Современные информационные технологии/3. Программное
обеспечение
К.т.н. Усманова И.В.,
Баканова Н.Б.
Пензенский
государственный университет, Россия
Автоматизация процедуры оценки
состояния документооборота организации
В настоящее время очевидным является факт, что
применение на предприятии системы электронного документооборота (СЭД) позволяет
резко сократить время на выполнение рутинных операций, связанных, прежде всего,
с передачей документов заинтересованным должностным лицам, а также повысить
сохранность информации. Однако от внедрения СЭД ожидается увеличение
эффективности функционирования организации в целом, проявляющееся
преимущественно в повышении качества реализации основных бизнес-процессов.
На практике, как правило, внедряемая СЭД
ставится «поверх» образовавшихся документопотоков и настраивается с учетом
сложившегося порядка работы с документами. Поэтому все имевшиеся в организации
проблемы работы с документами по существу остаются и лишь переносятся на новую
технологическую основу.
Однако документы порождаются реализуемыми
бизнес-процессами предприятия и любые недостатки в их содержании, порядке
прохождения и даже оформлении неизбежно сказываются на эффективности работы
предприятия в целом. Достижение максимального эффекта от внедрения СЭД возможно
лишь тогда, когда автоматизации делопроизводства и документооборота
предшествовали работы по анализу и оптимизации бизнес-процессов организации,
анализу содержания создаваемых документов и процедур их оформления.
Существующие СЭД функционируют в большинстве
своем отдельно от систем бухгалтерского и материального учета, систем анализа
финансового состояния предприятия, хотя СЭД и рассматривается как обязательная
составляющая системы комплексной автоматизации управления предприятия. Вопрос о
внедрении систем класса ERP ставится чрезвычайно редко даже на крупных
предприятиях. Присутствующие сегодня на рынке системы этого типа не оснащены
программными модулями анализа состояния документооборота, что снижает
эффективность их внедрения.
Использование широко распространенных сегодня
систем интеллектуального анализа данных для анализа документооборота не может
принести желаемого результата вследствие отсутствия системы целевых
показателей, характеризующих каждый бизнес-процесс предприятия. Рассмотрение
имеющихся в настоящее время публикаций показывает, что анализ состояния
документооборота до сих пор остается субъективным процессом, что значительно
снижает эффективность внедрения систем электронного документооборота (СЭД),
если организация решается на такой шаг.
В настоящее время общепринятой нормой является
учёт объёма документооборота и выявление количества не исполненных в срок
документов. Анализ документооборота производится на смысловом, качественном
уровне, а сам этот процесс носит субъективный характер и отражает взгляды
должностного лица, его производящего. Не существует формализованной методики
оценки направления и состава документопотоков из-за отсутствия интегрального
показателя качества документооборота или универсальной системы показателей
качества документооборота, обладающей свойствами полноты и неизбыточности и не
зависящей от специфики деятельности предприятия.
Первый шаг при оптимизации документооборота –
это анализ его реального состояния. Анализ документооборота любого активно
работающего предприятия является весьма трудоемкой задачей. Поэтому автоматизация выполнения даже ее
отдельных этапов существенно облегчает положение дел. Для решения указанной
задачи целесообразно использовать средства, предлагаемые СУБД Microsoft Access.
Такое решение продиктовано следующими соображениями.
Непосредственно анализ документооборота должен
предворяться этапом сбора данных об особенностях работы с документами в
структурных подразделениях и отдельных рабочих местах. Его результаты могут
быть представлены исполнителями в рукописном виде или в виде электронного
документа. Первая ситуация вероятна в случае низкого уровня компьютеризации
предприятия и порождает необходимость перевода полученных данных на машинный
носитель, вторая практически автоматически означает применение текстового
процессора MS Word, мало приспособленного для статистической обработки
информации.
Между тем в случае создания базы данных на
основе широко доступных средств MS Access становится возможным
использование данных различных форматов из различных программ в знакомом
пользователям интерфейсе. Кроме того, можно связывать таблицы из других баз
данных Access, электронных таблиц MS Excel, источников данных ODBC, баз данных
(БД) Microsoft SQL Server и других источников. Даже в случае подготовки исходных
данных в рукописном виде их перевод на машинный носитель с помощью интерфейса
БД существенно упрощается.
При проведении анализа документооборота можно
отталкиваться от двух исходных точек - «от документов» (таблица 1) или «от
процессов» (таблица 2). Для каждого из этих двух случаев предлагается своя
система оценочных показателей [1].
