ПРО НЕОБХІДНІСТЬ СТВОРЕННЯ ЄДИНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

Криворучко Г.В., Миланич Т.А.

ПРО НЕОБХІДНІСТЬ СТВОРЕННЯ ЄДИНОЇ

СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

Постановка проблеми. У теорії та практиці проведення фінансово-економічного аналізу завжди актуальним виступає питання отримання своєчасної інформації про фінансову стійкість підприємства. Але відомо, що традиційні методи аналізу більш застосовані для розрахунків в поточному часі, тобто для поточного управління (проведення подібного аналізу дає можливість зробити висновки про фінансовий стан підприємства кілька разів на місяць). Що стосується оперативного управління, то подібний аналіз доцільно проводити щодня, а за деякими показниками можливий навіть кілька разів на добу. Але існуючі форми звітності не дають можливості розрахувати динамічні показники та оцінити фінансовий стан підприємства для уникнення кризової ситуації на підприємстві, тому що дають оцінку тільки окремих аспектів діяльності підприємства. Тому, з одного боку для отримання оперативної інформації, а з іншого - для об'єднання і відтворення цілісної інформаційної картини фінансового стану підприємства необхідно створити один узагальнюючий документ за допомогою якого можливо було проаналізувати та проконтролювати діяльність підприємства в розрахунковому періоді. Крім того, доцільно було би об’єднати в цьому документі фінансову, бухгалтерську та податкову звітність. Ось ці проблеми і стали предметом розгляду в статті.

Аналіз останніх досліджень показав, що роботи, в яких розглядалася дана проблема практично не існує. З усіх робот виділяються роботи [3] та [4], але вони (роботи) потребують додаткових досліджень з урахуванням деяких нюансів українського законодавства.

Метою дослідження є наукове узагальнення теоретико-методичних положень та практичних рекомендацій щодо створення єдиної системи документообігу на підприємстві з визначенням та шляхами вирішення можливих проблем, які виникають на підприємстві в процесі документообігу.

Основні результати дослідження. Як відомо, для оперативного аналізу слід застосовувати внутрішні форми звітності, аналізу та аудиту. Основним завданням внутрішньої форми звітності, аналізу та аудиту є одержання об’єктивної інформації про фінансово-економічний стан підприємства за розрахунковий період в зрозумілому та доступному для користувачів вигляді.

Але існує декілька проблем, які не дозволяють в повному обсязі ефективно використовувати данні внутрішньої форми звітності, аналізу та аудиту для отримання оперативної інформації.

Перша проблема пов’язана з відсутністю взаємопов’язаного документообігу, а саме:

1) круг користувачів суттєво малий у зв’язку з тим, що зазвичай внутрішня звітність є більш бухгалтерською, ніж управлінською;

2) у зв’язку з обмеженим доступом до бухгалтерської документації менеджери, економісти, маркетологи та інші повинні вести свою базу, яка може суттєво відрізнятись від бухгалтерської;

3) деяка інформація до управлінського персоналу надходить з запізненням в результаті несвоєчасного внесення та обробки інформації, що може спричинити хибне прийняття рішень управлінським персоналом.

Друга проблема пов’язана з тим, що існуючі форми звітності не надають повною інформації необхідної аналітику, а саме:

1) інколи для аналізу необхідно володіти інформацією о стані деяких показників в натуральному виді, а існуюча звітність надає інформацію лише в вартісному виді;

2) різним керівникам різних підрозділів потребується інформація з різним рівнем групування та рівнем деталізації;

3) заборгованість підзвітних та матеріально відповідальних осіб, а також дебіторська та кредиторська заборгованість надається загальною сумою заборгованості та без розтлумачення;

4) в цілому по підприємству відсутня доступна система довідників, що заважає отриманню повної інформації про рух матеріальних, фінансових та інформаційних потоків.

Третя проблема пов’язана з тим, що в результаті відсутності взаємозв’язку між структурними підрозділами підприємства інколи відбувається дублювання деяких видів робіт, а саме:

1) відсутня схема документообігу на підприємстві;

2) відсутні стандарти на оформлення внутрішньої документації та її введення;

3) невизначеність в розподілені обов’язків та відповідальності між відділами;

4) відсутність необхідної кваліфікації у співробітників підприємства.

Це ще не повний перелік проблем, з якими підприємство стикається в процесі своєї діяльності.

