Сучасні інформаційні технології в організації облікового процесу

Степова С.В., Матвійчик Н.С, Черниш Ю.М.

Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ

Сучасні інформаційні технології в організації облікового процесу

Постановка проблеми. На сучасному етапі розвитку економіки з’явилось багато нових напрямків використання комп’ютерних ресурсів для автоматизації управління різними бізнес-процесами підприємства. Особливо актуальним є розробка та впровадження інформаційних систем бухгалтерського обліку, що сприяють покращенню процесу обробки інформації та дозволяють проводити ефективний моніторинг діяльності підприємства. Користь від інформаційних технологій є очевидною, проте, незважаючи на це, існує ще досить багато проблем щодо автоматизації діяльності підприємств та їх облікових підрозділів. Так, у майже 40 % підприємств України бухгалтерський облік неавтоматизований взагалі або автоматизовані окремі його ділянки.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Вагомий внесок у вирішення питань щодо застосування інформаційних систем і технологій в бухгалтерському обліку внесли такі вітчизняні вчені: Бутинець Ф.Ф., Барановський М.Т., Височан О.С., Загородиш А. Г., Загородній А.Г., Заремба О.А., Івахненков С.В., Кузьмінський Ю.А., Писаревська Т.А., Семемова В. К., Таранов А. В., Завгородній В.П., Шквір В.Д., та інші. Серед зарубіжних вчених можна назвати таких: Водопалова Н.В., Володько Л.П., Гільде Е.К., Даллас К.Е., Ісаков В.І., Нарібаєв К.Н., Островський О.М., Подольський В.І., Рожнов В.С., Соколов Я.В., Чистов Д.В., Шмігель О.Д. та інші [1, с.12].

Метою дослідження є дослідження сучасного стану автоматизації облікових процесів на підприємствах та особливостей сучасних інформаційних систем і технологій бухгалтерського обліку.

Викладення основного матеріалу. Проблема створення та впровадження інформаційних систем на підприємстві залишається однією з найскладніших в Україні. Особливо важливою є автоматизація бухгалтерського обліку. Оскільки налагоджена, прозора, чітка схема організації бухгалтерського обліку дає змогу удосконалити процес ведення обліку на підприємстві, уникнути можливих помилок у розрахунках, які залежали від людського фактора, пришвидшити процес розрахунків підприємства з контрагентами та в результаті отримати ефективнішу діяльність всього підприємства, уникнути штрафів та неустойок за несвоєчасність розрахунків та неправильність нарахувань деяких сум.

Сучасне програмне забезпечення дає змогу повністю автоматизувати обліковий процес, який починається від моменту введення даних з первинних документів, включаючи автоматизоване формування проводок, заповнення відповідних реєстрів обліку та формування звітних форм документів. Можна сказати, що сучасний бухгалтер лише вводить інформацію з первинних документів – початкові дані і отримує результат – інший потрібний документ чи звіт, а все інше виконує спеціальна комп’ютерна програма, що суттєво полегшує та прискорює обліковий процес [1, с.14].

В автоматизованих системах бухгалтерського обліку, в організації облікового процесу інформаційні технології (ІТ) розуміють як людино-машинну систему, що забезпечує автоматизоване виконання функцій облікового працівника. ІТ забезпечують автоматизацію методу бухгалтерського обліку та інших функцій управління в інформаційних системах [3, с.207].

Автоматизована інформаційна система – це взаємозв’язана сукупність даних, обладнання, програмних засобів, персоналу, стандартних процедур, які призначені для збору, обробки, розподілу, зберігання, надання інформації відповідно до вимог, які випливають з цілей організації.

Ефективне функціонування автоматизованої системи бухгалтерського обліку можливе лише за умов органічного поєднання в єдиному виробничому процесі технічних засобів для формування інформаційної облікової системи, їх програмного забезпечення та кваліфікованих зусиль персоналу обслуговування ЕОМ і персоналу системи управління об’єктом господарювання.

Сьогодні, у вік інформації, практично кожна інформаційна система використовує комп’ютерні технології.

При створенні автоматизованої системи бухгалтерського обліку на основі використання сучасної комп’ютерної техніки відповідного програмного забезпечення, слід обережно підходити до будь-яких змін елементів його методу. В іншому випадку це призведе, по-перше, до втрати частини необхідної для управління інформації, по-друге, погіршить оперативність її опрацювання та використання в процесі підготовки проектів управлінських рішень і, по-третє, в кінцевому підсумку призведе до розбалансування усієї інформаційної системи бухгалтерського обліку.

Одним із напрямків удосконалення комп’ютеризації системи опрацювання бухгалтерської інформації є уніфікація її програмного забезпечення. Ця проблема властива для всього світового матеріального виробництва і, тим більше, для кожної окремо взятої країни. Програмні продукти, представлені в даний час на ринку, різні за обсягом функцій, принципами побудови, технології ведення обліку, цінами тощо.

Першим кроком при цьому має стати класифікація усіх використовуваних програм. Вона дозволяє користувачам правильно вибрати необхідний продукт, або ж перейти від використання однієї програми на іншу, а її виробникам – знайти своїх клієнтів.