Таблица 1 - Система частных
показателей, позволяющих оценить состояние документооборота организации «от
документов»
|
Показатель |
Описание |
|
Состав
документов каждого подразделения |
Позволяет
оценить видовое разнообразие документов подразделения (организации) и,
косвенно, степень концентрации внимания, необходимую при работе с
документами: большое количество видов документов, особенно при отсутствии
унифицированных форм, резко увеличивает вероятность совершения ошибки при
создании и/или обработке документов |
|
Объем
документов
каждого вида по подразделениям и организации в целом |
Является
оценкой общего объема документооборота, а также трудозатрат по оформлению
документа каждого вида. Полученные сведения являются одним из оснований к
выводу о целесообразности внедрения программных средств автоматизации
подготовки документов и/или системы электронного документооборота |
|
Количество
и состав документов, создаваемых,
подписываемых, согласуемых, утверждаемых каждым должностным лицом |
Позволяет
оценить степень загруженности сотрудников, а также реальное распределение
обязанностей между ними и соответствие действительно выполняемых обязанностей
функциям, закрепленным в должностных инструкциях |
|
Место
хранения
входящих и созданных документов |
Эти
сведения необходимы для разработки номенклатур дел структурных подразделений |
|
место и
объем регистрации входящих и создаваемых документов |
Позволяет
сформировать представление о применяемой системе регистрации документов и
степени ее оптимальности, т.к. достаточно часто на практике регистрируются
все документы подряд или, наоборот, не регистрируются документы, содержащие
важную информацию, что может привести к их утрате. Эти сведения позволяют
оценить реальные затраты времени на регистрацию и проверить их соответствие
численности штата подразделения |
|
Состав адресатов
создаваемых документов |
Позволяет
сформировать список организаций и структурных подразделений, в которые
направляются подписанные документы. Эта информация неоценима при разработке
номенклатуры дел для определения сроков хранения документов |
|
Наличие
и состав используемых унифицированных форм документов для каждого подразделения |
Характеризует
уровень работ, проводимых |
|
Маршрут
прохождения
каждого документа |
Обобщает
все полученные сведения и выстраивает их в логической последовательности,
определяемой действующей на предприятии инструкцией по делопроизводству или
стандартом по управлению документами и данными |
Анализ документооборота должен предваряться
этапом сбора данных об особенностях работы с документами в структурных
подразделениях и на отдельных рабочих местах. Как видно из таблицы 1, одним из ключевых
критериев оценки состояния документооборота на предприятии является количество
и состав документов, создаваемых,
подписываемых, согласуемых, утверждаемых каждым должностным лицом. С его
помощью можно решить задачи оценки:
·
степени
загруженности сотрудников;
·
реального
распределения функциональных обязанностей между ними;
·
соответствия
реально выполняемых обязанностей работниками функциям, закрепленным в их должностных
инструкциях.
Для решения перечисленных выше задач необходимо,
прежде всего, определить реальное время, затрачиваемое на отдельную операцию,
например, на согласование. Оно зависит от содержания документа и его объёма.
Поэтому использование рекомендаций межотраслевых документов по нормированию
труда [2] или отраслевых нормативов [3] не позволит определить фактические
трудозатраты. Однако, известные методики расчёта [4] позволяют вычислить
локальные нормы времени для операций согласования по отдельным разновидностям
документов. Усреднение норм времени на согласование документов одного вида не
принесёт приемлемых по точности результатов из-за различий в содержании и
объёме документов, относящихся к этому виду.
Исходные данные для вычисления локальных норм
времени в организации могут быть получены с помощью методов фотографии или
самофотографии рабочего дня, которые позволяют измерить все без исключения
затраты времени исполнителя за определенный период. Рассчитанные локальные
нормы времени необходимы для определения фактической загруженности сотрудников
по выполнению отдельных операций с документами.
При выявлении фактов общей перегрузки работников
целесообразно ставить вопрос об оптимизации маршрутов прохождения документов. Для
его решения предлагается использовать метод выявления и сравнения ключевых
слов. Он заключается в том, что содержание каждого документа можно
охарактеризовать набором некоторых ключевых слов, равно как и содержание
деятельности каждого сотрудника. Ключевые слова для сотрудников могут быть
выявлены из их должностных инструкций или по материалам обследования. В
последнем случае, при описании выполняемых сотрудниками функций рекомендуется
заранее выработать единую систему терминов, характеризующих каждый отдельный
вид работ. По завершении формирования списков ключевых слов необходимо сравнить
слова из документа, поступающего к сотруднику, например, для согласования, с
ключевыми словами деятельности самого сотрудника.
