Економічні науки / 6. Маркетинг і менеджмент.

К. г. н. Бабчинська О. І., студентка Кухарчук А. О.

Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ, Україна

Тайм-менеджмент як основа особистого та ділового успіху менеджера

Те, що часом необхідно раціонально управляти, на нинішній день пояснювати вже нікому не потрібно. З його дефіцитом чи повною катастрофічною відсутністю стикаються всі. Проте управління часом є досить складним завданням, тому що найбільш поширеною перешкодою в цьому є сприйняття часу як цінного ресурсу. Для багатьох людей час сприймається як щось неосяжне, невловиме, ефімерне, що є складним для сприйняття і осмислення. Ставлення людини до часу значною мірою залежить від епохи, в якій вона живе. Далеко в минулому, коли діяльність багатьох людей не відрізнялася багатогранністю, час протікав повільно і здавався безкінечним. Тому і задумуватися над його плануванням та ефективним використанням не було потреби.

Ритм, в якому живе більшість із нас согодні, навряд чи можна назвати спокійним і розміреним. Брак часу, аврал і жорсткий цейтнот є випробуваннями, справитися з якими під силу далеко не кожному. Емоційне напруження блокує продуктивність, призводить до швидкої стомлюваності і апатії. Тому, щоб не стати жертвою стресу або, ще гірше, синдрому хронічної втоми, необхідно зайнятися управлінням часом або тайм-менеджментом.

Якщо проаналізувати теоретичні дослідження проблеми управління часом, то їх можна побачити ще у працях давньогрецьких та римських філософів.

Велику увагу проблемам управління часом приділяли зарубіжні автори, такі як: Л. Зайверт, Й. Ніссенен, Е. Воутілайнен, Д. Фернер, С. Кові, П. Форсайт, Д. Моргенстерн та ін. У контексті зарубіжного досвіду цю проблему вивчали у своїх працях і такі вчені як: О. Богданов, П. Керженцев, Ю. Васильченко, Г. Архангельський, Н. Сидорова, О. Анісінкова та ін. Звичайно, вагомий внесок у дослідженні цієї проблеми зробили німецькі, фінські та американські вчені, але розроблені ними методики та рекомендації потребують доопрацювання й адаптації до сучасних умов й менталітету нашої країни.

Саме те, що в останні роки тайм-менеджмент став динамічно розвиватися й виникла гостра потреба у спеціальних дослідженнях, теоретичному обґрунтуванні, детальному аналізі і впровадженні у практику ефективної системи управління часом спричинило актуальність теми даного дослідження.

Час – це такий же ресурс, як і люди, сировина, фінансові засоби. Його найважливішою особливістю є безповоротність – його не можна накопичити, передати, взяти в кредит, тому важливо навчитися використовувати його з максимальною вигодою.

Тайм-менеджмент, як складова самоменеджменту, – техніка правильного використання часу. Самоменеджмент допомагає виконувати роботу з меншими витратами, краще організувати працю (отже, отримати кращі результати), зменшити завантаженість роботою і, як результат, зменшити поспіх і стреси. З метою ефективного управління своїм часом і своєю діяльністю дуже важливо навчитися розуміти себе, уміти дати оцінку своїх власних дій, а для цього необхідно чітко усвідомлювати особливості свого характеру і свої життєві цілі. У цьому контексті дуже важливим є вміння адекватно оцінювати ситуацію, з тим, щоб у кінцевому підсумку прийняти правильне рішення.

Ефективність тайм-менеджменту, перш за все, залежить від осмислення значення часу як цінного ресурсу в особистому житті і особливо в професійній

діяльності. Адже час не повертається. Його неможливо накопичити, примножити, передати, він проходить безслідно [1].

Ті, хто домігся успіху в своєму житті, багато часу присвячують плануванню. Щоденне планування просто необхідно для підвищення продуктивності і ефективного управління часом. Планувати і думати потрібно завжди на папері. Якщо мети немає на папері, то вона не існує. Перелік завдань - це свого роду карта, яка не дасть збитися з шляху до наміченої мети.

Правило 6 «П» говорить: правильне попереднє планування попереджає погані показники. Робота зі списком запланованих справ в перший же день збільшує продуктивність на 25%. Планування слід здійснювати від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від цілей життя до плану на день. Кожній задачі потрібно ставити фіксовані терміни.

Складну задачу завжди необхіднл ділити на дрібні підзадачі. Тут добре допомагає дерево цілей, де ключове завдання – дерево, а підзадачі для його виконання – гілки.

Особливу увагу необхідно звернути на складання плану дня, тому що це остання і, водночас, найважливіша сходинка в системі планування часу, конкретна реалізація поставлених цілей. Л. Зайверт пропонує складати план дня за допомогою методу «Альпи». З цим не можна не погодитися, адже це дуже простий та ефективний спосіб і вимагає мінімальних затрат часу. План дня складається на основі тижневого чи декадного плану і, за методом «Альпи», включає п’ять стадій: 1) перелік завдань; 2) оцінка часу для виконання цих завдань; 3) резервування часу (у співвідношенні 60 : 40); 4) прийняття рішень за пріоритетами і передорученню; 5) контроль за виконанням [2].

Дуже важливим є вміння встановлювати час на виконання того чи іншого завдання, адже потрібно враховувати не тільки чистий час для виконання роботи, а й приховані затрати часу, наприклад: час для пересування, на підготовку, на роздуми, завершення справ, час на відпочинок, виконання цілком нового завдання або виконання незавершених справ, які постійно накопичуються, тощо. Разом з регулярними коливаннями працездатності при плануванні дня потрібно враховувати також й інші біологічні закономірності, а саме – біоритми. Існують три окремих біоритми: фізичний, який триває 23 дні, а потім перепад через кожні 11,5 дня, впливає на фізичну силу і на силу волі; психічний, який триває 28 днів, перепад через кожні 14 днів, обумовлює динаміку творчих сил, енергії, настрою, почуттів; інтелектуальний, який триває протягом 33 днів, перепад через кожні 16,5 дня, впливає на розумові здібності, зосередженість. Використовуючи в плануванні часу біоритми, можна розрахувати й передбачити, яку роботу людина може виконати найефективніше з метою якісного використання свого часу [3].

Таким чином, планування й ефективне використання часу приводить до уникнення або зменшення стресових ситуацій, постійної напруженості у виконанні поставлених цілей, невпевненості і нерішучості у своїх діях. Адже безплановість і безконтрольність у своїй діяльності призводить до нездатності мобілізувати себе протистояти різним шкідливим звичкам, боротися з різними непередбачуваними факторами, особливо в умовах невизначеності і кризи.

Саме завдяки ефективному управлінню своїм часом людина стає цілеспрямованою, впевненою у своїх силах, дисциплінованою, самоорганізованою. Без сумніву, технології управління своїм часом дають більший ефект для тих людей, які вже мотивовані на підвищення своєї особистої ефективності. З метою підвищення ефективності своєї діяльності потрібно чітко усвідомити й проаналізувати свої сильні і слабкі сторони, повною мірою використовувати свої позитивні якості.

Література:

1. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать / Г.А. Архангельский. – 5-е изд., доп.– М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007. – 256 с.

2. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. / Авт. предисл. В. М. Шепель. – М.: Экономика, 1990. – 232 с.

3. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2004. – 128 с.