Економічні науки/7. Облік і аудит

Гончар Г.І.

Науковий керівник: к.е.н. доц. Яковишина Н.А.

Вінницький торговельно-економічний інститут

Київського національного торговельно-економічного університету, Україна

Підзвітні кошти: відповідальність чи ні

У наш час існує чимало підприємств та державних установ, які здійснюють той чи інший вид діяльності. Кожне із підприємств є індивідуальним і здійснює свою діяльність відповідно до встановлених загальнодержавних та внутрішньо-встановлених документів, які регулюють і підтверджують їх законність. Будь-який суб’єкт господарювання при здійсненні господарської діяльності рано чи пізно здійснює видачу коштів під звіт. Ці кошти можуть бути різноманітного призначення, але порядок їх видачі та прийняття залишається однаковим у всіх суб’єктів господарювання.

Підзвітна особа – це тимчасово відповідальна особа за отриману готівку із каси, тобто відповідальність особи за одержані грошові кошти, за які потрібно звітувати перед підприємством за їх цільове витрачання [1].

Проте слід зазначити, що особа підзвітна й особа, що зветься матеріально відповідальною, - не одне і те ж. Касири, продавці, експедитори, інші працівники, робота яких постійно пов'язана із збереженням цінностей, називаються матеріально відповідальними особами. З кожним із таких працівників при влаштуванні на роботу укладається договір про їх матеріальну відповідальність. I якщо матеріально відповідальною особою може бути далеко не кожен працівник (існує офіційно затверджений список посад), то підзвітною особою може стати будь-хто з персоналу. Підзвітна особа теж є відповідальною матеріально, але її відповідальність настає лише у момент отримання авансу на цільові витрати, і діє така відповідальність лише протягом певного часу, а саме до моменту подання бухгалтеру документально підтвердженого звіту.

Готівка з каси на господарські потреби установи видається за відсутності заборгованості за авансовими сумами конкретної підзвітної особи, отриманими раніше. На заяві працівника на видачу готівки під звіт ставиться дозвільний підпис керівника установи. Підзвітна особа зобов’язана подати до бухгалтерії установи звіт про витрачання одержаних у касі сум, а також залишок невикористаної готівки в такі строки:

v на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини — протягом десяти робочих днів від дня видачі готівки під звіт;

v на всі інші господарські потреби — наступного робочого дня після видачі готівки під звіт [2].

Якщо працівником установи придбано за власні готівкові кошти товари (продукцію, послуги) або використано ці кошти на відрядження то, він звітує за витрачені кошти в зазначеному порядку.

Якщо установа порушує зазначену норму Положення і видає працівникові готівку, не отримавши від нього звіту про раніше видані суми, то незалежно від того, закінчився чи ні термін, на який було видано грошові кошти, установа штрафується в розмірі 25 % виданої під звіт суми. Крім того, на посадових осіб, відповідальних за ведення касових операцій, накладається адміністративний штраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. У разі перевищення встановлених термінів подання авансових звітів про використання виданої під звіт готівки до установи застосовується фінансова санкція у вигляді штрафу в розмірі 25 % виданих під звіт сум, а також до працівника — сума його заборгованості з підзвітних коштів включається до складу сукупного доходу, отриманого за основним місцем роботи, і обкладається прибутковим податком [3].

Через підзвітних осіб також може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів.

Основна маса авансів видається під звіт на службові відрядження у межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення [4].

Витрати на відрядження (крім добових) відшкодовуються лише за умови наявності підтверджувальних документів.

Підприємства, установи та організації, які направляють працівників у відрядження за кордон, забезпечують їх коштами у національній валюті країни, до якої він виїжджає, або у вільно конвертованій валюті. Розмір авансу повинен бути достатнім для того, щоб забезпечити реальні потреби відрядженого.
Бухгалтер повинен ознайомити працівника з довідкою-розрахунком на виданий аванс і з діючими положеннями про надання звіту за отриманий аванс.

Таким чином, виникає потреба в контролі за видаванням і витрачанням тимчасово довірених сум. Цей контроль полягає в аналітичному обліку розрахунків установи з підзвітними особами.

Для подолання усіх цих недоліків потрібно докласти чималих зусиль, щоб правильно систематизувати та здійснити облік дебіторської заборгованості. Цього можна досягти за допомогою удосконалення єдиного підходу до обліку заборгованості підзвітних осіб та здійснення бухгалтерського обліку суб’єктів господарювання.

Література:

1. http://www.kontrakty.com.ua/norma/199/32/32kons.htm

2. http://ukrkniga.org.ua/ukrkniga-text/68/25/

3. Джога Р. Т. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навч. посібник. -- К.: КНЕУ, 2006. -- 250 с.

4. http://www.djerelo.com/index.php?Itemid=47&id=2842&option=com_content&task=view