Мойсеєвої О. 43-ОА

м. Вінниця, ВНАУ

Особливості аудиту розрахунків із підзвітними особами

Сучасний стан економіки України характеризується необґрунтованими політичними подіями, некерованими інфляційними процесами, нестабільністю суспільних зв’язків та іншими несприятливими для розвитку економіки чинниками. Важливою передумовою уникнення зазначених проблем є створення належним чином організованої системи інформаційного забезпечення, основною частиною якої є бухгалтерський облік. Саме ведення достовірних даних бухгалтерського обліку забезпечує аудиторська перевірка.

В умовах формування ринкової інфраструктури великого значення набуває аудит дотримання законодавчих норм щодо здійснення розрахункових операцій, зокрема розрахунків із підзвітними особами.

Аудит розрахунків із підзвітними особами здійснюється суцільним порядком. Аудитор керується наказом Мінфіну №59 від 13.03.1998р. «Про службові відрядження в межах України та закордон», зі змінами та доповненнями; постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та закордоном» №663 від 24.04.1999р. зі змінами та доповненнями.

Основними завданнями аудиту розрахунків із підзвітними особами є: перевірка дотримання правил авансів; контроль за своєчасністю здавання авансових звітів; перевірка правильності використання підзвітних сум і оформлення документів, доданих до авансових звітів, а також своєчасності повернення невитрачених сум. Крім того завданням аудиту є: виявлення незаконних і недоцільних із господарського погляду витрат.

Джерелами аудиту є: накази і розпорядження по підприємству, авансові звіти з прикладеними до них виправдувальними документами про використання підзвітних сум, звіти касира з прикладеними прибутковими і видатковими касовими документами, Головна книга, баланс підприємства, дані аналітичного і синтетичного обліку з рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Аудитор перевіряє, чи підзвітна особа протягом трьох днів після повернення з відрядження або після виконання доручення подала авансовий звіт про використання підзвітних сум; чи до авансового звіту додані: посвідчення на відрядження, оформлене в установленому порядку, залізничний та інші квитки, копії товарних чеків, приймальні акти або розписки осіб, що прийняли від підзвітної особи придбані цінності тощо.

Авансовий звіт бухгалтерія перевіряє як з погляду правильності його оформлення й арифметичних підрахунків, так і за суттю, тобто правильність і законність витрати кожної суми, зазначеної у звіті. Про перевірку робиться запис на бланку авансового звіту, після чого останній затверджує керівник підприємства. Залишок невикористаних сум підзвітна особа повертає до каси підприємства.

Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахунку 362 «Рорахунки з підзвітними особами» до синтетичного рахунка 36 «Розрахунки з різними дебіторами». Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються певними бухгалтерськими проведеннями:

Таблиця 1

Кореспонденція рахунків з обліку з підзвітними особами

Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, грн.
	Дт	Кт
1. Видано аванс підзвітній особі в національній валюті	362	301	250
2. Подано звіт про витрачені підзвітні суми на придбання матеріалів, продуктів харчування тощо	231-239	362	1500
3. Списано витрачені кошти на витрати на відрядження	801, 802, 811	362	570
4. Повернено в касу невикористані підзвітною особою аванс у національній валюті	301	362	50

Аудитору слід встановити, чи визначено коло осіб, що мають право одержувати підзвітні суми. Далі аудитор вимагає здавання у бухгалтерію авансових звітів. До осіб, які не звітували за одержані гроші у підзвіт, застосовують заходи щодо погашення заборгованості з нарахованої заробітної плати або через суд чи прокуратуру. Крім того, аудитор з’ясовує, чи не було випадків видачі авансів за наявності заборгованості за попередньо одержані суми або видачі грошей особам, які не числяться у штаті.

Відповідно до нормативних документів службовим відрядженням називається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Термін відрядження працівника в межах України не може перевищувати 30 календарних днів, за кордон – не більше ніж 60. За час відрядження працівнику виплачуються добові витрати за кожен день (включаючи день вибуття і день прибуття).

Добові витрати – це окремий вид витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, призначених на оплату харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи, понесених у зв’язку з її відрядження. Встановлено граничні норми добових витрат: у разі до рахунків на оплату вартості проживання в готелях не включаючи витрати на харчування, для відряджень у межах України – 30грн., для відряджень за кордон – 50дол. Додатково можуть оплачуватись витрати на бронювання місць в готелі (до 50% вартості місця за добу), витрати на побутові послуги готелю (до 10% добових витрат), витрати на попереднє придбання квитків, витрати за користування постільною білизною в поїзді, витрати на телефонні переговори.

На практиці трапляються порушення операцій, пов’язаних із закупівлями сільськогосподарських продуктів і сировини. Тому аудитору слід ретельно перевірити авансові звіти заготівельників і прикладені до них закупівельні квитанції, приймальні акти, відомості закупок тощо. Аудитори зіставляють копії квитанцій відносно номерів, дат, ціни і суми. Якщо є сумнівні документи, виїжджають на місце або надсилають письмовий звіт.