Степова С.В., Марценюк В.С.

Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ, Україна

Необхідність автоматизації бухгалтерського обліку на підприємствах України

Постановка проблеми. Становлення ринкових відносин в Україні сприяло створенню значної кількості малих і середніх підприємств, реструктуризації великих у результаті роздержавлення, що розширило сферу ведення бухгалтерського обліку та застосування засобів його автоматизації. Останнім часом на ринку програмних засобів автоматизації обліку запропоновано десятки систем, які забезпечують належне ведення автоматизованого обліку.

Аналіз останніх досліджень. Проблемами організації та впровадження інформаційних систем у бухгалтерський облік вітчизняних підприємств з метою автоматизації процесів обробки та систематизації облікової інформації були предметом наукового дослідження таких вчених як Ф. Бутинець, О. Миронюк, В. Сопко, М. Бенько, В. Завгородній, А. Загородній та інші.

Мета дослідження. Метою написання статті є визначення необхідності впровадження автоматизованого обліку, її основні переваги та недоліки, а також визначення завдань бухгалтера при автоматизованій системі обліку.

Виклад основного матеріалу. Процес обліку є досить трудомістким та ризиконебезпечним, тому одна помилка може викривити інформацію про фінансовий та майновий стан підприємства, установи чи організації. В сучасних умовах, що характеризуються швидким темпами розвитку комп’ютерних технологій, роль та цінність інформації особливо зростає.

Один з основних шляхів спрощення процесу обліку полягає в його автоматизації. Це не лише мінімізує ризик скоєння помилки під час обліку, а й стане основою для автоматизації інших процесів на підприємстві. Наприклад для налагодження автоматизації виплати заробітної плати на підприємстві попередньо має бути розроблена впроваджена автоматизована система обліку розрахунків з оплати праці.

Ефективність роботи бухгалтера, аналітика та управлінця на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування, редагування і друку вихідних документів, квартальних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, системі управління щодо ефективності роботи, підвищувати ефективність праці аудиторів, ревізорів.

Автоматизація виключно фінансового та податкового обліку необхідна перш за все самим бухгалтерам для ефективного виконання своїх функцій. І тут використання комп’ютерних програм надає ряд істотних переваг саме щодо бухгалтерського обліку. Впровадження комп’ютерної техніки не передбачає внесення істотних змін у принципи бухгалтерського обліку, проте техніка збору і обробки інформації вдосконалюється. При цьому, як правило, надаються додаткові можливості контролю [1].

В широкому розумінні метою запровадження автоматизації бухгалтерського обліку є створення автоматизованої системи обробки даних, яка має задані споживчі якості: функціональна повнота, своєчасність, функціональна надійність, адаптивна надійність, економічна ефективність, що забезпечить підвищення ефективності виробничо-гоподарської діяльності економічного об’єкта, покращення його техніко-економічних показників через кращу якість управління, соціальних умов через зменшення чисельності працівників, підвищення рівня кваліфікації персоналу та досягнення інших результатів [2, с. 187].

На українському ринку на цьому сегменті ПЗ представлено розробки таких фірм, як російські „1С”, („1С: Бухгалтерія”) і „Парус” („Парус-Підприємство”), вітчизняні розробки фірм „СофтТАКСІ” (X-DOOR), „АБ-Система” („Офіс-2000”), „Імпакт” („Акцент-Бухгалтерія”), „Баланс-Клуб” (SoNet), „Глобал Аудит” („Quasi+Бухгалтерія”), GMS (Office Tools) та деякі інші; у сфері автоматизації торгівлі - фірма „ТРАСКОсофт” (Trade Manager) тощо.

У питаннях створення відділів інформатизації та автоматизації документообігу бухгалтерської служби є багато недоліків, які гальмують розвиток інформаційної мережі, що знижує ефективність нових та новітніх інформаційних технологій. Серед них слід виділити такі [3,250]:

1) використання різноманітних програмних засобів як нових, так і застарілих, значно ускладнює обслуговування інформаційної системи та знижує ефект її впровадження;

2) усунення окремих недоліків різноманітних програмних засобів може перейти в повсякденну проблему, що потребує створення засобів моніторингу стану всієї інформаційної мережі;

3) відсутність нормативної бази для регулювання автоматизованої форми обліку на вітчизняному рівні.