Если одинаковых ключевых слов в документе и у сотрудника
не найдено, то разумно предположить, что документ поступил к данному сотруднику
из-за исторически сложившихся информационных связей в организации, а сам
сотрудник формально проставляет, например, визу или гриф согласования. Тогда целесообразно исключить этот этап работы
данного сотрудника из маршрута движения рассматриваемого документа.
Если же ключевые слова документа полностью или
частично перекрываются с ключевыми словами деятельности работника, то можно
говорить о том, что сотрудник действительно, а не номинально, имеет отношение к
вопросу, изложенному в документе, и заинтересован в нём. В этом случае следует
рассмотреть общую загруженность сотрудника. Если для него общее время на работу
с документами составляет большую часть полезного фонда рабочего времени, то
целесообразно ставить вопрос о перераспределении функциональных обязанностей
или делегировании полномочий.
Некоторые частные оценочные показатели «от
документов» (например, состав документов
каждого подразделения; количество и
состав документов, создаваемых,
подписываемых, согласуемых, утверждаемых каждым должностным лицом; маршрут прохождения каждого документа)
могут быть объединены в системе оценочных показателей, позволяющих провести
анализ состояния документооборота предприятии «от процессов» (таблица 2).
Таблица 2 – Система оценочных
показатели, позволяющих провести анализ состояния документооборота предприятия «от
процессов»
|
Показатель |
Описание |
|
Состав документов,
порождаемых процессом деятельности |
Позволяет
выявить и оценить весь комплект документов, относящихся к одному процессу |
|
Состав документов,
получаемых из предшествующих процессов |
Даёт
возможность определить степень полноты и/или избыточность исходных данных,
поставляемых для осуществления процесса |
|
Состав документов,
содержащих исходные данные для последующих процессов |
Позволяет
судить об удовлетворенности потребителей |
|
Последовательность
подготовки
отдельных документов процесса |
Содержит
необходимые сведения для решения задачи распараллеливания отдельных действий
процессов |
|
Процессы
конкретного подразделения |
Позволяет
определить распределение ответственности подразделений за процессы и функции
организации |
|
Все
действия, относящиеся к каждому
процессу |
Содержит
необходимые сведения по всем видам деятельности процесса |
|
Риски, связанные с выполнением процесса |
Позволяют
определить нежелательные ситуации, которые являются причиной нарушения
операции |
|
Предыдущие
и последующие процессы для каждого процесса |
Позволяет
определить взаимодействие процесса с другими процессами подразделения и
организации |
|
Участники
процессов и их загруженность |
Позволяет
определить ответственных за процесс, а также количество процессов, в которых
они участвуют |
|
Процессы,
которые влияют на эффективность управления организацией |
Позволяет
определить важность процесса в СМК организации для улучшения ее деятельности |
|
Документы
процесса, которые не подготовлены на текущий момент |
Позволяет
выявить полноту состава документов дела (все ли документы по процессу
подготовлены и какие отсутствуют) |
Предложенные системы показателей оценки документооборота
являются универсальными, не зависят от специфики деятельности предприятия и
составляют сведения, необходимые для оптимизации документопотоков. Применение
метода ключевых слов позволяет выявить степень рациональности распределения
обязанностей между сотрудниками и оценить маршруты прохождения документов. К
числу существенных достоинств метода следует отнести и высокие возможности
автоматизации производимых расчетов, что позволяет повысить эффективность
процесса оптимизации.
В настоящее время реализована первая версия
системы автоматизированной оценки состояния документооборота организации.
Результаты её опытной эксплуатации подтверждают эффективность рассмотренной
выше методики.
Литература:
1. Усманова И.В., Баканова
Н.Б., Таирова А.И. Анализ документооборота коммерческого предприятия // Х-ая
Международная научно-практическая конференция «Современные технологии
документооборота в бизнесе, производстве и управлении». Сб. статей - Пенза,
ПДЗ, 2010, с.8-10 (3 стр.).
2. Межотраслевые
укрупнённые нормативы времени на работу по документационному обеспечению
управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от
25.11.1994 №72). – ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. – М., 1995, 26 с.
3. Нормы времени на работы
по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов
исполнительной власти, М., 2002, разработка Минтруда и социального развития РФ (Постановление
Минтруда от 26.03.2002 № 23).
4. Бухалков М.И. Организация
и нормирование труда. Учебник. -М.:ИНФРА-М, 2008. 416 стр.