Проблеми та напрями вдосконалення порядку проведення інвентаризації

Моргунова Т.І. доцент кафедри бухгалтерського обліку

Херсонський Національний Технічний Університет

Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансовий облік в Україні", Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку для підтвердження правильності і достовірності даних бухгалтерського обліку і фінансової звітності передбачено проведення підприємствами, їх об’єднаннями і госпрозрахунковими організаціями (незалежно від форм власності) інвентаризації майна, коштів і фінансових зобов’язань [1].

Інвентаризація – це перевірка і документальне підтвердження наявності і стану активів і зобов’язань (майна, вкладень у статутний капітал іншого підприємства, розрахунків із дебіторами та кредиторами). Вона є одним з елементів бухгалтерського обліку, обов’язковим додатком до поточної документації господарських операцій. Інвентаризація необхідна для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і фінансової звітності. Підприємства повинні здійснювати інвентаризацію активів і зобов’язань, а також документально підтверджувати їх наявність, склад і оцінку.

Отже, можна сказати, що проведення інвентаризації та розгляд проблем і шляхів вдосконалення її проведення на підприємстві на сьогодні є досить актуальною темою, яка потребує детального розгляду.

Як відомо, неякісне проведення інвентаризацій не забезпечує попередження нестач та розкрадань. У результаті більше половини цінностей і коштів підприємств можуть приховуватися. У практиці зустрічалися випадки, коли замість двох і більше членів комісії (не рахуючи матеріально відповідальних осіб) інвентаризація проводилася тільки однією особою або навпаки, для інвентаризації формально призначається комісія у складі 6 - 8 чоловік, а фактично проводять її 1 - 2 члени комісії. Це сприяє приховуванню нестач, а іноді призводить до того, що окремі цінності записувалися в опис за даними книг або карток, зі слів матеріально відповідальних осіб, що сприяло припискам цінностей і прихованню нестач. Існують й інші випадки і способи приховування нестач. Наприклад, у процесі інвентаризації окремі матеріально відповідальні особи непомітно робили перестановку проінвентаризованих матеріальних цінностей у бік непроінвентаризованих. Для посилення контролю і попередження цих фактів приховування нестач і крадіжок цінностей інвентаризацію на об'єктах збереження варто проводити в порядку розташування цінностей на складі.

Суттєвим недоліком методики проведення інвентаризацій є те, що окремі члени робочих інвентаризаційних комісій не контролюють при інвентаризації наявність цінностей, необгрунтовано довіряють перерахування (перемірювання, зважування) їх самим матеріально відповідальним особам і записують дані із їх слів. Інколи завідувачі складів переконують недосвідчених членів комісії, щоб замість грошей, які вони обіцяють здати в касу як виторг, комісія включила в опис різні матеріальні цінності. У зв'язку із цим інвентаризаційні комісії зобов'язані перевіряти сутність і вірогідність звітів матеріально відповідальної особи, зіставляти їх дані із журналами обліку виданих доручень, здійснювати оперативне звіряння з місцевими постачальниками для контролю своєчасності і правильності оприбуткування матеріальних цінностей, що надходять на підприємство до проведення інвентаризації.

Мають місце також факти приховування нестач шляхом укладання в період з попередньої до початку наступної інвентаризації недостовірних актів на списання бою і псування цінностей. У результаті необґрунтовано списують цінності в кількостях, що перевищують їх надходження, або допускають повторне списання раніше списаних, але ще не знищених цінностей. Для розкриття таких фактів приховування нестач варто здійснювати прийоми контрольно-вибіркового порівняння з метою перевірки вірогідності руху цих цінностей у період між інвентаризаціями.

Нерідко комісія при інвентаризації обмежується тільки підрахунком кількості місць тари, заповненої матеріалами. У свою чергу, це використовується матеріально відповідальними особами для того, щоб разом із заповненою цінностями тарою підрахувати і порожню (бочки, ящики тощо), яка обліковується комісією при інвентаризації як заповнена. З метою недопущення приховування нестач і розкрадань необхідно, щоб комісія при перерахуванні таких цінностей робила перестановку тари з одного місця на інше і здійснювала перевірку її вмісту. Це підсилить контроль з боку інвентаризаційних комісій і не дасть можливості матеріально відповідальним особам приховувати можливі нестачі. Вищезазначені питання актуальні тому, що на практиці в ряді випадків інвентаризаційні комісії не контролюють наявність цінностей, довіряють облік їх проводити матеріально відповідальним особам без ретельного контролю за цими операціями, що сприяє дописуванню в інвентаризаційних описах і перекручуванню результатів інвентаризації.

Головне завдання інвентаризації - отримання точних результатів.