Для рішення цих проблем потрібно розробити цілий комплекс заходів, а саме:

1) пов’язати діючу бухгалтерську документацію з документацією фінансово-економічної служби;

2) створити загальні зведені внутрішні звіти, доступ до яких може бути здійснений в режимі реального часу;

3) створити строго регламентований порядок руху документів в строго обумовлені строки з визначенням відповідальних осіб;

4) розробити загально доступні, єдині для всіх довідники по постачальникам, покупцям, організаціях, видам об’єктів та інше;

5) розробити посадові інструкції з визначенням прав та обов’язків за кожним з співробітником;

6) кожен з менеджерів зобов'язаний володіти управлінським обліком|урахуванням|;

8) розробити список-класифікацію клієнтів-боржників, в якому розбити клієнтів залежно від тих, що платили|вчинили| раніше своєчасно або не своєчасно платежів з|із| вказівкою причин не своєчасного платежу;

9) встановити єдину систему документообігу за допомогою розроблених комп’ютерних програм та інше.

Тільки вирішивши даний комплекс завдань, можна говорити про ведення оперативного обліку фінансової стійкості підприємства.

Для вирішення виниклих проблем потрібно створити узагальнюючий документ, який з одного боку дозволить отримать оперативну інформацію, а з іншого - об'єднати і відтворити цілісної інформаційну картину фінансового стану підприємства з поєднанням в собі бухгалтерської, фінансової та податкової звітності.

Традиційно, для проведення комплексної оцінки фінансового стану використовується бухгалтерська (форма 1 «Баланс», форма 2 «Звіт про фінансові результати », форма 3 «Звіт про рух грошових коштів», форма 4 «Звіт про рух власного капіталу » та інші) і податкова документація.

Однак при проведенні аналізу всі форми бухгалтерської звітності використовуються автономно, тобто без прив'язки до інших форм податкової звітності, при цьому відомо, що через спільні господарські операції внутрішній взаємозв'язок існує.

Кожна з існуючих форм звітності має свої особливості та недоліки, а саме:

1 Відсутні єдині вимоги до заповнення різних форм звітності (табл. 1).

2 Для різних форм звітності застосовуються різні методи аналізу і оцінки.

3 Різні комплекти звітності за періодами (річна, квартальна, місячна) містять різну кількість інформації, що може затруднити чи зробити неможливим проведення аналізу.

Використовуючи знання в галузі фінансового менеджменту, а також навички заповнення та аналізу бухгалтерської та податкової документації, а так само використовуючи методику заповнення шахового балансу можна спробувати об'єднати в шаховому балансі бухгалтерську та податкову звітність. Треба відзначити, що в зарубіжній практиці вже існує спроба об'єднати певні форми звітності в єдиному возз'єднаному документі. Цим питанням ретельно займався [1]. Він запропонував створити шаховий аналітичний баланс (ШАБ), який дозволяє об’єднати всі форми звітності в єдиному документі «прочитання» якого не вимагає володіти спеціальними професійними знаннями в галузі бухгалтерського балансу, але запропонована методика була розроблена з урахуванням російської законодавчої бази, тому без додаткових досліджень для українських підприємств вона не може бути застосована.

На наступному етапі після створення ШАБ (табл.2) створюється аналітична фінансова таблиця. Для створення аналітичної фінансової таблиці (АФТ) необхідно скористатися шаховим бухгалтерським балансом, перетворивши рахунки балансу (залишки на початок і кінець звітного періоду, а також обороти по них) в укрупнені групи за відповідними тематичними ознаками, тому угруповання розділів АФТ буде проводиться за наступними пунктами:

1) найменування груп;

2) залишки майна на початок та на кінець звітного періоду у вигляді дебетових і кредитових залишків;

3) нематеріальні активи, незавершене будівництво, основні засоби, довгострокові біологічні активи, відстрочені податкові активи, інші необоротні активи – довгострокові не фінансові активи (ДНА);

4) довгострокові фінансові інвестиції (ДФА);

5) оборотні не фінансові активи (ОНА);

6) оборотні фінансові активи (ОФА);

7) власний капітал (ВК) в склад якого включаються наступні статті: статутний, пайовий, додатковий, резервний, несплачений і вилучений капітал (СДК), прибуток (П) та виручка (В);

8) позиковий капітал (ПК), який складається з зовнішнього боргу (ЗКЗ) та внутрішнього боргу (ЗКВ);

9) сумарні обіги;

10) приріст майна за період з зменшенням на суму зносу (приріст-брутто);

11) приріст майна за період з збільшенням на суму зносу (приріст-нетто).

