Н.В.
Нечитайло, магистр естественных наук по специальности 6N0602 – Информатика
Костанайский
государственный университет имени А.Байтурсынова, Казахстан
Создание информационной системы средствами MS Excel и VBA
В MS Excel можно работать со списками
любого объема. В Excel БД-это просто список, состоящий из одного или более
столбцов.
Выделяются следующие элементы списка: запись (отдельная строка); поле
(отдельный столбец); имена полей (в первой строке списка); строка заголовков
(первая строка списка).
База данных в Excel состоит из диапазона базы
данных, диапазона критериев (условий), диапазона для извлечения:
- диапазон базы данных – область, где хранятся данные списка; связанные
друг с другом данные записываются в отдельные строки, каждому столбцу соответствует
свое поле списка с уникальным именем поля;
- диапазон критериев – область на рабочем листе, где задаются критерии
поиска информации; здесь указываются имена полей и отводится область для записи
условия отбора;
- диапазон для извлечения – это область, в которую копируют выбранные
из списка данные. [1]
В рабочую книгу Excel может вводиться информация
любого типа: числа, текст, даты, время, последовательные ряды данных и формулы.
После того как данные введены, возникает вопрос о том, в каком виде они должны
быть отображены на экране. Для представления данных в MS Excel
существуют самые разнообразные форматы, в частности, числовой, текстовый, дата,
время и т.д. Если данных много и их типы различны, то может возникнуть проблема
организации их ввода, а после того как данные введены, может потребоваться
организация их поиска и замены (например, для исправления ошибок).
Расположение данных в таблицах предполагает наличие у них заголовков.
Сделать простые заголовки у таблиц не представляет трудностей, но если заголовки
сложные, то требуется наличие определенных навыков в их построении с помощью
средств Excel.
При просмотре достаточно большого списка удобно, чтобы строка
заголовков всегда оставалась видимой. Это можно осуществить следующим образом: опустить
маркер разделения окна по вертикали под строку заголовков, либо воспользоваться
командой Окно/Закрепить области. [2]
После ввода информации может возникнуть необходимость отыскать или
внести изменения в ранее введенный текст. С этой целью используется команды Правка/Найти
и Правка/Заменить, во многом схожие, в частности, данные команды имеют
идентичные диалоговые окна, в которых задаются их параметры.
Действие команды Правка/Найти распространяется на выделенный фрагмент
или на весь рабочий лист, если фрагмент не выделен. Данная команда
просматривает также выделенную группу листов, исключая модули макросов.
Результатом работы команды Найти по поиску указанных символов является
первая выделенная ячейка, содержащая заданные символы. Повторный поиск
начинается с текущего положения и заканчивается на следующей ячейке, в которой
имеются указанные символы. При отсутствии символов, заданных в команде Найти,
выдается соответствующее сообщение.
Выбор команды Правка/Заменить предоставляет в распоряжение пользователя
еще одно поле диалогового окна, в которое следует ввести информацию для замены
найденного сочетания символов.
Поиск можно осуществлять в формулах, значениях или примечаниях ячеек. В
режиме Ячейка целиком, который доступен только для рабочих листов, поиск
ведется по совпадению всего содержимого ячейки с заданным набором символов.
При нажатии кнопки Найти далее выполняется список следующего вхождения
заданного набора символов. Для возврата к позиции предыдущего вхождения следует
нажать клавишу Shift и, одновременно с этим, выбрать кнопку Найти далее.
Необходимо соблюдать осторожность при использовании команд Заменить и
Заменить все. Перед использованием команды Заменить все можно порекомендовать
создание резервной копии таблицы, с которой предстоит работать. [1, 2]
Зачастую после ввода какой-либо информации в электронную таблицу ее
необходимо отсортировать тем или иным образом. Например, по возрастанию
содержимого одного из столбцов. Для этого в Excel имеется команда
Данные/Сортировка, которую необходимо вызвать после выделения диапазона ячеек
(таблицы), который необходимо отсортировать.
В MS Excel данные можно сортировать в
особом порядке. И причем, кроме заданных порядков, можно указывать собственный
порядок сортировки. Для этого в диалоговом окне Сортировка диапазона нужно
выбрать копку Параметры. В диалоговом окне Параметры сортировки в
раскрывающемся списке Порядок сортировки по первому ключу выбрать подходящий
вариант.
