Экономические науки/ 7. Учёт и аудит

К. с.-г. н. Янчук В.И., к.е.н. Янчук Г.В., бухгалтер Янчук О.В.

Вінницький національний аграрний університет

Облік і контроль запасів в багаторівневих бюджетних установах України

Економічний розвиток країни невід'ємний від удосконалення економічної роботи на всіх рівнях управління, підвищення відповідальності міністерств та відомств, бюджетних організацій, а також безпосередніх виконавців за ефективність використання трудових, матеріальних та грошових ресурсів.

Бухгалтерський облік відображає всі сторони економічної та господарської діяльності підприємств, як на внутрішньому рівні, так і на рівні їх взаємовідносин з фінансово-кредитними організаціями.

Запаси бюджетних організацій - це оборотні активи в матеріальній формі, що належать організації і забезпечують її функціонування та, як очікується, будуть використані або реалізовані протягом року.

Склад запасів бюджетних організацій досить різноманітний, а тому потребує класифікації. У бюджетних організаціях основними є групування запасів за функціональним призначенням:

Ø виробничі запаси;

Ø тварини на вирощуванні та відгодівлі;

Ø малоцінні і швидкозношувані предмети;

Ø готова продукція;

Ø продукти сільськогосподарського виробництва.

Зазначену класифікацію покладено в основу обліку запасів за синтетичними рахунками.

Питання ощадливості й економії державних ресурсів набувають особливого значення у перехідний до ринкової економіки період. Вкрай необхідним є пошук інших додаткових джерел фінансування бюджетних організацій та їх структурних підрозділів для виконання ними в повному обсязі послуг, передбачених їх статутною діяльністю. Одним із найважливіших шляхів для вирішення цих питань є створення ефективних систем обліку і контролю запасів бюджетних організацій в тому числі багаторівневих.

Економічний розвиток країни невід'ємний від удосконалення економічної роботи на всіх рівнях управління, підвищення відповідальності бюджетних організацій за ефективним використанням трудових, матеріальних та грошових ресурсів.

У забезпеченні раціонального та економного використання ресурсів, проведенні боротьби з беззаконністю витрачання матеріальних засобів та грошових коштів, дотриманні фінансово-бюджетної дисципліни вирішальну роль відіграє реалізація таких функцій управління як облік і контроль.

Удосконалення бухгалтерського обліку запасів, посилення його контрольних функцій за господарською та фінансовою діяльністю бюджетних організацій - основа дотримання фінансово-бюджетної дисципліни. Висока якість облікової інформації створює умови ефективної реалізації всіх без винятку функцій управління.

Над темою бухгалтерського обліку запасів бюджетних організацій працювало багато відомих вчених. Великий внесок у розвиток цього напрямку зробили П.Й. Атамас, Ф.Ф. Бутинець, Р.Т. Джога, Т.В. Канєва, Г.Г. Кірейцев, В.І. Лемішоовський та інші.

В той же час дослідження обліку та контролю бюджетних організацій проводяться рідко.

Для побудови ринкової економіки країни необхідні величезні матеріальні і грошові ресурси. В останні роки уряд України вимагає від усіх бюджетних організацій зосередити головну увагу на підвищенні якості господарської діяльності, на дотримання режиму економії грошових і матеріальних ресурсів.

Метою дослідження є розробка пропозицій з удосконалення системи обліку та контролю запасів бюджетних організацій, підвищення їх впливу на результати діяльності, відпрацювання єдиного уніфікованого підходу до створення системи обліку запасів багаторівневих бюджетних організацій.

Задачі дослідження полягають у:

- систематизації та узгодженні загальнодержавних, відомчих документів які регламентують діяльність бюджетних організацій, облік запасів та контроль за їх витрачанням;

- впорядкуванні методики ведення бюджетного обліку запасів в тому числі для багаторівневих бюджетних організацій;

- вироблені пропозицій та рекомендацій щодо удосконалення ведення обліку запасів, регістрів бюджетного обліку, які дозволять формувати необхідні дані для покращення контролю і прийняття управлінських рішень в бюджетних організаціях.

Об'єктом дослідження є процес відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку запасів бюджетних організацій.

Предметом дослідження є комплекс теоретичних, методологічних та практичних положень щодо організації обліку запасів бюджетних організацій.

За результатами дослідження розроблено і впроваджено у роботі централізованої бухгалтерії Вінницького НАУ рекомендації щодо удосконалення обліку запасів бюджетних організацій.

Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" визначенні основні положення організації ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності, в тому числі і бюджетних установ.

В розвиток цього Закону, доповнює процес бухгалтерського обліку запасів який регламентується нормативно-правовими документами, які майже систематично уточнюються та доповнюються.

На нашу думку, первинні документи з обліку сільськогосподарських виробництв у бюджетних установах повинні бути уніфіковані з загально сільськогосподарськими. Про те, що "Уніфікація первинних документів раціоналізує виготовлення форм.... а головне, уніфіковані форми первинної документації здійснюють значний вплив на правильну організацію бухгалтерського обліку" зауважували ще Д. Г. Васильєв, І. В. Малишев, М. 3.Пізенгольц.

