Паперова та електронна форми архіву бухгалтерської документації та звітності: переваги та недоліки

Економічні науки/7. Облік і аудит

студ. Ворона О.М.

Чернігівський державний технологічний університет, Україна

ПАПЕРОВА ТА ЕЛЕКТРОННА ФОРМИ АРХІВУ БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ ТА ЗВІТНОСТІ: ПЕРЕВАГИ ТА НЕДОЛІКИ

Робота із бухгалтерськими первинними та зведеними документами – невід’ємна частина діяльності будь-якого підприємства. Також, існує потреба у їх належному зберіганні протягом строків, які встановлені законодавством України [1]. Для ефективного зберігання документів, створюється архів бухгалтерської документації та звітності (далі – архів документів), – в паперовій або електронній формі. Від вибору форми ведення архіву в майбутньому залежить зручність роботи з ним, швидкість пошуку необхідної інформації, а також сума витрат, пов’язаних з його збереженням, що й обумовлює актуальність обраної теми дослідження.

Серед вітчизняних практиків і теоретиків, які займаються дослідженням закономірностей створення, ведення та знищення архіву документів в паперовій, електронній формах, або досліджували окремі особливості їх впровадження на підприємствах, можна виділити таких як: Стрілець Н., Акимюк Ю., Кузнєцова С.А., Несходовський І.С., Пронь Н.О. [2-6].

Тлумачення терміну “архів документів” відсутнє в Законі України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” [7] та в інших нормативних документах України, проте в ряді Законів України його застосовують. Звертаючись до інших джерел, зокрема, Новохатського К.Є. – автора термінологічного словника “Архівістика”, – який наводить приклад трактування терміну “архівні технології”. Він характеризує його як сукупність методів виконання комплексу послідовних і взаємопов’язаних робіт з архівними документами, спрямованих на забезпечення їхньої збереженості, й використання ретроспективної документної інформації [8]. Оскільки чіткого визначення поняття “архів документів” не наведено в законодавстві: запропоновано власне тлумачення терміну в цілях бухгалтерського обліку, зокрема, архів бухгалтерських документів – це сукупність первинних та зведених бухгалтерських документів, які згруповані за однаковими ознаками та які в цілому відображають діяльність підприємства (установи, організації) в ретроспективі і потребують забезпечення їхнього збереження протягом короткотривалого або довготривалого періоду часу.

Архів документів може зберігатись у паперовій або електронній формі. Згідно Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” [9] та Закону України “Про електронний цифровий підпис” [10] юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму, тобто він прирівнюється до паперового документа. Проте не всі документи можуть бути складеними в електронному вигляді, існують виключення. Електронний документ не може бути застосовано як оригінал [9]:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом.

Переваги та недоліки застосування паперової та електронної форми архіву документів наведено в табл. 1.

Обидві форми зберігання архіву документів мають як ряд певних переваг так і недоліків. Перевагами паперової форми є те, що вона не потребує комп’ютерного втручання та навичок володіння знаннями користування комп’ютерними програмами, порівняно із електронною формою, але особі, яка займається зберіганням архіву доведеться працювати з великим обсягом документів, що сповільнює та ускладнює роботу. Електронна форма зберігання архіву документів потребує додаткових навичок володіння комп’ютерними програмами та захисту від знищення (пошкодження), внаслідок утрати фізичних властивостей носіїв інформації, проте забезпечується економія площ зберігання та максимальна швидкість роботи із необхідними документами архіву бухгалтерської документації.

Таблиця 1

Порівняльна характеристика переваг та недоліків паперової та електронної

форми архіву бухгалтерської документації та звітності

Форма архіву

Переваги

Недоліки

Паперова

· відсутня потреба у використанні комп’ютерного забезпечення;

· немає потреби у підвищенні кваліфікації працівників (навички користування комп’ютерними бухгалтерськими програмами).

· величезна кількість документів потребує значної площі зберігання;

· менш тривалий строк зберігання, порівняно з електронним архівом (папір втрачає свої якості).

Електронна

· вирішення проблеми складності або неможливості створення резервних копій традиційного архіву на випадок непередбачених обставин;

· відсутність впливу зовнішнього середовища, тривале зберігання архіву;

· забезпечення максимальної швидкості пошуку документів, даних про документи;

· неприпустимість втрати документів;

· підвищення продуктивності праці керівництва підприємства;

· економія площ зберігання.

· потреба у захисті від знищення чи пошкодження внаслідок утрати фізичних властивостей носіїв інформації (жорсткий диск, flesh-card та ін.);

· зміни програмних та (або) апаратних компонентів;

· некоректне поводження з документами (через низьку компетентність користувачів).

Джерело: узагальнено автором.

Розглянувши переваги та недоліки різних форм ведення архіву, можна зробити висновок, що електронна форма ведення архіву, порівняно з паперовою, має більше переваг, які насамперед пов’язані з економією часу при роботі з архівом та меншими витратами на його збереження, а тому вона є найбільш доцільною для застосування підприємствами.

Література

1. Наказ “Про затвердження Переліку типових документів” № 41 від 20.07.98 [Електронний ресурс] / Офіційний сайт Верховної Ради України. – Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0576-98

2. Стрілець Н.О. Особливості зберігання електронних документів в архівних фондах [Електронний ресурс] / Стрілець Н.О. // Вісник ХДАК. – 2010. – № 29 – Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/portal/soc_gum/vkhdak/ 2010_29/V29-2-08.pdf

3. Якимюк Ю. Формування ефективного сховища інформації у вищому навчальному закладі – важлива складова системи електронного документообігу [Електронний ресурс] / Якимюк Ю. // Вісник Книжкової палати. – 2011. – № 1 – Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/portal/soc_gum/ vkp/2011_1/st8.pdf

4. Несходовський І.С. Електронний облік як основний напрям удосконалення інформаційного забезпечення системи управління [Електронний ресурс] / Несходовський І.С. // Вісник ЖДТУ. – 2010. – № 3(53) – Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/portal/Soc_gum/Vzhdtu_econ/2010_3_3/15.pdf

5. Кузнєцова С.А. Поведінкові фінанси в управлінні компаніями [Електронний ресурс] / Кузнєцова С.А. // Науковий вісник Дніпропетровського університету імені Альфреда Нобеля. – 2011. – Випуск 8(29) – Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/portal/soc_gum/en_oif/2011_8_3/21.pdf

6. Пронь Н.О. Носії облікової інформації: історичний аспект [Електронний ресурс] / Пронь Н.О. // ДВНЗ “КНЕУ імені Вадима Гетьмана”. – 2011. – № 18 – Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/portal/Soc_Gum/Foa/ 2011_18/18_b_16.pdf

7. Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” № 3814-ХІІ від 24.12.1993 [Електронний ресурс] / Офіційний сайт Верховної Ради України. – Режим доступу : http://zakon2.rada.gov.ua/ laws/show/3814-12

8. Архівістика: Термінологічний словник / автори-упорядн. : К. Є. Новохатський, К. Т. Селіверстова, Н. І. Гончарові та ін. – К. : Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України; Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, 1998. – 106 с.

9. Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” № 851-IV від 22.05.2003 [Електронний ресурс] / Офіційний сайт Верховної ради України. — Режим доступу : http://zakon.rada.gov.ua/ cgibin/laws/main.cgi?nreg=851-15

10. Закон України “Про електронний цифровий підпис” № 852-IV від 22.05.2003 [Електронний ресурс] / Офіційний сайт Верховної ради України. — Режим доступу : http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=852-15