С помощью команды Данные/Сортировка можно упорядочить список по любому
количеству полей. Это осуществляется путем последовательных сортировок. Для
того чтобы предыдущие сортировки не терялись, следует начинать с ключей самого
нижнего уровня. [3]
В MS Excel списком называется
снабженная метками последовательность строк рабочего листа, содержащих в
одинаковых столбцах данные одного типа.
Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть
записей в списке, таблице или базе данных. В отфильтрованном списке выводятся
на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают
определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми. В MS Excel для фильтрации данных используются команды
Автофильтр и Расширенный фильтр.
Автофильтр предоставляет простой доступ к мощным средствам рабочего
листа, он используется при задании простых критериев для фильтрации нужной
информации. Автофильтр выводит информацию на рабочем листе, при этом записи, не
удовлетворяющие критерию, скрыты.
Чтобы включить автофильтр, нужно воспользоваться командой
Данные/Фильтр/Автофильтр. MS Excel выведет кнопки со стрелками
(кнопки автофильтра) рядом с каждым заголовком столбца. При помощи этих кнопок
можно выбрать строки таблицы, которые необходимо вывести на экран.
Расширенный фильтр является более гибким средством
отбора записей из базы данных, чем Автофильтр, он позволяет отыскивать строки с
помощью более сложных критериев, по сравнению с пользовательским автофильтром.
Чтобы воспользоваться расширенным фильтром,
необходимо выбрать команду меню Данные/Фильтр/Расширенный фильтр.
При фильтрации списка в некоторых случаях
используются два типа критериев: множественные и вычисляемые. Множественные
критерии применяются, когда нужно определить более двух критериев сравнения для
одного столбца. Вычисляемые критерии применяются при использовании результатов
вычислений в операциях сравнения. [2]
Команда Расширенный фильтр используется для
фильтрации данных интервала критериев. При этом в таблице отображаются только
те строки, которые удовлетворяют всем критериям, записанным в интервале
критериев.
Область Обработка содержит переключатель, который
может быть установлен в одно из положений: Фильтровать список на месте или
Скопировать результат на другое место. При установке переключателя в положение
Фильтровать список на месте на экран отображаются только те строки, которые
удовлетворяют указанному критерию. При выборе Скопировать результат на другое
место отфильтрованные данные копируются на другой рабочий лист или в другую
область на том же рабочем листе.
В поле ввода Исходный диапазон указывается интервал,
содержащий список, который подлежит фильтрации. В это поле следует вводить
ссылки на таблицу или базу данных.
В поле ввода Диапазон условий указывается интервал
ячеек на рабочем листе, который содержит требуемый критерий.
В поле ввода Поместить результат в диапазон
указывается интервал ячеек, в который копируются строки, удовлетворяющие
критериям. Это поле доступно только в том случае, когда выбран переключатель
Скопировать результат на другое место. [3]
MS Excel
предлагает специальное средство, позволяющее проверять, удовлетворяют ли
заданным условиям вводимые в список значения. Следует отметить, что проверке
подвергаются только значения, вводимые пользователем непосредственно в ячейки.
Чтобы задать условия проверки данных, нужно выделить
диапазон ячеек, к которому должны применяться эти условия, затем
воспользоваться командой Данные/Проверка…. На экране появится окно диалога
Проверка вводимых значений, содержащее три вкладки: Параметры, Сообщение для
ввода, Сообщение об ошибке. [4]
Литература:
1. Слепцова
Л.Д. Программирование на VBA в Microsoft Office 2007.
Самоучитель. : – М: Издательский дом "Диалектика",
"Вильямс", 2007 – 432 с.
2. Евсеева О.Н. Объектно-ориентированный подход в
программировании. Программирование и реализация приложений в среде Microsoft
Office. Учебное пособие. Ульяновск.
2000.
3. Программирование
в пакетах MS Office: учебное пособие C.В. Назаров, П.П. Мельников, Л.П.
Смольников и др.; под редакцией С.В Назарова – М.: Финансы и статистика,
2007. – 656 с.: ил.
4. Камминг, Стив. VBA для "чайников", 3-е издание.: Пер. с англ. – М.: Издательский
дом "Вильямс", 2001 – 448 с.