Серед програмного забезпечення вітчизняних підприємств можна зустріти як зарубіжне, так і наших розробників. Хоч більшість підприємств надають перевагу все ж таки нашим програмним продуктам. Оскільки вони є більш пристосованими до вимог законодавства та економічних особливостей нашої держави, а також вартість придбання та обслуговування їх доступніша ніж зарубіжних. Найпоширенішими програмами автоматизації бухгалтерського обліку є ПАРУС, 1С:БУХГАЛТЕРІЯ, АКЦЕНТ, ГАЛАКТИКА, SAP, FIN EXPERT, БЕСТ, ФІНАНСИ БЕЗ ПРОБЛЕМ та багато інших. Всі вони мають свої переваги та недоліки. Не можна сказати що одна з них гарна, а інша погана – у кожного користувача буде своя думка. Більшість програм автоматизації процесів діяльності підприємств можна налаштувати для підприємства з урахуванням його особливостей та специфіки діяльності і зробити максимально зручними для їх використання конкретними користувачами. Спеціально розроблені автоматизовані комп’ютерні програми належать до діалогово-автоматизованого способу ведення бухгалтерського обліку [1, с. 13].

В даний час на українському ринку представлені програмні продукти таких вітчизняних фірм, як: “СофтТАКСІ” (X-DOOR), “АБ-Система” (“Офіс-2000”), “Імпакт” (“Акцент-Бухгалтерія”), “Баланс-Клуб” (SoNet), “ТРАСКОсофт” (Trade Manager), GMS (Offise Tools), Глобал Аудит (“Quasi+Бухгалтерія”). Серед російських фірм лідерами, безумовно є “1С” (1С: Бухгалтерія”) та “Парус” (“Парус-Підприємство”). В обліковій практиці набуває широкого застосування розроблена Інститутом проблем інформатики Академії наук Росії програма “Інфо-бухгалтер” [2, с. 157].

Розглянемо позитивний результат упровадження інформаційної системи на підприємстві, яким може бути:

1) впорядкування бухгалтерського обліку;

2) збільшення кількості інформації, що надходить з даних бухгалтерського обліку;

3) зниження кількості бухгалтерських помилок;

4) підвищення оперативності обліку.

Таким чином, до переваг, які отримує підприємство від упровадження облікових систем, можна віднести:

1) економію оборотних засобів;

2) зниження виробничого браку;

3) скорочення витрат на адміністративно-управлінський апарат;

4) зростання ефективності виробничих потужностей;

5) зниження транспортних витрат;

6) зниження страхових запасів на складах;

7) зменшення витрат часу на здійснення господарських операцій.

В умовах автоматизованої обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовуються набагато ширше, ніж при ручній обробці даних. При цьому можна виділити три категорії користувачів

автоматизованої системи обліку:

- керівники, які несуть повну відповідальність за управління підприємством, управління структурними підрозділами;

- користувачі з прямим фінансовим інтересом (інвестори, кредитори);

- користувачі з непрямим фінансовим інтересом (державна податкова адміністрація, фондові біржі, урядові організації, працівники підприємства, покупці продукції, що випускається, тощо).

Сучасна автоматизована система обліку будується на основі новітніх засобів обчислювальної техніки і повинна виконувати функції, які перед нею ставлять її користувачі:

1) повне і своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів;

2) виконання контрольних та аудиторських завдань з метою одержання необхідної інформації про наявні відхилення;

3) одержання комп’ютерних управлінських рішень;

4) здійснення аналізу та прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства [4, с. 27].

Основою для створення автоматизованої системи бухгалтерського обліку можуть бути такі методологічні принципи:

1) децентралізована організація експлуатації засобів автоматизації на місцях виникнення облікової інформації;

2) автоматизація складання документів первинного обліку на паперових і магнітних носіях на ділянках і в службах з великим обсягом господарських операцій, а також передача цих даних бухгалтеру для автоматизованого введення і відображення в бухгалтерському обліку;

3) експлуатація засобів автоматизації обробки облікової інформації і безпосередньо обліковими працівниками в умовах функціонування АРМ бухгалтера;

4) формування управлінської, облікової, контрольної та аудиторської інформації в запитальному режимі у доступному і зручному вигляді;

5) формування оцінки стану підприємства, постановка найближчих цілей, вироблення шляхів їхнього досягнення як без урахування резервів, так і з урахуванням резервів підприємства;

6) формування оцінки стану підприємства, постановка найближчих цілей, вироблення шляхів їхнього досягнення як без урахування резервів, так і з урахуванням резервів підприємства;

7) створення інформаційної мови запитів для відображення показників обліку [4, с. 28].

Висновок. Отже, використання сучасних інформаційних технологій в бухгалтерському обліку забезпечить оперативність програмного забезпечення, яке дозволить проконтролювати в будь-який момент часу стан розрахунків, активів та зобов’язань. Інформаційне програмне забезпечення стало невід’ємною складовою системи бухгалтерського обліку без якої неможливо уявити сучасну бухгалтерію. Вдало підібране та ефективно налагоджене програмне забезпечення бухгалтерського обліку забезпечує максимальну ефективність управління підприємством в цілому та системи бухгалтерського обліку зокрема.

Література:

1. Подуряжня Ю.Ю. Місце інформаційного забезпечення в системі бухгалтерського обліку // Економічний вісник університету. – 2010. - № 14. – С. 12-17.

2. Попадюха Н. Особливості комп’ютеризації бухгалтерського обліку та вибору програмного забезпечення // Міжнародний збірник наукових праць. – 2011. - №2 (14). – С. 148-159.

3. Сопко В. Інформаційні технології в організації облікового процесу // Актуальні проблеми економіки. – 2011. - №1. – С. 205-211.

4. Шипунова О.В. Автоматизація управління підприємством: основні принципи, функції та підходи // Актуальні проблеми економіки. – 2011. - № 6. – С.25-38.