Шибитова А.О.

Северо-Казахстанский Государственный Университет имени Манаша Козыбаева, г. Петропавловск, Республика Казахстан

Автоматизация информационных систем в управлении магазином

Ни одна современная организация не работает без внедрения информационных систем с целью повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности предприятия за счет принципиально новых методов управления, основанных на моделировании действий сотрудников предприятии при принятии решений.

Информационная система - это комбинация ручных и компьютерных процессов, которые решают поставленные задачи, четко и логично взаимодействуя между собой. В условиях современной конкурентной экономики, использование развитых информационных систем помогает магазинам занимать лидирующие позиции в бизнесе розничной торговли.

С каждым днем увеличивается интерес к задачам связанных с проектированием и построением информационных систем. Информационная технология в управлении предприятием учитывает сложившиеся информационные потоки и их содержание в его организационной структуре.

Организационную структуру предприятия предполагают его функции. Основой разработки организационной структуры является:

- анализ решений;

- анализ функций;

- анализ взаимоотношений.

Организационная структура крупного магазина сложная и требует большую информацию по всем вопросам управления товарооборотом. Все задачи, торговой организации могут с той или иной долей условности быть сведены к следующим основным задачам:

- Стратегический менеджмент, в том числе и стратегический маркетинг;

- Управление товарами, в том числе и тактический маркетинг управление магазинами;

- Управление операциями (административный менеджмент).

Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы современных торговых предприятий, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе автоматизированных компьютерных систем.

Автоматизированный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Автоматизированные компьютерные системы облегчают учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Таким образом, при применении автоматизированной системы “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы обработки информации (АСОИ) в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку функционирование блока выписки документов связано с очень большим информационным потоком. Кроме того, АСОИ призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АСОИ является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать и информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники розничных предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Из этого следует, что автоматизированная информационная система должна выполнять сбор данных, заполнять все необходимые документы, отчеты и отбор в базе данных, а так же следить за тем, чтобы введенные данные были точны и правильно оформлены.

Литература

1. Одинцов Б.Е., Романов А.Н., Информационные системы в экономике: Учеб. пособие - Вузовский учебник, 2006;

2. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике. - Москва, 2007.