Доц. Степова С.В., Усата Т.В.

Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ

Аналіз вибору інформаційної системи як основи подальшої ефективної діяльності підприємства

Сьогодні неможливо представити підприємство, що не має комп’ютерної техніки та програмного забезпечення. Тому з кожним роком на українському ринку росте кількість інформаційних систем різної спрямованості і компаній, що впроваджують або розробляють ці технології. Проте особливості ведення бухгалтерського обліку підприємства, прийнята облікова політика, навички та звички облікового персоналу не однакові на всіх підприємствах. Тому, окрім проблем впровадження автоматизованої системи обробки облікової інформації, постає питання вибору інформаційної системи, яка б враховувала специфіку фірми та повністю відповідала б вимогам організації.

Проблемам організації і методики обробки облікової інформації в умовах функціонування інформаційної системи присвячені праці: Бутинця Ф.Ф., Білухи М.Т., Городянської Л.В.[1], Івахненкова С.В.[2], , Кузьмінського Ю.П.[4], Сопко В.В.[5], Сорокіної Л.В.[6].

Метою написання даної статті є визначення необхідності відповідального підходу до вибору інформаційної системи на підприємстві.

На сучасному українському ринку фінансово-економічного програмного забезпечення для обробки облікової інформації пропонується ряд систем: “1С: Підприємство”, “DeloPro”, “GrossBee-XXI”, “SMarket”, “X-DOOR”, “АБ Офіс”, „Актив +”, “Акцент”, “Бест-Про”, „ІТ-Підприємство”, “Парус-Підприємство”, “Універсал”, „Флагман” та інші. Розробники індивідуально підходять до вирішення задач автоматизованої обробки облікової інформації, тому кожна з вище перелічених систем має свої особливості, але також вони різняться і ціною придбання, яка залежить передусім від комплектації та приналежності до конкретної операційної системи. Найдорожчою програмою є “1С: Підприємство”, і ця програма набула більшого поширення в Україні порівняно з іншими програмними продуктами [5].

Вибір інформаційної системи – непросте завдання, складність якого може зростати із зростанням масштабів підприємства, і здійснювати його повинні кваліфіковані фахівці відповідно до реальних потреб підприємства.

Кількість варіантів вибору інформаційної системи автоматизації управління підприємством, яку доцільно розглядати паралельно, визначається у кожному конкретному випадку дуже великим числом чинників, щоб можна було говорити про якісь рекомендації загального характеру.

Основним критерієм, яким слід керуватися при виборі інформаційної системи, повинен бути критерій задоволення потреб бізнесу підприємства.

Для досягнення найбільшого результату у виборі інформаційної системи науковцями рекомендовано слідувати таким етапам:

1. Оцінка готовності фірми до автоматизації господарської діяльності: на цьому етапі потрібно зібрати інформацію про досвід підприємства у впровадженні інформаційних технологій; кваліфікацію персоналу, якому доведеться працювати з інформаційною технологією.

2. Оцінка вартості витрат, пов’язаних з придбанням впровадженням та обслуговуванням системи: всі витрати на створення інформаційної системи повинні оцінюватися як частина інвестицій. Ці разові витрати можуть включати такі складові, як проектування системи, програмування, тестування системи, ревізія системи, придбання устаткування, розробка і зміна керівництва, навчання і пересування у зв'язку з установкою, тестуванням і паралельним запуском системи.

3. Аналіз функціональних можливостей інформаційної системи: тут потрібно оцінити можливості системи щодо автоматизованої обробки інформації згідно потреб підприємства. Також вивчити відповідність програмного продукту законодавчій базі, з врахуванням галузевих особливостей та специфіки підприємства та можливості інтеграції технології з іншими програмними продуктами.

4. Оцінка економічної ефективності інформаційної системи та визначення термінів її окупності: дізнатись про джерела очікуваного ефекту, оцінити терміни впровадження всіх функціональних особливостей програми.

5. Оцінка можливостей підприємства щодо успішного завершення впровадження інформаційної системи: слід об’єктивно проаналізувати ступінь підготовленості працівників організації до роботи в нових умовах, обумовлених використанням автоматизованої системи.

6. Аналіз надійності системи: вивчити функціональні можливості програми, в тому числі залежність системи від інших програмних продуктів.

7. Аналіз рівня обслуговування, супроводження та перспектив розвитку інформаційної системи розробниками: доцільно вивчити пропозиції продавців програми щодо її після продажного обслуговування [6].

Для їх успішного здійснення всіх етапів необхідна наявність і постійна участь кваліфікованих фахівців із найрізноманітніших сфер: інформаційні технології, управління підприємством, управління персоналом, обліку, планування і багато інших. Тримати такий штат в організації, як правило, економічно недоцільно. Тому краще залучити зовнішніх консультантів.

Вибір інформаційної системи для підприємства є відповідальною справою, тому що вона є досить дорогою, встановлюється на тривалий термін та від її впровадження очікується економічний ефект. Тому, помилка при їі виборі може дорого коштувати підприємству.

При виборі інформаційної системи необхідно бути готовим до проведення реорганізації підприємства, що зв'язано з додатковими витратами часу і засобів. Успіх реорганізації в першу чергу визначається позицією керівництва.

Вибір системи, яка володіє обмеженим набором можливостей, приведе до того, що підприємство через деякий час буде вимушено затрачувати набагато великі зусилля на вирішення частини проблем, що залишилася. Тому єдиним правильним виходом із такої ситуації є розгляд функціональних можливостей інформаційної системи у світлі прийнятої стратегії організації і, зокрема, стратегії автоматизації [4].

Отже, проблема вибору інформаційної системи, яка відповідає вимогам підприємства щодо автоматизованої обробки облікової інформації є дуже актуальною, тому що від цього залежить подальший розвиток підприємства. Тому потрібно дуже відповідально та розсудливо ставитись до цього вибору та проаналізувати всі недоліки та переваги до безпосередньої купівлі.

Література:

1.  Городянська Л. Особливості технічного забезпечення системи бухгалтерського обліку / Л.  Городянська // Облік: теорія і практика. – 2009. – №10. – С.17-22.

2. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку: Наукове видання. – Житомир, 2009. – 416 с.

3. Івахненков С.В. Упровадження програмного забезпечення обліку і контролю: потенційні переваги і реальні проблеми // Бухгалтерський облік і аудит. – 2007. – №2. – С.56-62.

4. Кузьмінський Ю. Оцінка ефективності впровадження інформаційних технологій у бухгалтерський облік / Ю. Кузьмінський  // Бухгалтерський облік і аудит. - 2011. - №7. - С.27-31.

5. Сопко В. В.  Інформаційні технології в організації облікового процесу / В. В. Сопко  // Актуальні проблеми економіки. - 2011. - №1. - С.205-210.

6. Сорокіна Л.В. Інформаційні технології як інструмент оптимізації управління збалансованим економічним розвитком підприємства // Актуальні проблеми економіки. - 2007.- №10 (76).- С. 189-197.