Норкин И.В.

Северо-Казахстанский Государственный Университет, Казахстан

Электронный документооборот – требование современности

В современной организации системы электронного документооборота становятся обязательным элементом IT-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Статистика говорит, что около 80% всей информации, циркулирующей на предприятиях и в организациях, представлена в неструктурированной форме. Как правило – это документы, необходимые для работы финансовых, производственных, проектных, кадровых служб и администрации. Однако, в современном мире, необходимо также контролировать потоки электронных сообщений, а также организовывать работу с мультимедиа информацией.

В Казахстане уже внедрено несколько сотен республиканских и региональных информационных систем, в электронный формат переведены ряд социально значимых государственных услуг. Более того, внедрение «Единой системы электронного документооборота» в государственных органах РК велось в течение 5 лет и на сегодняшний день ее используют в повседневной работе более 10000 государственных служащих. «Единая система электронного документооборота» прочно вошла в повседневную жизнь большинства госслужащих в Казахстане. Все манипуляции с электронным документом, начиная от стадии проекта, до его утверждения и отправки адресату предусматривает обработку в этой системе.

В свою очередь, современный рынок в развитии IT-технологий не оставляет без внимания организации малого и среднего бизнеса. Документооборот существует на любом предприятии: от самой малой формы между бухгалтером и директором в бумажном виде, до сложной цепочки параллельных и последовательных действий по доработке электронного документа, таких как согласование, утверждение, регистрация и хранение.

Все процессы, происходящие с документом, занимают существенную часть рабочего времени современного офисного сотрудника. Тем не менее, во многих организациях работа с документами до сих пор ведется по старинке: как и 300 лет назад, они перемещаются, утверждаются и хранятся в бумажном виде. Это приводит к потере важной информации, длительным согласованиям и срывам сроков выполнения заданий. Особенно остро недостатки бумажного документооборота проявляются в организациях, имеющих территориально-распределенную структуру. Если хотя бы часть вреда от бумажного документооборота оценить в денежном эквиваленте, то получившаяся сумма неприятно удивит любого руководителя. По данным компании Xerox, при бумажном документообороте безрезультатно тратится 10% рабочего времени. Это означает, что в год организация впустую расходует месячный фонд оплаты труда. Электронный архив документов также является важным элементом системы электронного документооборота. Без этого невозможно организовать эффективное управление информацией, от которого напрямую зависит взаимодействие отделов, производительность труда сотрудников и время, затрачиваемое на принятие управленческих решений. Также бумажные архивы занимают много места, а поиск информации в этих архивах порой занимает до 25% рабочего времени сотрудников. С вводом электронных архивов неизбежно сократится время на введение нового сотрудника в курс дела. Для этого необходимо лишь разрешить сотруднику доступ к документам, которые имеют отношение к его работе. Информация перестанет теряться. Электронные архивы позволяют гарантировать ее сохранность.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики таких систем ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и организационно-распорядительными документами, но и с различными внутренними документами договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и так далее. Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократии при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности.

Выбирая решения такого класса, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Разработчики в основном предлагают готовые решения, но существуют также поставщики платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM, где автоматизировано управление информационными ресурсами предприятия и управление корпоративной информацией.

Следует отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи, инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа. В этом состоит проблема перехода на электронный документ.

Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону использования технологий автоматизации бизнес-процессов. Но пока подобная функциональность не является обязательной, и самое главное - спрос на нее в Казахстане до конца не сформирован.

Литература:

1. Балибардина Г.И., Документоведение и документационное обеспечение управления. - Волгоград: ВолГУ, 2002.

2. Майкл Дж. Д. Саттон, Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. - БМикро, 2002.

3. Кавторева Я., Кузнецов В., Документооборот: организация и ведение. – 2006.

4. Яркина Т.В., Основы экономики предприятия , http://www.aup.ru/ books/m64 (Актуальна на 26.10.2011г.)