Нова інформаційна технологія обробки облікових завдань охоплює всі рівні перетворення інформації, починаючи з етапу створення первинного облікового документа і закінчуючи складанням бухгалтерської звітності та її аналізом. Автоматизуються багато бухгалтерські розрахунки, які до цього виконувалися вручну. Наприклад, ведеться автоматичне нарахування усіх видів оплат та утримань із заробітної плати, обчислення сум ПДВ, акцизів, податку з продажу та ін. З огляду на постійне внесення змін до форми бухгалтерської документації, програмні продукти складаються з таким розрахунком, щоб бухгалтер за своїм бажанням зміг сформувати різні нові форми документів, зведень, таблиць.

Таким чином, економічна ефективність інформаційних систем обліку досягається в керуючій системі управління суб’єктів господарювання за рахунок зменшення трудових витрат на виконання обліку як функції управління (прямий ефект) та в керованій — за рахунок економічних наслідків виконання рішень, прийнятих завдяки використанню відповідної облікової інформації (непрямий ефект). Успішне використання великою кількістю підприємств систем «1С: Бухгалтерія» свідчить про здатність цих систем забезпечити своєчасність і достовірність облікової інформації для прийняття управлінських рішень підприємствами та установами. Саме ці характеристики систем обліку є найважливішими для отримання непрямого економічного ефекту. Так, компанія „СІ5СО” вважає найбільшим своїм досягненням скорочення часу на складання звітності. До впровадження інтегрованої системи складання звітності здійснювалось протягом 14 діб, після впровадження - за 1,5 години в будь-який момент, коли така необхідність виникає [3].

Необхідно зазначити, що комп’ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності.

Важливим є те, що комп’ютерна обробка припускає використання однакових команд при обробці ідентичних господарських операцій, що практично нівелює ризик появи випадкових помилок, звичайно властивих для ручної обробки інформації [4].

Таким чином, як свідчить практика впровадження на російських і українських підприємствах, віддачу від інвестицій в автоматизовану систему управління отримують за рахунок:

- наскрізного і своєчасного оперативно-виробничого планування та обліку виробництва, що дозволяє на 20-30% знизити втрати безпосередньо в цехах;

- зменшення рівня запасів на складах - на 20-25% (через 5-6 місяців після запуску системи);

- попередження неврахованих недостач (3-5% від рівня запасів);

- зниження необгрунтованої видачі матеріалів у цехи (на 10-15%);

- зменшення витрат допоміжних матеріалів (на 20-30%);

- зниження собівартості продукції за рахунок скорочення цехових та загальногосподарських витрат - на 3-5%;

- зниження дебіторської заборгованості за рахунок її всебічного, персоніфікованого контролю (на десятки відсотків);

- зменшення необгрунтованих знижок при відвантаженні товару (3-5% відвантажень) [1].

Висновок. Отже, на сучасному етапі автоматизація бухгалтерського обліку дуже необхідна і вона відіграє важливу роль як на підприємстві, так і в економіці в цілому, адже підвищується продуктивність праці бухгалтерів, скорочуються витрати для отримання необхідної інформації, надається більша ефективність передачі даних та їх більша точність і достовірність. Запровадження комп’ютерних систем надає можливість не тільки забезпечити автоматизацію обліку, а й вирішити інші (організаційні, кадрові, фінансові) задачі, які постають перед підприємством в процесі його діяльності. Тому, в системі заходів, спрямованих на підвищення ефективності діяльності підприємств обов’язковим складовим елементом є автоматизація системи бухгалтерського обліку, що надає можливість економити підприємству свій час та кошти, а головне своєчасно приймати ефективні управлінські рішення.

Література:

1. Ивахненков С. Внедрение программного обеспечения учета и контроля: потенциальные преимущества и реальные проблемы // Бухгалтерский учет и аудит. – 2007. - № 2. – с. 56-63

2. Сопко В. В. Мета і принципи автоматизації бухгалтерського обліку / В. В. Сопко, М. М. Бенько // Актуальні проблеми економіки. – 2010. –

№12. – С.186-192.

3. Марченко Д.М. Автоматизація бухгалтерського обліку як джерело підвищення його ефективності // Бухгалтерський облік, аналіз та аудит. – 2009. - № 6(96). – с. 248-254

4. Лещенко А.О., Шершньова. Г.В. Компютерна система обробки облікової інформації // Вісник ДонНУЕТ. – 2009. – с. 173-15.