К.т.н., доц. Семеренко М.М., Копняк К.В., Далєвська Т.А.

Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ, Україна

ОСОБЛИВОСТІ РОЗВИТКУ ІНФОРМАЦІЙНО-ДОВІДКОВОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВА

Сучасний бізнес вже неможливий без використання нових технологій і нерозривно пов’язаного з ними інформаційного забезпечення (ІЗ), тому що задачі підприємства в сучасних умовах все частіше вирішуються з використанням власних, національних і міжнародних інформаційних ресурсів.

Якісні зміни в галузі розвитку сучасних інформаційних технологій і засобів передачі даних призвели до необхідності пошуку нових підходів та рішень в створенні та зберіганні інформаційних ресурсів підприємства, їх організації у вигляді інформаційно-довідкових систем та засобів доступу до них користувачів [1-3]. Тому, процеси створення та споживання інформаційних ресурсів, як основи інформаційно-довідкового забезпечення сучасного підприємства, потребують особливих підходів до їх організації та розвитку. Відповідність змісту інформації, що надходить, задачам користувачів, її повнота, своєчасність та форма подання є сьогодні основними критеріями корисності та ефективності ІЗ діяльності підприємства.

З аналізу потреб і закономірностей розвитку сучасного виробництва та інформаційних потоків для його забезпечення можна зробити висновок, що в сучасних умовах процес пошуку і надання користувачам потрібної інформації постійно ускладнюється, а необхідність широкої бізнесової інтеграції обумовлює важливість задач підвищення її ефективності і якості. Це обумовлює актуальність проблеми удосконалення та розвитку інформаційних процесів для забезпечення максимального прибутку підприємства.

Для максимізації ефективності впровадження інформаційно-довідкового забезпечення діяльності підприємства доцільно використовувати досвід впровадження сучасних систем інформатизації в провідних країнах світу. У кожному випадку варто розробляти власну концепцію інформатизації підприємства, покладаючись на його особливі умови і можливості. При цьому обов’язково слід керуватися загальним системним підходом при розробці системи інформатизації діяльності підприємства і розглядати об'єкт інформатизації як відкриту систему, яка, взаємодіючи із зовнішнім середовищем, перетворює зовнішню інформацію, фінансові і трудові ресурси, матеріальні цінності та інші об'єкти у внутрішній виробничий продукт.

Але, при створенні сучасного ІЗ на підприємстві виникають певні перешкоди, які в подальшому впливають на якість виробництва, такі як:

- постійна недостатність фінансування;

- відсутність єдиної методичної, технічної та програмної бази;

- недостатня взаємодія різних структурних підрозділів;

- недостатність або відсутність персоналу відповідної кваліфікації.

Найбільш складною та актуальною задачею для більшості вітчизняних підприємств є подолання другої перешкоди. Розглянемо шляхи її подолання.

Вважаючи інформаційно-довідкове забезпечення частиною загальної інформаційної системи підприємства, його суть можна визначити як здійснення сукупності заходів, які створюють умови для надійного та швидкого отримання користувачами необхідних відомостей про певні фінансово-економічні об’єкти. Тому, основні задачі інформаційно-довідкового забезпечення пов’язані із пошуком, збиранням, аналізом, актуалізацією, обробкою, зберіганням та поширенням фінансово-економічної інформації, які реалізуються шляхом:

1. Створення і довготривалого зберігання інформаційних ресурсів та їх накопичення у відповідних базах даних (БД).

2. Надання доступу визначеним користувачам через комп’ютерні мережі до певних інформаційних ресурсів.

3. Розповсюдження відомостей про наявні інформаційні ресурси через семінари, конференції, виставки, круглі столи, публікації, сайти тощо.

4. Удосконалення фінансової документації та її стандартизація у фінансово-економічній сфері.

5. Обміну накопичених ресурсів з іншими спорідненими підприємствами, участь у міжгалузевому та міжнародному співробітництві.

Реалізація задач інформаційно–довідкового забезпечення повинна відбуватися за рахунок:

- створення нових спеціалізованих фінансово-економічних інформаційних продуктів;

- розширення функціональних можливостей існуючих БД та створення нових за напрямками;

- удосконалення форм та методів інформаційного забезпечення на базі використання нових інформаційних технологій;

- розширення асортименту інформаційних послуг.

