СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ/3.Программное обеспечение

Степова С. В., Єгорова К. В.

Вінницький Торговельно-Економічний Інститут

Київський Національний Торговельно-Економічний Університет

Значення автоматизованих інформаційних систем в управлінській діяльності закладів ресторанного господарства

Ресторанний бізнес є однією з найбільш значущих складових в індустрії гостинності. Водночас, ресторанний бізнес, з одного боку, є одним із засобів високоліквідного використання капіталу, а з іншого - середовищем із високим ступенем конкурентності.

Успішний ресторан – це злагоджений механізм, який пропонує своїм споживачам високий рівень сервісу і оперативну роботу персоналу.

У закладах ресторанного господарства вирішуються досить специфічні завдання. Так само як і в інших сферах бізнесу, є замовлення від клієнта, але виконати його треба в обмежений час. Автоматизація кожного процесу скорочує час на обслуговування клієнтів, економить витрати, дозволяючи виконувати замовлення точно і володіти повним контролем над ситуацією. Переваги, які ви отримаєте при автоматизації ресторану перед іншими подібними закладами:

- облік комплексних обідів і типів харчування, облік продуктів за термінами зберігання, облік сезонності споживання;

- оперативне планування закупівель, виробництва, продажу;

- ведення регламентного і управлінського обліку в єдиній інформаційній базі;

- обмін даними з різними фронт-офісними системами;

- звітність (управлінський баланс, стан замовлень покупців і постачальникам);

- роботу з дисконтними і клубними картами;

- захист від можливості крадіжки з боку недобросовісних співробітників.

Підвищення рівня сервісу при автоматизації ресторанного бізнесу забезпечується завдяки:

- точності і прискоренню прийому замовлень гостей;

- забезпеченню сучасними методами управління і оперативного централізованого контролю ресторанного бізнесу;

- ведення єдиного карткового рахунку гостя;

- забезпеченню лояльності гостей за допомогою гнучкості дисконтних, бонусних і знижкових систем.

Сучасні підприємства вимагають найновіших методів управління. Ухвалення управлінських рішень в умовах постійно змінного, динамічного середовища вимагає не тільки аналізу, оцінки і прогнозування внутрішнього розвитку підприємства, але і забезпечення відповідності між зовнішнім мікросередовищем, зовнішнім макросередовищем і результатами фінансово-господарської діяльності підприємства, що, у свою чергу, висуває високі вимоги до інформаційного та інших видів забезпечення управління підприємством.

Під час вибору оптимальної автоматизованої системи управління для конкретного підприємства фахівці компаній-розробників, керівники підприємств, які певний час успішно користуються такими системами, рекомендують обов’язково враховувати: тип, спеціалізацію, індивідуальні особливості, розмір і автономність підприємства, тип та стан операційної системи, фінансові можливості підприємства, його комунікації та можливість адаптації системи автоматизації до державних та галузевих вимог.

В ресторанному бізнесі найбільш широкого застосування набули такі системи автоматизації діяльності підприємств ресторанного бізнесу як: «1С:Підприємство. Ресторан», «Парус-Ресторан», АС «РЕСТАРТ».

За допомогою таких програмних продуктів можна автоматизувати робочі місця офіціанта, касира, бармена, буфетника, хостес, адміністратора.

Програмне забезпечення з автоматизації торгівельно-виробничої діяльності закладів ресторанного господарства, зокрема і облікового процесу прийнято умовно поділяти на два глобальні модулі: фронт-офіс і бек-офіс, які у взаємодії забезпечують комплексну автоматизацію підприємства.

Бек офіс (Back Office) – це програми, які призначені для облікового відображення товарних операцій і складаються із модулів складського обліку, звітності, та модуля, який налаштовує конфігурацію робочих місць. Бек офіс сприяє комплексному обліку товарних запасів підприємств ресторанного господарства.

Фронт офіс (Front office) – це програми, які використовуються з метою обліку продаж. Такий модуль виконує операції щодо обслуговування клієнтів, а також містить інформацію для працівників закладу стосовно того, які замовлення очікують виконання чи від яких замовлень відмовились клієнти.

Автоматизація обліку у ресторанному господарстві повинна спрямовуватись на вирішення трьох взаємопов’язаних комплексів задач: 1 – закупівля сировини, 2 – виготовлення продукції власного виробництва, 3 – продаж продукції (товарів). При автоматизації діяльності підприємств ресторанного господарства необхідно:

- по-перше, під час придбання товарних запасів враховувати автоматизацію обліку приймання сировини і товарів та планування закупівель на підставі аналізу товарних запасів й динаміки їх продаж;

- по-друге, під час виготовлення продукції власного виробництва використовувати масиви нормативно-довідкової інформації стосовно калькулювання продукції власного виробництва, планувати й обліковувати випуск продукції; здійснювати списання запасів на виробничі потреби;

- по-третє, під час збутового процесу управляти продажами, змінювати ціни на товарні запаси протягом дня, проводити контроль за виконанням замовлень, управляти системою знижок, здійснювати операції відмови за замовленнями, контролювати оплату за замовленнями тощо;

- по-четверте, під час фактичного контролю за наявністю та рухом товарних запасів здійснювати інтеграцію із торгівельним обладнанням (електронними вагами, сканерами штрихкодів, принтерами етикеток тощо).

У зв’язку з активним розвитком ресторанного господарства, з підвищенням конкуренції, інтерес до автоматизації управління постійно зростає. Підтвердженням цього є обов’язкове передбачення в бюджетах нових підприємств витрат на автоматизацію.

Автоматизація кафе і ресторану дозволяє оптимізувати документообіг, забезпечити порядок на складі. У більшості співробітників ресторанів змінний графік роботи, і вони не завжди встигають обмінюватися інформацією - автоматизація ресторану вирішує цю проблему. Всі дані зберігаються в єдиній системі, користуватися якою просто і зручно. В даний час, особливо у великих містах, автоматизація ресторану є абсолютно необхідним рішенням для того, щоб обігнати конкурентів і зробити свій заклад кращим.

Література:

1. Гужва В. М.Інформаційні системи і технології на підприємствах: Навч. посібник. — К.: КНЕУ, 2008. — 400 c.

2. Інформаційні системи і технології: Навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. / С. Г. Карпенко, В. В. Попов, Ю. А. Тарнавський, Г. А. Шпортюк. — К.: МАУП, 2009. — 192 с.

3. http://tourlib.net