Ми вважаємо що успішне виконання завдань, що стоять перед обліком, можливе лише при умові правильної організації первинного обліку, тобто оформлення документами різних господарських операцій з метою одержання початкових (первинних) даних. Первинна інформація дає можливість одержані всі наступні (результативні) показники, необхідні для успішного керівництва.

На необхідності уніфікації первинних документів неодноразово наголошував і професор Г. Г. Кірейцев: "Враховуючи, що сільське господарство функціонує у складі АПК як в єдиному цілому, актуальною слід вважати розробку єдиних уніфікованих форм первинних та звітних документів для всіх підприємств та організацій цієї системи".

Подальшу уніфікацію фінансової та статистичної звітності, посилення відповідальності за достовірність звітних показників в сфері АПК доцільно здійснювати за наступними напрямками.

1. Внесення змін та доповнень до діючого законодавства з бухгалтерського обліку, фінансової та статистичної звітності.

2. Посилення ролі Міністерства аграрної політики в питанні управління методологією бухгалтерського обліку та звітності, а також збереження за ним функцій по збору бухгалтерської та виробничої звітності.

3. Розробка нових та вдосконалення діючих форм первинних документів для фіксації фактів здійснення господарських операцій для різних форм господарювання на селі, виходячи з вимог бухгалтерської та статистичної звітності".

Становлення обліку запасів діяльності багаторівневих бюджетних установ має об'єктивні передумови, зумовлені насамперед бажанням керівників як цих підприємств, так і керівників установ, в яких вони створені, володіти інформацією про ефективність використання запасів установи. Оскільки дійсний рівень витрат на потреби установи конкретного виду запасів формують не планові чи нормативні показники, а фактичні дані первинного бухгалтерського обліку. Це істина, яку безпідставно заперечувати. Тим більше це відбудеться тоді, коли облік витрат організувати по центрах відповідальності.

Вивчення порядку ведення обліку запасів у багаторівневих бюджетних організаціях свідчить про істотні розбіжності у складі запасів та методиці їх обліку. Порівняно з планом рахунків госпрозрахункових підприємств, кількість синтетичних рахунків зменшено в півтора рази (відповідно 9 і 6), що пояснюється відсутністю виробничих процесів та специфікою обліку запасів (табл. 1).

Таблиця 1

Порівняльна таблиця синтетичних рахунків обліку запасів між госпрозрахунковими та бюджетними організаціями

Госпрозрахункові підприємства	Бюджетні установи
20 "Виробничі запаси"	20 "Виробничі запаси"
21 "Тварини на вирощуванні і відгодівлі"	21 "Тварини на вирощуванні і відгодівлі"
22 "Малоцінні швидкозношувані предмети	22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети"
23 "Виробництво"	23 "Матеріали і продукти харчування"
24 "Брак виробництва"	24 "Готова продукція"
25 "Напівфабрикати"	25 "Продукція сільськогосподарського виробництва"
26 "Готова продукція"
27 "Продукція сільськогосподарського виробництва"
28 "Товари"

Розглядаючи методику ведення обліку в госпрозрахункових підприємствах слід відмітити, що в них спостерігаються дві системи обліку, які застосовуються у звичайних та малих підприємствах. В перших матеріальні і обліковують на відповідних рахунках на загальних підставах, тобто ведеться облік на складах, відпуск цінностей у виробництво здійснюється на документів, матеріально відповідальні особи складають звіт, в якому формуються дані про надходження цінностей, обчислюється їх вартість, яку використовують для обчислення вартості цінностей, що вибули (використані у виробничому процесі, реалізовані тощо).

У малих підприємствах особливості обліку матеріальних цінностей дуже істотні. Суть відмінностей полягає в тому, що придбані цінності відразу списуються на витрати, а в кінці звітного періоду за даними інвентаризації визначається наявність матеріалів, які залишилися невикористаними, їх оприбутковують, зменшуючи матеріальні витрати.

Цю методику ведення обліку в бюджетних установах використовувати не можна, бо при цьому не враховується специфіка відображення касових та фактичних витрат.

Оцінку передбачено здійснювати шляхом використання методики, передбаченої у П(С)БО 9 "Запаси". Слід зазначити, що в цей стандарт внесено зміни згідно якого із усіх методів оцінки виключено оцінку за методом LIFO.

Таким чином, між методикою обліку матеріалів у малих підприємствах і у бюджетних установах спостерігаються суттєві відмінності, тому між ними порівняння не може бути здійснено без детального наукового обґрунтування методики обліку запасів відносно звичайних підприємств.

Суть відмінностей полягає в науковому підході до оцінки придбаних матеріалів.

