Вельш А.В.

Томский политехнический университет

Организация конференции как формы работы с молодыми учёными

Учитывая, что конференция является одной из форм работы с молодыми учёными, мы разработали положение об организации и проведении молодежной конференции на базе кафедры. Изученный нами опыт в данном вопросе показал, что сотрудники кафедры, задействованные в состав организационного комитета, часто слабо проинформированы о тех действиях, которые от них требуются при исполнении данных ролей. Настоящее положение не только определит порядок работы в период подготовки и проведения конференции на базе кафедры, но и четко разграничит обязанности ответственных за мероприятие и его участников.

В первую очередь зав.кафедрой своевременно формирует оргкомитет для проведения конференции, который утверждается распоряжением и сопровождается листом ознакомления задействованных в нём лиц. Состав оргкомитета: председатель, зам.председателя, секретарь конференции, председатели, сопредседатели и секретари секций, технический секретариат.

Заместитель зав.кафедрой по научной работе, а также ответственные за научно-исследовательскую работу студентов проводят организационное собрание для преподавателей кафедры, на котором информируют о направлениях конференции, данных, необходимых для подачи заявки, регламенте доклада, требованиях к оформлению доклада для дальнейшей публикации в сборнике. Также доводят до сведения критерии оценки доклада (научная ценность работы, качество изложения материала, оформление презентации). Эту же информацию дублируют всем преподавателям на адреса электронной почты для дальнейшего распространения.

Вышеперечисленные ответственные принимают в электронном виде заявки участников, обрабатывают их, ведут переписку с участниками. Распределяют приходящие заявки по заранее известным направлениям конференции (секциям), составляют общий список участников, который будет необходим для регистрации, и передают эти данные секретарю конференции для составления программы конференции.

Председатель оргкомитета заблаговременно готовит информационное письмо и приказ о проведении конференции, включающий план подготовки и проведения конференции, смету расходов. Информационное письмо должно содержать сведения о названии конференции, сроках проведения и ее направлениях, а также бланк заявки на участие, требования к оформлению материалов для публикации по итогам конференции, реквизиты для оплаты оргвзносов. В период поступления заявок формирует экспертную комиссию из председателей секции и ответственных за научное направление кафедры по направлениям программы конференции для оценки представленных материалов. Разрабатывает программу конференции, включая пленарные и секционные заседания. Окончательный вариант программы представляет на утверждение заведующему кафедрой. Обеспечивает заблаговременную публикацию программы конференции. Не позднее двух недель после проведения конференции Председатель оргкомитета представляет в Отдел организации НИР студентов и молодых ученых отчет и приказ об итогах мероприятия (в печатном и в электронном видах) с результатами работы конференции, расходовании средств, рекомендациями и предложениями.

Секретарь конференции осуществляет рассылку по электронной почте информационного письма в ведущие вузы, участникам прошлых конференций, а также размещает его на сайтах кафедры, института, университета; по представлению экспертной комиссии формирует черновой вариант программы, располагая доклады в логическом порядке; отвечает за подготовку всей печатной продукции; по итогам конференции предоставляет техническому секретариату выверенную информацию для подготовки дипломов и сертификатов очных участников конференции.

Председатель секции заблаговременно знакомиться с программой секции, начинает заседание строго вовремя, произносит приветственную речь участникам конференции, объявляет докладчиков и тему каждого выступления, поддерживает дискуссию в рамках вопросов, поднятых в докладах, не позволяет участникам дискуссии уходить слишком далеко в сторону от темы; следит за соблюдением регламента; фиксирует для себя наиболее интересные дискуссионные вопросы, возможные выводы и рекомендации по обсуждаемым темам и по организации конференции; в конце заседания выступает с кратким резюме по итогам заседания, в котором отмечает общий успех секции; уведомляет присутствующих об обязательном участии в заключительном пленарном заседании, оставляя секретной информацию о призовых местах. После заседания редактирует протокол заседания, подготовленный секретарем секции, вносит в него свое краткое резюме.

Сопредседатель секции поддерживает дискуссию в рамках вопросов, поднятых в докладах, фиксирует для себя возможные выводы и рекомендации по организации конференции; участвует в оценке докладов участников секции.

Секретарь секционного заседания обеспечивает регистрацию участников секции, копирует мультимедийные презентации на компьютер. Ведёт протокол заседания секции, а после заседания готовит черновик протокола, согласовывает его с председателем; предоставляет протокол в распоряжение председателя оргкомитета не позже, чем через 2 дня после завершения конференции. В протоколе должна быть отражена следующая информация: название секции, время и место проведения, Ф.И.О. председателя, сопредседателя и секретаря секции, количество присутствовавших на заседании, количество заявленных докладов и зачитанные доклады (автор, группа, полное название доклада, научный руководитель), вопросы к докладчику и ответы выступающего, лучшие доклады, отмеченные дипломами (степенными и нестепенными), иная необходимая информация.

Технический секретариат конференции обеспечивает явку всех членов оргкомитета для реализации работы секций в назначенное время; решает орг.вопросы по наличию необходимой техники на секции; готовит место президиума (стол, листы белой бумаги А4, ручки, программу конференции, протоколы оценки сообщений, а также воду, стаканы); готовит место докладчика (указка, лазерная указка, листы белой бумаги А4, вода, стаканы); перед входом в аудиторию размещает плакат с названием секции и Ф.И.О. Председателя секции, сопредседателя и секретаря; обеспечивает фотосъемку работы секции. При необходимости занимается бронированием номеров в гостиницах для иногородних участников, приобретением обратных билетов и билетов в театры и т.п., обеспечивает транспорт для встречи и отъезда участников конференции, а также питание участников конференции (прохладительные напитки, кофе). Готовит дипломы и сертификаты участников для вручения на заключительном пленарном заседании.

Обязанности участников конференции сводятся к следующему: вовремя прислать заявку об участии в конференции; заблаговременно информировать оргкомитет в случае невозможности присутствовать на конференции, вовремя появиться на заседании секции, четко соблюдать регламент выступления, активно участвовать в ходе заседания, в обозначенный срок предоставить выверенные научным руководителем материалы для публикации, оформленные согласно требованиям, указанным в информационном письме; присутствовать на заключительном пленарном заседании. Иногородние и заочные участники в обозначенный срок присылают на электронный адрес заявку; предоставляют копию квитанции об оплате орг.взноса; вовремя присылают материал для публикации.

Заседания секции является открытыми, на них могут присутствовать все желающие сотрудники, аспиранты, студенты и абитуриенты как вуза, на базе которого проводится мероприятие, так и других вузов и организаций.

Таким образом, проводимая на базе кафедры конференция всегда является очень ответственным научным мероприятием, поэтому так важно правильно распределить роли в ее подготовке, чему способствует принятие таких документов, как положение об организации и проведении той или иной конференции.