Важливою задачею є підвищення повноти, оперативності інформаційного обслуговування усіх категорій користувачів за рахунок представлення ним об'єднаних інформаційних ресурсів і засобів пошуку з використанням сучасних інформаційних і телекомунікаційних технологій для вирішення ділових та інших завдань. Інструментами реалізації цієї мети повинні стати інтегровані мережеві ресурси. Створення відповідних сайтів, безумовно є одним з найважливіших результатів діяльності у цьому напрямку.

Створення єдиного інформаційного простору підприємства вимагає трансформації всіх його документально-комунікаційних комплексів в єдине інтегроване електронне середовище. Тому, одна з найважливіших задач створення інформаційно-довідкового забезпечення підприємства – формування єдиного інформаційного простору максимально доступного кінцевому користувачу.

Інтеграція електронних інформаційних ресурсів в єдиній інформаційній системі буде сприяти: об'єднанню електронних бібліотек підприємства в єдину інформаційну систему; загальнодоступності інформаційних ресурсів для користувачів підприємства; забезпеченню доступу користувачів до загальних мережевих ресурсів.

Створення єдиного інформаційного простору підприємства доцільно проводити поетапно. Перший етап – організаційний. Планування робіт у відповідності до типових і галузевих методичних матеріалів по створенню розподіленої інформаційної системи. Розробка єдиних теоретичних і методичних засад для організації доступу користувачів до зведених інформаційних ресурсів, визначення технологічних принципів побудови інтегрованої розподіленої БД.

Другий етап – створення єдиної загальної системи інформаційних ресурсів підприємства для обслуговування користувачів з єдиним централізованим управлінням.

Третій етап – створення електронних баз даних за напрямками діяльності підприємства, координуючим центром яких може стати портал, на якому створюється певний пошуковий модуль, що дозволяє організувати виконання усіх необхідних виробничих функцій в рамках єдиної інформаційної системи.

В результаті така єдина загальна система інформаційних ресурсів підприємства може забезпечити:

- автоматизацію усіх основних інформаційних процесів;

- сумісність усіх технічних і програмних засобів, які використовуються в системі;

- електронне замовлення і доставку відповідних документів;

- пошук інформаційних ресурсів за межами інформаційного поля підприємства та з віддаленого комп'ютера;

- керований доступ користувачів до всіх інформаційних ресурсів підприємства;

- контроль за виконанням завдань;

- персональну фінансову та правову відповідальність користувачів за результати роботи;

- навчання користувачів і підвищення їх кваліфікації при роботі з інформаційною системою.

У процесі впровадження системи доцільна така послідовність циклу створення її інформаційних ресурсів:

1. Формування каталогів системи як структурної основи БД при опрацюванні вхідного документопотоку. Наприклад, як показано на рис. 1.

2. Формування загальної БД шляхом внесення відповідних записів.

3. Заповнення фонду електронних документів матеріалами, у відповідності до вимог користувачів.

Рис. 1. Головна структура БД інформаційно-довідкової системи підприємства

Таким чином, процес інформаційної інтеграції приводить до створення єдиного інформаційного простору підприємства, який є актуальною і сучасною формою організації інформаційних ресурсів.

Основними чинниками, що визначатимуть розвиток інформаційних ресурсів у найближчі роки будуть стрімке зростання обсягів електронної інформації та необхідність коригування стратегії формування інформаційних фондів у зв'язку з розширенням можливостей телекомунікаційного доступу до віддалених інформаційних ресурсів. Тому, вже зараз, необхідно орієнтуватися на оперативне отримання інформації в певній електронній формі для формування внутрішнього фонду електронних бібліотек за рахунок власних джерел та використання телекомунікаційного доступу до зовнішніх джерел інформації.

Література:

1. Корнеєв Ю. Інформаційне забезпечення розвитку підприємницької діяльності// Вісник НАН України. – 2008. – №5. – С. 24-31.

2. Технологія автоматизованого оброблення економічної інформації: Навч. посіб.  Ситник В.Ф., Орленко Н.С. – К.: КНЕУ, 2006. – 332 с.

3. http://www.unilib.org/page.php?idb=1&page=000400.

4. http://patent.km.ua/ukr/articles/i752.