Так в П(С)БО 9 (п.9) зазначається, що первісною вартістю запасів, що придбані за плату, є собівартість запасів, які складаються з таких фактичних витрат: суми, що сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю, за вирахуванням непрямих податків); суми ввізного мита; суми непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству; транспортно-заготівельні та інші витрати, які безпосередньо пов'язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях.

До таких витрат, зокрема, належать прямі матеріальні витрати, прямі витрати на оплату правці, інші прямі витрати підприємства на доопрацювання і підвищення якісних технічних характеристик запасів. В пункті 14 МСФЗГС 12 "Запаси" дається майже аналогічне визначення цієї вартості придбаних запасів.

В бюджетних установах України до первісної вартості включається лише вартість, сплачена постачальнику за придбані цінності. Витрати із залучення стороннього транспорту на перевезення запасів згідно п.49 "Інструкції з обліку запасів бюджетних установ" №125 від 8.12.2000 р. відносять на витрати установи за відповідним кодом економічної класифікації витрат.

Слід зазначити, що вартість транспортних та вантажно-розвантажувальних робіт, виконаних власним транспортом та персоналом, відображають на відповідних статтях витрат.

Бухгалтерський облік відіграє важливу роль в управлінні потоками інформації про стан і результати діяльності бюджетної установи. Одним із завдань функціонування системи бухгалтерського обліку є забезпечення керівництва бюджетної установи інформацією для прийняття рішень щодо раціонального та цільового використання бюджету.

Облікова система призначена надавати інформацію, яка в повному обсязі відображає вартість майна бюджетної установи, результати розпорядження бюджетними коштами.

Висновки: Для здійснення виробничо-господарської діяльності в бюджетних організаціях використовуються товарно-виробничі запаси, які є найбільш важливою і значною частиною активів організації які мають свою класифікацію і оцінку.

Особливістю формування первісної вартості в бюджетних організаціях є те, що витрати пов'язані з наймом транспорту для перевезення запасів, не включаються до первісної вартості придбаних запасів а відносяться на видатки організації за відповідними кодами економічної класифікації , за якими вони передбачені в кошторисі доходів і видатків.

На збільшення первісної вартості запасів також не відносяться суми ПДВ, сплаченого при придбанні запасів, яке списується на видатки бюджетних організацій.

3 метою посилення внутрішнього контролю за формуванням облікової та звітної інформації бюджетних організацій слід запроваджувати постійно-діючий внутрішній контролюючий орган.

Пропозиції

1. З метою покращення ведення аналітичного та синтетичного обліку запасів використовувати в обліку удосконалені нами акти списання запасів та книгу складського обліку запасів.

2. Вважати доцільним створення системи управлінського обліку, яка б задовольняла оперативною інформацією особливо з обліку запасів бюджетні організації (багаторівневі бюджетні організації).

3. З метою економії бюджетних коштів та цільового їх витрачання запровадити ліміти на витрачання запасів в бюджетних організаціях.

4. З метою встановлення реальної вартості матеріальних запасів, а також МШП, які знаходяться на центральних складах в бюджетних організаціях здійснювати переоцінку спеціально створеною комісією.

5. Удосконалення обліку та контролю запасів в бюджетних організаціях доцільно здійснювати за наступними напрямками:

а) внесення змін та доповнень до діючого законодавства з питань обліку запасів;

б) посилення ролі Міністерства аграрної політики України в питанні управління методологією бюджетного обліку та звітності;

в) розробка нових та вдосконалення діючих форм первинних документів для обліку запасів в багаторівневих бюджетних організаціях.

Література

1. Атамас П.Й. Облік у бюджетних установах: Навч. посіб. - К.: Центр учбової літератури, 2009. - 288 с.

2. Бутинець Ф.Ф., Остапчук Т.П., Остап'юк Н.А., Сисюк С.В. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник - 2-е вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП "Рута", 2009. - 472 с.

3. Бюджетні установи: бухгалтерський облік та оподаткування / [Алєксєєва І.В., Костюкевич Р.М., Мороз А.С. та ін.]; за ред. В.І. Лемшовського. – 2-е вид., доп. і перероб. – Львів: Національний університет "Львівська політехніка" (Інформаційно-видавничий центр "ІНТЕЛЕКТ+" Інституту післядипломної освіти), "Інтелект-Захід", 2007. – 1104 с.

3. Джога Р.Т. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2001. – 250 с.

4. Канєва Т.В. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навч. посіб. – К.:Книга, 2004. – 180 с.7. Джога Р.Т.Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2001.

5. Кірейцев Г.Г. Розвиток бухгалтерського обліку: теорія, професія, міжпредметні зв’язки: Монографія. – Житомир: ЖДТУ, 2007. – 236 с.

Анотація

У статті здійснено теоретичне узагальнення і обґрунтування обліку, контролю ефективності використання та інвентаризації запасів, запропоновано шляхи щодо удосконалення контролю ефективності використання запасів бюджетних організацій. Проведені дослідження і узагальнення дозволили зробити конкретні висновки та внести пропозиції щодо обліку і контролю запасів в бюджетних установах України.