журнал «Замовлення» - Журнал «Банк» - Журнал «Реалізація»

Рис.1. Взаємозв'язок документів між собою та журналами документів

Внесення подібних змін у конфігурацію взаємозв'язків документів між собою й журналами документів необхідно для подальшого контролю за виконанням замовлень і безпосередньо автоматичного складання звіту по виконанню плану поставок.

Для рішення поставленого завдання створюється журнал «Замовлення», у якому ведеться реєстрація замовлень до укладеним виробничим підприємством договорам. При заповненні документа «Замовлення» необхідно вказувати покупця, вибравши його з довідника «Контрагенти», валюту, у якій буде оформлятися замовлення, у вікні «Оплата» вказується стан замовлення, а саме пройшла повна його оплата, часткова, замовлення ще не оплачене, замовлення закрите. Заповнення табличної частини документа можна виконувати декількома способами: звичайним введенням по рядках або методом множинного підбора з довідника запаси, за допомогою кнопки «Підбор».

Факт руху грошей по розрахунковому рахунку в типовій конфігурації відображається документом «Банківська виписка». При внесенні змін у конфігурацію цього документа, можна здійснювати контроль за оплатою оформлених замовлень. Для цього в документі «Банківська виписка» створюється додатковий стовпчик, у якій поруч із замовником готової продукції підприємства відображається номер замовлення, по якому пройшла оплата.

Реалізація й відвантаження готової продукції в типовій конфігурації відображається за допомогою документа «Видаткова накладна». При внесенні змін у конфігурацію даного документа можна автоматично відслідковувати виконання замовлення. Оформлення накладної відбувається на підставі оформленого замовлення. Для цього, на підставі замовлення створюється накладна з фактичною кількістю відвантаженої продукції. При заповненні накладної в ній автоматично вказується номер замовлення, згідно якого відбувається відвантаження продукції покупцеві. Відображенням бази даних замовлень у програмі «1С:Підприємство 7.7» є журнал замовлень. Він має вигляд списку оформлених замовлень по підприємству. У журнальній формі замовлення формуються по стану їх оплати, а також по стадіях їхнього виконання.

Для складання звіту по виконанню плану поставок необхідно в списку оформлених замовлень активізувати вікно «Звіт по замовленнях». При цьому з’являється додаткове віконце, у якому бухгалтер-аналітик задає необхідні параметри для складання звіту. Бухгалтер-аналітик формує звіт по замовленнях, узагальнюючи дані по замовниках продукції, видам продукції, по стану виконання замовлення за період, що цікавить дирекцію. Звіт по замовленнях, також можна сформувати у формі «портфеля замовлення» у цілому по підприємству, також і по окремому контрагенті-покупці. Після завдання цих параметрів програма складає звіт по замовленнях.

Аудитор отримавши звіт стосовно виконання підприємством плану поставок продукції на адресу покупців може значно підвищити рівень довіри до внутрішнього контролю на підприємстві та зосередити свою увагу на тих ділянках господарської діяльності підприємства де можливі виникнення негативних явищ, та відхилень від нормального режиму роботи підприємства, що підлягає аудиту.

Застосування обчислювальної техніки при проведенні аудиту управлінського та фінансового обліку на підприємствах має ряд переваг: зростає терміновість, обсяг та глибина потрібної інформації, розширюється можливість проведення аналізу наслідків аудиту, підвищується ефективність контролю, що сприяє прийняттю своєчасних рішень не лише для усунення виявлених недоліків, але й для їх недопущення на інших підприємствах, а також для профілактики відхилень і порушень.