На підставі проведеної угруповання можна виділити і проаналізувати в АФТ:

- рух активів у негрошовій формі (розглядаються на основі сумарних оборотів з надходження і використання активів, що дозволяє чітко виділити активи в грошовій і не грошовій формах);

- рух грошових коштів;

- рух власного капіталу (розглядаються потоки за трьома напрямками: статутний, пайовий, додатковий, резервний, несплачений і вилучений капітал, валова виручка та прибуток);

- відшкодування основних і оборотних фондів (розрахунок і списання зносу і амортизації);

- рух зовнішнього позикового капіталу (формується за рахунок коштів, що надійшли від покупців, інвесторів, банків з урахуванням коштів цільового фінансування з обов'язковим зменшенням за рахунок погашення кредитів, оплати за рахунками постачальників та виконання робіт);

- рух внутрішнього позикового капіталу (внутрішній поточний борг підприємства перед різними кредиторами );

- бухгалтерську звітність (фіксуються залишки по конкретних групах (рахунках) на початок періоду і на кінець звітного періоду, а так само їх зміни);

- фінансову звітність (дані формуються на підставі двох розділів «Прибуток» і «Валова виручка», які представлені оборотами по дебету і кредиту;

- податкова звітність (дані по цьому пункту можна винести окремими статями, в даному випадку всі дані включаються до складу внутрішнього позикового капіталу);

- звіт про рух грошових коштів;

- факторний аналіз з визначенням фінансової стійкості.

Таким чином, за допомогою аналітичної фінансової таблиці можливо з одного документа отримати інформацію про рух активів та капіталу, а також дізнатись залишки та обороти, а також спільні елементи.

Крім того, для розуміння фінансово-економічної ситуації на підприємстві внутрішню документацію слід пов’язати з бюджетами продажів, закупівель і доходів, так як стверджує [4, С.18] бюджет – це фінансовий план, що охоплює всі сторони діяльності підприємства, що дозволяє зіставити всі понесені витрати і отримані результати на майбутній період часу. Найцінніше, що дає підприємству бюджетування, - це координація всіх сторін діяльності, зусиль всіх підрозділів на досягнення конкретного результату і, як наслідок, підвищення ефективності та фінансової стійкості.

Для організації фінансової стійкості підприємства необхідно провести порівняння складених бюджетів з запланованими основними показниками і з проведенням аналізу, а також з виявленням відхилень і ліквідація наслідків. Сам процес планування необхідний для того, щоб пов’язати між собою джерела надходження та напрями використання коштів. Тому процес планування слід поділити на кілька етапів. Крім того, для ефективності отримання оперативної інформації про виконання або не виконання планових показників в оперативному режимі раціонально планові бюджети підприємства пов'язати з бухгалтерською документацією.

Таблиця 1- Відсутність єдиного стандарту заповнення різних форм звітності

Звіт	Механізм заповнення різних форм звітності		Сутність звітів	Джерела інформації
Звіт	за залишка-ми на рахунках	За обігами	Сутність звітів	Джерела інформації
Баланс	+	―	Відображаються лише початкові та кінцеві данні в результаті чого стислий вид балансу заважає чіткому розумінню економічного стану підприємства, крім того розрахункові різні коефіцієнти тільки відображають виникли проблемні ділянки, але не розкривають причини зміни фінансово-економічного стану підприємства.	[7, С.8 -21]
Звіт про фінансові результати	―	+	Відображає одержані доходи та витрати з розрахунком прибутковості за проектом, але величина виручки ніяк не пов’язується з формами її вираження: грошовій або натурально-речовій.	[7, С.21 - 29]
Звіт про рух грошових коштів	+	+	В даному звіті не відображається розподілення грошових коштів на власний та залучений капітал (як з боку залишків так і з боку обігу грошових коштів, тобто надходження та витрат), що заважає розумінню фінансово-економічного стану підприємства.	[7, С.29-38]
Звіт про рух власного капіталу	+	+	Даний звіт дає чітке розуміння про джерела надходження та використання власних коштів, одним з яких є прибуток. Але не існує чіткого розподілення капіталу, який відображається грошовій формі , а який в не грошовій формі.	[7, С.38-43]
Податкова звітність	―	+	Данний звіт містить інформацію про обчислення податкових зобов'язань, подану платником податків у податкові органи.	[5]

Таблица 2 – Приклад шахматного аналітичного балансу (ШАБ)

Групи			Кредит Дебет	Активи			Капітал			Разом
Групи			Кредит Дебет	НА	ОНА	ОФА	ВК	ПКЗ	ПКВ	Разом
Довгострокові нефінансові активи (ДНА)
Довгострокові фінансові активи (ДФА)
Оборотні нефінансові активи (ОНА)
Оборотні фінансові активи (ОФА)
Власний капітал (ВК)	Статутний, пайовий, додатковий, резервний, несплачений і вилучений капітал (СДК)
	Виручка (В)
	Прибуток (П)
Позиковий капітал (ПК)	Зовнішній борг (ПКЗ)	Цільове фінансування (ЦФ)
		Довгострокові кредити і позики (ДКР)
		Короткострокові кредити і займи (ККР)
		Аванси отримані (АВО)
		Доходи майбутніх періодів (ДМП)
		Заборгованість перед постачальниками (КЗ)
	ПКВ	Внутрішній борг (ПКВ)
Разом