Практичний досвід впровадження свідчить, що швидкість процесу автоматизації залежить від методологічних засад та облікової політики, наявності на підприємстві добре організованої системи обліку. Організацію комп’ютерної системи бухгалтерського обліку на підприємстві необхідно проводити за наступними стадіями:

1) вивчення проблеми. Мета цієї стадії – показати необхідність нової системи або оцінити ефективність вже існуючої. Складається з наступних етапів: визначення, яка саме інформація потрібна користувачам; виявлення джерел цієї інформації; окреслення основних вимог щодо зручності та зрозумілості способу представлення необхідної інформації, яка може бути використана в подальшому. На цій стадії до робіт залучаються всі співробітники бухгалтерії, керівники підрозділів та керівництво підприємства, аудитори та консультанти з інформаційних систем;

2) стадія проектування системи. На основі даних, отриманих на попередній стадії, формулюються вимоги до нової системи або зміни, які необхідно внести до вже існуючої системи. Складається з наступних етапів: уточнення процедур взаємодії в системі; визначення форм представлення необхідної інформації (форм звітів); вибір обладнання та визначення вимог до програмного забезпечення; формування проектної документації. Необхідно також звернути увагу на можливість пристосування програм до змін в законодавстві.

3) впровадження та удосконалення системи. Це заключний етап, який виконується після того, як проект схвалений та затверджений керівництвом. Стадія реалізації складних систем може тривати місяці і навіть роки. Вона складається з наступних етапів: закупівля та встановлення обладнання; розробка (придбання) програмного забезпечення; навчання персоналу; тестування системи; коригування системи на підставі результатів проведеного тестування. Всі роботи третього етапу виконуються програмістами.

Разом із цим для забезпечення ефективності автоматизації обліку необхідно вдосконалити організаційну структуру підприємства та їхніх фінансово-бухгалтерських служб. Лише правильно організований облік в різноманітних розрізах дає керівництву достатньо інформації для прийняття управлінських рішень.

Удосконалення методики проведення інвентаризаційного процесу можна здійснити на основі моделювання. Моделювання як метод наукового пізнання дозволить передбачити хід проведення інвентаризаційного процесу шляхом створення зображення об’єкту, що досліджується, розробити оптимальну методику її проведення з врахуванням мінімізації витрат, її якості та оперативності, а також забезпечити раціональну організацію інвентаризаційного процесу. В системі господарського контролю виділяють моделювання організації проведення інвентаризації для товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і зобов’язань. Слід зазначити, що основні вимоги до організації інвентаризаційного процесу – це оперативність та гнучкість в роботі, усунення елементів дублювання в роботі структурних підрозділів.

Виділення в інвентаризаційному процесі таких стадій, як організаційна, підготовча, технологічна і результативна дозволяє представити інвентаризаційний процес у вигляді алгоритму, що суттєво спрощує роботу інвентаризаційної комісії.

Для спрощення методики оформлення матеріалів інвентаризації і полегшення праці інвентаризаційних комісій рекомендується фактичну наявність цінностей проставляти в картках складського обліку окремим рядком. У цих випадках картки стають дублікатом опису фактичних залишків цінностей, тому що дані про їх наявність завіряються підписом членів комісії. Якщо ж є розбіжності між фактичною наявністю цінностей і даними обліку, то до картки окремо заносять їх фактичні залишки. Відомість фактичних залишків цінностей варто складати не на всі позиції, а тільки на ті, за якими є розбіжності з обліковими даними. Така методика інвентаризацій дає змогу знизити трудомісткість інвентаризації і витрати часу на її проведення.

Використання автоматизованого обліку при проведенні інвентаризації, як правило, скорочує на 40-50% терміни її проведення, усуває ймовірність помилок у номенклатурних номерах, цінах та інших реквізитах та запобігає викривленню результатів інвентаризації. Традиційні способи перерахування, зважування, перемірювання цінностей, а також їх оцінка, при проведенні інвентаризації в умовах автоматизованого обліку, збережуть своє значення, що пояснюється неможливістю повністю уникнути помилок при визначенні фактичної наявності та стану об’єкту інвентаризації.

Отже, для вдосконалення проведення інвентаризації можна налагодити ведення бухгалтерського обліку за рахунок застосування в господарській діяльності автоматизований облік, графік проведення інвентаризації та з метою узагальнення та систематизації інформації, одержаної в результаті інвентаризації, запропоновану відомість результатів інвентаризації, що знизить трудомісткість апарату управління і бухгалтерської служби дані зміни позитивно вплинуть на ефективне використання фінансових ресурсів і майно підприємства.

З вище сказаного можна побачити, що вдосконалення проведення інвентаризації на підприємстві є досить актуальною темою, що потребує детального розгляду і необхідних шляхів вирішення.

Список використаних джерел:

1. Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням, нестачею або втратою дорогоцінних каменів і валютних цінностей: Закон України № 217 / 95-ВР від 06.06.1995 р. // Галицькі контракти.- 2006. - №6.

2. Про затвердження порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення матеріальних цінностей: Постанова Кабінету Міністрів України №116 від 22.01.1196 р. // Галицькі контракти. - 2006. - №6.

3. Інструкція про порядок проведення інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків: Затверджена наказом Міністерства фінансів України№69 від 11.08.1994р // Все про бухгалтерський облік . – 2003. - №126.

4. Бутинець Ф.Ф. Теорія бухгалтерського обліку: підручник для студентів вузів спеціальності 7.050106 "Облік і аудит" / видання 2-е, доп. і перероб. – Житомир: ЖІТІ, 2000. – 640с.

5. Голов С.Ф. Бухгалтерський облік та фінансова звітність вУкраїні: Навчально-практичний посібник. - Дніпропетровськ, ТОВ "Баланс-клуб", 2004. - 768с.