Таблиця 3 – Приклад бюджету доходів

№	Найменування	од.	План кількість	Сума без ПДВ, грн.	Сума з ПДВ, грн.	Взаємозв’язок	Інформація надається	Рахунок
1 1.1	Реалізація готової продукції, в тому числі Бізнес-направлення «Х»					З бюджетом продаж	Обігова-сальдова відомость, відомість випуску готової продукції, зданої на склад в натуральному та вартісному виразі	70
2	Інші доходи та надходження
2.1	Оренда					Розшифровка рядків бюджету доходів	Примітки до річної фінансової звітності розділ 5	71
2.2	Дохід від надзвичайної діяльності						Обігова-сальдова відомость	75
	Всього

Таблиця 4 - Приклад бюджету продаж

№	Найменування контрагенту	Прогноз продажу за Хр.	Прогноз ціни реалізації, грн. (без ПДВ)	Прогноз ціни реалізації, грн. (з ПДВ)	Прогноз продажу, грн			Взаємозв’язок	Інформація надається
					Операційна діяльність
					без ПДВ	ПДВ (рах. 64)	з ПДВ (рах. 36)
1	Готова продукція, в тому числі							Бюджет доходів пукт 1.1	Відомість 3.1 аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками
	ТОВ «Твій дім»							-----	―//―
	АТ «Мрія»							----	―//―
	Інші							-------	―//―
	Разом							Бюджет доходів	Примітки до річної фінансової звітності розділ 9

Наприклад, бюджет доходів (табл. 3) може бути пов’язан через створену єдину комп’ютерну систему з бухгалтерськими документами, а саме з обігово-сальдовою відомостю, відомістю випуску готової продукції, зданої на склад в натуральному та вартісному виразі та іншими. Бюджет продаж (табл. 4) може бути пов’язан з відомістю 3.1 аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками та іншими. При чому кожен з бюджетів повинен бути повязан з іншими бюджетами.

Прослухати

Читати фонетично

З урахуванням вище вказаного, потрібно відмітити, що уся система складання та заповнення бюджетів повинна мати взаємопов’язаний характер. Але ця збалансованість повинна постійно контролюватись не тільки на етапі складання бюджетів, але і в процесі виконання виробничої програми. Простежити за змінами виконання виробничої програми, як вже визначалось, можливо за допомогою контролю за внутрішньою формою звітності та аналізу.

Висновки. В роботі була спроба довести необхідність створенні та впровадження єдиної системи документообігу при застосування сучасних технічних засобів обробки, передачі і зберігання інформації. При чому створення єдиної системи документообігу потрібно починати ще на стадії планування бюджету підприємства з переходом до форм звітності.

Запропонований в роботі підхід надалі слід розповсюдити для використання на підприємствах, що дасть змогу підвищити злагоджену роботу всіх підрозділів підприємства та забезпечити його фінансову стійкість.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Грачев А. В. Воссоединение различных форм отчетности на основе унифицированного баланса //Финансовый менеджмент №4 / 2002 Сайт доступа http://www.finman.ru/articles/2002/4/635.html

2. Грачев А.В. Организация и управление финансовой устойчивостью.
Роль финансового директора на предприятии // Финансовый менеджмент №1 / 2004 Сайт доступа http://www.dis.ru/library/market/archive/2003/6/1761.html

3. Грачев А.В. Финансовая устойчивость предприятия: критерии и методы оценки в рыночной экономике: Учебное пособие. - Изд. 2-е.- М.: Издательство «Дело и Сервис», 2008.-358 с.

4. Ковтун С. Бюджетування на сучасному підприємстві, або як ефективно управляти фінансами. – Х.: Фактор, 2005. – 340 с.

5. ПОДАТКОВИЙ КОДЕКС УКРАЇНИ ( Відомості Верховної Ради України (ВВР), 2011, N 13-14, N 15-16, N 17, ст.112 ) [Електроний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=2755-17

6. Пятенко С. Если завтра отказ. Как можно наладить механизм возвращения долгов Журнал «Компания» № 44(290) 17 ноября 2003 г. [Електроний ресурс]. - Режим доступу: http://www.lexgroup.ru/rus/ar-press/

7. Річна фінансова звітність. Спецвипуск. // Податки та бухгалтерський облік. – 2009. – № 12 (180). -144 с.

8. Савчук В. Стратегия + Финансы: уроки принятия бизнес-решений для руководителей. – К.: Companion Group,2009.- 352 с.

9. Савчук В.П. Управление прибылью и бюджетирование.- М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2005.- 432 с.